*************公司销售业务控制管理办法一、定义销售是关于公司出售产品并获得经济利益流入的过程。
二、目的为加强企业销售、生产、经营管理流程,控制企业经营风险,提高企业整体业务管理水平,实现统一按订单生产、订单核算、订单管理,特制定本办法。
三、适用范围公司所有销售部接进的订单业务,包括所有的出版社业务和社会客户业务。
四、业务管理流程(一)、销售1、销售合同a)销售合同在签订(加盖公司印章)前须经过确认,总经办凭《销售合同确认单》加盖印章,加盖印章按照公司《印章使用管理规定》。
b)合同确认内容:客户单位、产品、数量、价格、收款条件、出货时间、包装以及特殊要求等内容进行评审确认;c)合同确认流程:营销部制作并确认,生产计划部确认技术工艺、出货时间可行,品质部确认品质可控,财务部确认合同格式合法性、价格合理性和收款风险以及客户资信程度满足公司要求等,具体内容为:一是审核合同文本是否为格式文本,如非格式文本需由律师审定;二是审核合同价格的合理性,如果经测算合同价格高于成本价格则准予合同执行,如经测算合同价格明显低于成本价格,出现毛利亏损则应提出疑义并向总经理室提出复审或重新定价的建议;三是审核收款程序,对于首次合作的客户,应明确提出预收部分货款的要求,对于海外业务则必须要求客户预先支付一定金额的预收款或开具信用证,非首次合作的可视客户情形确定帐期,一般情况下应收帐款的帐期为60天,最多不超过90天,超过应收帐款帐期的客户,财务部应及时向营销部发出催款书,以督促销售业务员催款。
d)销售合同的签订:经确认后的《销售合同》严格按《合同管理办法》签订,签订日期必填,并于签订之日起3天内及时提交财务部、综合办公室部备案,同时在ERP系统中登记《销售订单》进入生产环节,并在委印单号或备注栏注明合同编号。
2、销售业务原则上每笔销售业务都以销售合同或者销售订单书面确认,如遇变更的应及时办理变更登记,变更管理流程与订立管理流程一致,并及时在ERP系统中办理相应的变更。
(二)、生产计划生产计划部根据ERP系统中已录入完成的销售订单按产品生产工艺及包装等要求进行工艺制作、排产等生成《施工单》,如遇生产无法满足工艺要求或其他需要外发的执行《委外加工管理控制程序》。
(三)、采购1、采购所有采购业务均按集团统一招标指定的合格供应商名录进行采购作业,如客户有特殊需求不在集团指定供应商名录范围内的,需由客户出具书面说明并加盖指定供应商经集团同意后方可执行采购作业。
主要原材料需完全根据销售订单的材料需求安排采购。
采购员根据ERP系统中单笔销售订单材料需求遵照《采购控制程序》之相关管理规定执行采购作业;消耗性生产用料采购遵照《采购控制程序》管理规定执行采购作业。
2、来料检验入库所有来料均需检验合格才能办理入库,检验不合格物资,由品质部负责不合格品的处理,同时开具《不合格品处理单》填明检验情况及处理意见后交采购部处理,如需要退货,由采购供应部负责物资退回,所有入库、退货流程均严格遵照《仓库控制程序》第4.2.1条之《入库管理》规定执行。
3、结算1)取得的发票提交财务部时间的确定经办人员取得各类发票时,包括增值税专用发票、普通发票,应严格审核其真伪、内容是否与实际经济业务相符,并按规定的结算流程及时送交财务部门入账。
取得的发票应在发票开具当月的25日前全部提交财务部入帐(除特殊原因外),最晚不得超过次月20日;如果超过该期限,需由经办人出具情况说明并经分管领导签字确认后方可接收,否则财务部有权拒收。
若出现发票滞后入帐,使增值税进项税不能抵扣的,应追究有关当事人由此而造成的损失所承担的经济责任。
财务部门以收到发票入帐之日起计算应付帐款帐期。
2)提交发票应附下列结算资料,如不符合要求将予以退回:1)、《增值税专用发票》等有效发票原件,如是《增值税专用发票》必须记帐联和抵扣联两联同时提交,不得提前将抵扣联交财务部抵扣,特殊情况必经领导同意方可进行,并于1个月内提交记帐联;2)、《材料/纸张发票登记》原件;3)、《采购订单》原件,必须双方单位签字盖章;4)、《材料/纸张验收入库单》原件;5)、发票结算总金额、数量必须与上述所列《采购订单》、《材料/纸张发票登记》所结算材料/纸张金额、数量一致;如果是分次结算的请在《采购订单》、《材料/纸张验收入库单》复印件上签字确认。
3)财务部材料会计逐笔审核采购发票及其附件内容,对符合要求的进行帐务处理,同时确认材料成本和应付帐款的增加。
月末,已入库但发票未到的材料采购,财务部根据采购供应部提供的清单进行材料暂估入库,待财务部收到发票后再按规定进行帐务处理。
4、付款1)支付原则:在有利资金营运,规避物料品质风险前提下确立付款原则,留足质量保证金前提下,根据《采购合同》协定的付款方式支付,特殊情况可在质量保证的前提下安排特别付款,所有货款原则上经公司帐户转帐支付,如《采购合同》未在签订时及时提交财务部备案的,财务部可延缓支付或拒付。
2)支付流程:按照《采购合同》的协定或者需要特别支付的货款,由采购供应部编制《付款申请表》,按照《关于重申和完善费用的支付签字权限及审核流程的管理办法》执行。
(四)、生产1、排产由生产计划部排产,自行加工的进入生产领料流程,如需外发加工的遵照《委外加工管理控制程序》管理规定执行。
2)领料所有领料必须按规定及时操作,保证仓库存货领、退料记录及时在ERP系统中记帐,以确保及当月各批订单实际发生成本归集的准确性,以及实时反映仓库存货库存结余状态,确保仓库存货物资帐实相符。
由生产部各领料班组进行领料,各订单批次产品均按需领用,所有生产用领料及非生产用领料审批权限及领料流程严格遵照《仓储控制程序》之第4.2.2领、退料管理规定执行,纸张领用还需按照《生产用纸领用、结算、考核文案》之4.2领用管理规定执行,未用完余料退库必须遵循《仓库控制程序》之4.2.3退库管理。
所有按规定已领用的原辅材料和纸张,仓库管理员必须及时的在ERP系统中进行“发料”操作,领用部门统计员及时在ERP系统中进行“收料”确认操作。
当天已发料的《领料单》必须在当天完成“发料”、“收料”确认操作,如果领用部门未在ERP系统中进行“收料”确认,仓库管理员必须督促其尽快完成“收料”确认。
月末,各领料部门统计员必须对当月所有领用的纸张和原、辅材料进行按订单核查(施工单中注明的材料),特别是已生产完工的订单必须要领料、收料完毕后才能ERP系统中材料和纸张模块结帐,否则会导致当月存货明细帐帐实不符,而且影响当月存货领用成本的准确性,进而影响当月的利润计算的准确性,所以ERP系统中辅料和纸张模块结帐前必须保证当月已发料的《领料单》全部已经“收料”完成,以确保正确归集当月存货领用成本以及实时反映仓库存货库存结余状态,确保仓库存货物资帐实相符。
(五)、外发加工1、外发所有需外发的业务遵照《委外加工管理控制程序》之规定执行。
凡符合外发加工条件的需要外发加工的每笔业务(包括营销外发、生产外发),必须按要求填写《外发加工作业单》,经审批后方可外发,同时将《外发加工作业单》及时传递到相关部门,本表单一式四联:第一联存根,生产计划部/营销部留存;第二联业务联,审批后立即交营销部管理科;第三联结算联,生产计划部/营销部与加工单位结算后附在加工单位开具的发票后交财务部,如发票后未附该结算联财务部有权拒收发票;第四联加工单位联,产品交付加工单位时交对方。
2、验收入库外发加工完毕的产品按《委外加工管理控制程序》之5.3产品交接与验收规定进行验收并入库,外发加工的订单如果是整单外发,或者部分工序外发且最后一道工序外发的订单,不管最终产品是否运回公司都必须办理成品入库手续,由生产计划部外发管理员按规定办理成品入库,并在ERP系统中开具《外发成品入库单》并通知仓库验收,本表单一式三联,一联存根,一联交仓库,一联交财务部成本会计。
如果外发加工产品加工完毕后直接由外加工单位发货给客户的,外发加工管理员按规定办理成品入库的同时,还必须通知成品仓库管理员办理成品出库,成品出库按《成品发货》相关规定办理。
3、结算1)暂估结算月末,外发部门负责将当月实际发生的所有外发加工业务,按要求填写《外发加工明细申报表》,截止日期为每月28日,于次月2日前提交财务部(包含电子文档),并以此作为后续财务部接收发票的依据,财务部门每月根据该申报表暂估每笔订单的外发成本,待收到外发加工发票后再按规定进行帐务处理。
当月实际发生的所有外发业务,必须在实际发生的当月及时申报提交财务部,不得延迟申报。
如果延期申报,会影响生产成本的真实性、收入成本匹配的合理性,更严重的后果会使该成本无法消化、呆滞,甚至导致不良不实资产的产生,请务必确保当月全部外发加工业务数据的准确性。
营销员在填写《销售核价单》时,请务必根据《外发加工作业单》实际外发情况分配外发业务收入,如属外发的工序,该工序在核价单中必须明确写明“外发”字样,以免造成外发收入与成本不匹配。
2)发票结算a)取得的发票提交财务部时间的确定经办人员取得各类发票时,包括增值税专用发票、普通发票,应严格审核其真伪、内容是否与实际经济业务相符,并按规定的结算流程及时送交财务部门入账。
取得的发票应在发票开具当月的25日前全部提交财务部入帐(除特殊原因外),最晚不得超过次月20日;如果超过该期限,需由经办人出具情况说明并经分管领导签字确认后方可接收,否则财务部有权拒收。
若出现发票滞后入帐,使增值税进项税不能抵扣的,应追究有关当事人由此而造成的损失所承担的经济责任。
财务部门以收到发票入帐之日起计算应付帐款帐期。
b)提交发票应附下列结算资料,如不符合要求将予以退回:1)、《增值税专用发票》等有效发票原件2)、《外发加工结算汇总单》即双方结算对帐单,本表必须逐项填写,ERP订单号码必须是单笔订单号,不得将多笔订单号合并填列,合计金额必须与发票合计金额一致。
(可要求加工单位按照我们的要求填写,双方对帐确认后尚可开具发票)3)、《外发加工单》,须与《外发加工结算汇总单》中所列一致。
4)、《收货单》,须与《外发加工结算汇总单》中所列一致。
c)财务部材料会计逐笔审核外发加工发票及其附件内容,对符合要求的进行帐务处理,同时确认外发加工成本和应付帐款的增加。
(六)、成品检验入库1)各订单批次产品生产完工后需经QC检验合格后办理入库,由生产部成品入库员在ERP系统中制作《成品入库单》,交成品仓库管理员办理入库。
2)成品仓库管理员收到《成品入库单》后,核对入库品种和数量无误后签收,签收后才能将成品入库,存放指定区域。
仓库管理员在1小时内依据《成品入库单》在ERP系统中完成审核、记帐等工作,以确保成品库存数量帐实相符的准确性和及时性。