制鞋有限公司
材料采购成本控制要点
“材料采购成本”是当前晋江鞋厂在成本控制上的重中之重，是最实际的成本体现。

如何有效控制“材料采购成本”？这既是林总向来关注的重点，也是我们财务一直努力的目标。

2004年，新厂和总厂将分开采购，这势必又给财务对“材料采购成本”的控制带来很大难度，总结去年在新厂和今年在总厂的经验，我认为对明年道崎公司在“材料采购成本”上的控制，可以从以下方面着手：
一、在“样品开发环节”必须建立材料档案
要控制“材料采购成本”，必须从源头上抓起，而“样品开发环节”上的材料原始数据正是我们对“材料采购成本”控制的源头。

以往，我们道崎几乎忽视这一环节在“采购成本”控制上的作用。

所以，必须首先要求开发部对每一“货号”（款式）的鞋子都要提供材料的名称、规格、宽幅（厚度）、标准计量单位和耗量等档案资料。

只有这样，“材料采购成本”的控制才真正具有实际意义。

二、在“材料核算环节”必须建立车间确认程序
以前，公司的算料组根据技转组算出材料的耗量后，就直接交给采购，既不管冲裁的实际排刀，也不管仓库到位材料的实际宽幅（或者“利用率”），造成在生产过程中材料超耗后（排除人为因素），往往找不到、分不清责任，更无人承担责任（比如，关于网布宽幅1.4米和1.37米的争论从年头持续到年尾）。

所以，材料算出来后，必须要求提供给冲裁车间确认，并在《备料单》上签字。

另外，车线和胶水也要参照同样的程序办理。

三、在“材料确认环节”必须明确“确认权限”
外贸订单生产中，“材料确认”对于工厂来说是一个很痛苦的事情，稍微不
注意，就可能造成损失，甚至客户的索赔。

道崎在这方面的教训太惨重了，这个问题必须解决！解决的方法就是在“材料确认环节”必须明确“确认权限”，即：什么材料必须在业务上由谁确认算数，无效确认的材料采购部门拒绝安排采购！财务也据此审核，对购买的“无效确认材料”拒绝结账！否则，总是为了赶进度，材料还没确认好，就买回来了，最后又被打掉，赶出来的都是“垃圾”，这些损失谁又能承担？
四、在“材料请购环节”必须建立“仓库库存日报表”制度
象我们公司这样大的规模，每天、每月、每年材料进出的次数频繁，数量巨大，如果没有坚持严格的“仓库库存日报表”制度，大家都是得过且过、以“做一天和尚撞一天钟”的心态在做事，可想而知，这里面的损失是多么可怕！所以，《备料单》确认后，一定要求采购部门对库存材料进行查询，查询的依据就是材料仓库的《库存日报表》。

要做到这一点不容易，但是。

目前道崎的现状必须非要走这一条路不可，再不采取措施，每年在这方面的损失只会越来越大，总要超过百万元！非常痛心！
五、在“材料订购环节”必须坚持采用《订购单》方式
《订购单》是财务审核采购人员是否合法合理采购、仓库仓管是否合法合理验收的唯一依据！如果没有采用《订购单》，“采购”和“验收”当然会失控！供应商也就有机可趁、“有空子可钻”！
六、在“材料验收环节”必须坚持“物料检验报告”制度
去年在新厂，“物料检验报告”制度一直在发挥作用，基本上“卡”住了供应商的“颈脖子”，今年在老厂，可能是由于人员的原因，“物检报告”制度坚持得不彻底，多少总给供应商钻了一些“空子”，仓库忙起来了更是顾不上“物检”。

这一点，建议林总要求品管部门一定在任何时候都要坚持，否则品管在“材料把关”上就没有实际的效果。

我们财务可以规定：如果供应商没有《物检报告》，就不给转单结账。

七、在“单据传递、转单、结账环节”必须采取“统一规定、分别对待”的原则
新厂、老厂分开采购，必然给“单据”的传递带来难度，也给供应商在转单、结账上带来一些不便，但是再有难度、再有不便，财务也要想办法实际解决。

办法的原则是“统一规定、分别对待”，具体如下：
1、老厂仓库在材料入库的同时，开出《入库单》，供应商当时就可以凭“客户联”到财务办理“转单”手续。

老厂仓库在次日上午9：00前必须将“财务联”送达财务。

2、新厂仓库在材料入库的同时，同样开出《入库单》，供应商如果是新客户，可以统一在每月5—10日到财务凭“客户联”集中转单；供应商如果是老客户，可以在4天后到老厂，凭“客户联”到财务转给新厂仓库送货的上一次的“单”。

新厂仓库的《入库单》“财务联”由财务固定派人3天一次到新厂去收取，如果是月末，财务则要根据当时情况及时去新厂收，以便在5日前轧出所有“原材料”和“应付账款”账目，以免耽误供应商在5—10日转单。

3、新厂、老厂的结账时间统一规定在5—10日。

这需要供应商的积极配合，财务除了通过自身的良好服务去赢得供应商的积极配合之外，建议林总还要从“排款”、“付款”的时间安排上给财务以实际、有效的支持，比如，可以向供应商明确：如果没有在5—10日结完账，则不予安排“排款”，同时，付款时间统一规定为11—20日。

4、无论新厂仓库还是老厂仓库，都必须在月末账目完成后，于次月3日前，将已经开完的《入库单》“存根联”收缴财务，这样做的目的是为了防止公司机密资料外泄，带来税务上不必要的麻烦，同时迫使仓管养成一个账目及时完成的良好习惯。

5、上述的操作方式都是建立在“材料采购价格”可以事先或者及时确定的基础上，如果这一点采购部门不能做到，那么要求财务向林总提供准确、完整、及时的账目和对供应商提供良好的服务就完全是一句空话，根本达不到。

八、在“材料采购成本核算环节”根据生产方式分类
明年，公司在生产方式上既有外贸生产又有内销生产，外贸生产是以“订单”作为启动依据，而内销生产是以“生产指令单”作为启动依据，所以，这就要求财务在“材料采购成本核算环节”上也要相对应。

具体是：
1、外贸：在每单完成（以出货期为准）后3日内向林总提供该订单的“材料采购成本”；
2、内销：在每笔〈生产指令单〉完成后（以入库期为准）后3日内向林总提供该〈指令单〉的“材料采购成本”；
3、每月结账完成后2日内，财务向林总提供完整的供应商“应付账款”账目，该账目要同前面提供给林总的“外贸”和“内销”的“材料采购成本”存在一目了然的对应关系。

财务部
二OO三年十二月。