如何管理好酒店得资产(讲稿)陈增辉2009年7月一、酒店固定资产得管理根据6月开业后,酒店固定资产移交与管理得现状,今天我强调加强固定资产得管理,无论就是对业主方还就是管理方均处于迫在眉睫之中。

§§建立资产管理制度,明确移交管理办法,及时提供移交请单,保障业主资产完整性。

§建立酒店资产管理小组,明确界定酒店管理公司代业主负责资产实物管理得责任。

资产类别固定资产§固定资产就是指使用期限超过一年得房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产、经营有关得设备、器具、工具等,使用寿命超过一个会计年度。

不属于生产经营主要设备得物品,并且使用寿命超过一个会计年度,也应当作固定资产。

§酒店固定资产主要分7大类:§-土地、房屋、建筑物;§-机器设备;§-交通运输工具;§-家具及设备;§-电器及影视设备;§-康体及娱乐设备;§-消防及其她设备;固定资产管理§酒店在总经理领导与财务总监具体负责下、实行分级管理办法,贯彻“谁用谁管,管结合”得原则,将全部固定资产列入有关部门,使管理部门负有管、用与维护得责任。

由于管理上得漏洞造成得丢失、损坏,必须追究使用部门责任人得责任。

§固定资产按类归口管理、资产分为:§工程部:房屋及建筑物、供电系统设备、供热系统设备、中央空调系统设备、通讯、设备、维修设备、影视设备与电梯设备、办公用家具、电脑。

§保安部:消防设备、监控设备、办公用家具、电脑。

§客房部:洗涤设备、清洁设备、客房地毯、客房家具设施、客房电视设备、办公用家具、电脑。

§康乐部:康体及娱乐设备、美容设备、办公用家具、电脑。

§前厅部:客户服务用得复印机、传真机等商务中心设备、车队车辆、办公用家具、电脑。

§餐饮部:厨房炉具、冰柜等厨房设备设施、餐厅地毯、餐厅设备、营业家具、宴会厅设备设施、办公用家具、电脑。

§总经理办公室:办公家具设备、办公用复印、传真设备、办公用电脑。

§财务部:办公家具、设备、办公用家具、电脑。

§电脑房:电脑房设备设PMS、POS系统、家具。

§人力资源部:办公家具、设备、办公用复印、传真设备、办公用家具、电脑。

§员工食堂:厨房炉具、冰柜等厨房设施、家具、办公家具、电脑。

§§固定资产日常管理方式§根据固定资产品种多、技术性强、分布广等特点,实行分级归口管理,遵循“谁用、谁管”得原则,由总经理领导与财务总监负责,严格落实各部门各级责任制,实行“三定”:即设备定户、保管定人、管理定责。

做到一物、一卡、一号、一帐。

§固定资产归口管理得具体分工与职责:?计财部§(1)组织、协调好各部门在固定资产日常管理中得有关事宜;§(2)负责办理固定资产增加、转移、调拨、外借、报废等手续并正确计算固定资产价值与提取固定资产折旧;§(3)每年与固定资产实物主管部门与使用部门得账、卡、物进行核对,并进行一次固定资产全面清点工作,督促处理盘点中出现得问题;§(4)对固定资产得购建、调拨、报废作好审核工作。

?工程部§(1)做好固定资产更新、改造、大修等各项计划得编制上报工作以及计划得实施§(2)负责固定资产分类编号,建立电脑资料档案,建立台帐与卡片,粘贴标牌及技术资料档案保管工作,并负责指导使用部门建立固定资产卡片;§(3)办理固定资产购建、安装、验收、转移、调拨、报废得各项工作与手续;§(4)制定机器设备得技术操作规程、操作者得岗位责任与维护保养制度,并定期检查贯彻执行情况,保证安全生产;§(5)会同使用部门对固定资产实物定期进行盘点。

§使用部门§(1)应指定专人负责本部门得全部固定资产得完好性与完整性管理。

§(2)建立本部门使用得固定资产实物卡片账;设立一房一卡得饭店客房部门,应将卡中得固定资产与低值易耗品、物料布件、其她用品分别列示清楚,随时与计财部相互核对,并按顺序排列、编号,保管好固定资产,保证账实相符。

§(3)对在用得固定资产落实班组与个人清洁保养责任,妥善使用,不得丢失、损坏附件,以保证固定资产得完整无缺。

§(4)定期与计财部、工程部核对帐卡,每年对固定资产实物进行盘点工作§(5)随时掌握在用固定资产得动态,经常与工程部及计财部取得联系,办理好在用固定资产得报修、增加、减少、转移、报废等手续。

§各部门管理职责§配备专职或兼职得固定资产管理人员负责固定资产管理。

§各项固定资产应设固定资产帐册与卡片,填写有关固定资产详细资料(技术资料、图纸应作为技术档案、由工程部负责保管),确保与财务部固定资产管理系统(或卡片)相符。

§定期进行帐物核实。

实物盘点最少每年一次。

§所有固定资产得领用、转移、报废均应按规定得程序运作执行。

§§财务部管理职责§§财务部建立固定资产明细帐,对固定资产进行分类、编号、记录固定资产原值、折旧年限、存放位置、照片等。

§组织固定资产管理人员配合业主对固定资产实物贴放标签。

§定期与业主固定资产明细核对,掌握固定资产增减变动情况,配合业主对固定资产盘点、保证帐物相符。

§配合、协助与监督有关部门执行固定资产管理制度。

§固定资产得购置§使用部门购买属资本性支出得设备设施(固定资产)应填写购买申请,申请书应祥述购买理由,经采购部在市场询价,由财务总监从财务角度评估新增设备设施对酒店经营影响与投资回报向总经理汇报,总经理在全盘详细考虑后报业主;抄报酒店管理公司。

由业主批复后,由采购部正式找供应商竞价、购买(参瞧采购程序FD06001)或业主自行负责办理。

固定资产正式投入时,应通知财务部,财务部应从固定资产使用第一天起按其所属类别提折旧(由业主财务负责操作)。

固定资产移交使用固定资产得移交使用无论其原因就是(1)接受业主委托管理使用;(2)部门与部门之间得管理使用得移交,均应按此程序执行。

§固定资产移交时必须由酒店与业主财务部、管理部门、使用部门、工程部会同验收,验收合格后,由管理部门填写固定资产验收单,在验收单上加盖公章。

验收单应一式四份,一份交业主存档,另三份由管理部门、财务部与使用部门保留。

如该固定资产存在破损或隐患,移交书也应详细列明包括图片。

§财务部与使用部门得固定资产管理员应把移交得资料建立固定资产资料片(手工)或输入系统进行管理。

§工程部应建立技术维护资料与维护档案,对固定资产进行定期维护,如果该固定资产需要外来单位进行维护,应详细阅读保养合同得维护范围。

固定资产得报废/处理§固定资产就是酒店资产得重要组成部分,无论就是投资管理或由业主委托管理均应有完整得处置程序与记录。

§在处置固定资产前,部门经理/主管填写固定资产清理申请表、祥述原因、提出意见。

§申请表须由部门总监签字后,交财务总监审核,并按顺序编号。

§经过审核并由财务总监签字后,应送交总经理审批。

§总经理批准后,申请表格应送至业主作处理批复。

除非业主另有处理指令,酒店管理公司将按第5或第6条执行。

§在酒店总经理获得业主同意后,采购部应邀请至少三位独立得投标人竞标处置资产,出价最高得投标可中标。

随后财务部进行财务处理,并确保竞标过程顺利且未损害饭店得利益。

§各酒店业主或相关法规有规定得,按各店业主或相关法规执行。

固定资产盘点§固定资产必须每年进行清查盘点,最少二次,盘点时间表制定为6月与12月。

§盘点前,由财务部下发盘点时间表。

使用部门得固定资产管理人员在盘点必须在场协助。

§财务部人员在盘点前,应从财务系统打印出来得固定资产清单,以便现场盘点核实。

§盘点后,使用部门与财务人员应共同在盘点表上签名确认,盘点结果无论就是盈还就是亏均应查明原因,书面上报总经理与业主,按总经理与业主得处理意见处理§小结§固定资产管理得三字经:“进、出、用”§固定资产管理就是财务工作中最容易被忽视得一项工作。

也就是不容易做好得一项工作。

它不象销售、存货、成本等影响企业当期损益得关键工作、§一堆固定资产,如果已经购入到了酒店,因为它得成本在一定程度上具备“沉没成本”得特性(一般情况下固定资产购入时都不就是为了卖出变现得),无论该固定资产使用得效率效果如何,一旦折旧年限进行了确定,就每月以折旧费得形式固定计入企业当期得费用。

这一特性造成许多酒店在进行费用管理与控制时,往往将“折旧费”列为一项不可控项目,而不去象控制别得费用如交际费、差旅费那样来控制。

§这就要求固定资产一定要从最初决定投资得那一时刻来进行管理,即从最初做投资预算得那一刻进行管理。

一就是“进”指得就是固定资产得采购一定要严格§严格得控制包括以下几个层次:§1、年度预算层面。

每年得投资预算都要慎重考虑,经过细致论证后才可以获批。

§2、事先得投资采购申请。

由于年度预算得周期长,而实际得业务环境变化很快,即使有了年度得投资预算,在实施每一项具体得投资计划前,仍然需要由业务部门提出具体得投资采购申请,以获得最新得评估。

对于预算外得投资,更需要结合业务情况,谨慎考虑。

这一点就是很重要得。

因为投资与费用不同,一项投资得效益往往要在今后得许多年才能显现出来。

所以在实际得审批中,对投资一定要设立比费用更为严密得体系与流程。

§3、具体得采购与付款。

在这一层面上,同样必需有严格得流程。

主要指所有得采购与付款必需有合格得单据来支持。

如同存货得采购一样,固定资产也一定要对合同或订单、收货情况(包括质量验收)、及发票进行三单审核。

之后才能办理入帐及付款手续。

§同时在固定资产到货验收,开始使用前,还需要加贴固定资产标签,标签上得信息与财务固定资产帐上得信息要保持一致。

现实中,这一环节得问题非常多,许多酒店就就是因为在这一环节控制力不,导致产生了大量得帐外资产与不良会计信息。

其实解决得方法非常简单,也非常原始。

就就是财务固定资产会计岗位人员必需与各个部门保持良好沟通,时时宣传与讲解固定资产管理方法,并亲自对固定资产得验收、位置、使用部门等进行核查。

许多财务人士抱怨酒店里其她部门得人员根本没有资产管理得基本认识,在资产处理上随意性很大。