四、下达海运委托书
• 根据合同的发货期或到货日以及船的航行 天数（船期）算出精确地开船日期，在开 船日前一周给货代下达海运委托书租船订 舱。
• 海运委托书的格式可以由货代提供， 然后填上相关信息，其中包括：“发 货人”一栏需填上卖方公司名称地址 联系方式；“收货人”和“通知人” 一栏需根据客户要求填上客户的公司 名称地址及联系方式或者“TO ORDER”;起运港、目的港、预配船期、 货物件数、重量等各栏信息根据实际 情况填写。
• 商业发票和箱单的制作和之前的其他资料 的做法一致，先复制一份，然后更改里面 的信息即可，注意交单资料里面的发票与 其他发票的不同之处在于发票末尾加上我 公司收款银行的信息，包括收款行的名称、 银行代码、收款人、收款人账号、收款人 地址。
• 产地证的制作根据客户不同的需求做法有差 别，如果客户没有特别要求提供由CIQ出具 的产地证，单证员需要做一份自己公司出具
的产地证，包括发票号、日期、出口商、收
货人、运输路线、重量、包装、和最后一句 货物产地承诺“We, ***** hereby declare that the above details and statements are
correct, that all the goods were produced in China”。
• 具体制作过程仅需复制一份之前的产 地证然后更改里面的具体信息即可。
• 然后打开货物信息，在原来内容的基础上 更改“报检重量、包装数量、HS标准量、 货物总值、和货币单位。”单证填写完成 检查无误后点击保存，此单证保存在“未 选择单证”文件夹下。然后点击“未选择 单证”，选中所做的单证，点击页面上方 的“选择单证”，此时单证到了“待发送 单证”文件夹下，打开“待发送单证” 然
外贸单证业务操作流程
接新合同 编合同号
外贸单证流程图
翻译合同
制定发货 计划
通知备货
准备报检 材料
联系货代 确认船期 及费用
向货代索 要入货通 知
给货代传递 报关资料
凭条已出
下达海运 委托书
开船前后 开船后 确认提单
投保出口 信保
寄交单资 料
银行收汇
外贸单证工作流程
• 一、翻译新合同，建立客户资料； • 二、通知备货； • 三、报检材料准备； • 四、下达海运委托书； • 五、寄出正本提单； • 六、寄送交单资料；
海运委托书填写完毕，检查无误后传真给货
代，并且和货代确认海运费。租下舱位后 向货代索要入货通知，将入货通知交给外 贸主管，外贸主管通知储运部，根据实际 情况要求货代来背箱或者我公司安排送货 港口。
• 开船前给货代准备一整套报关资料，卖方 公司是委托报关行进行报关，所以需要提 前给报关行寄报关委托书、报检委托书、 核销单（此三份资料都由核销员提前寄给 报关行），单证员需要在开船前向货代传 凭条，箱单和发票。
后点击页面上方的“发送业务单证”，此 时单证被保存到了“无回执单证”文件夹 下。
• 打开无回执单证后，点击页面上方的“接 收回执信息”，信息在系统内部需要被审 核所以可能需要几分钟时间才会有回执信 息，如果接收一次失败后，可以隔段时间 点击一次直到收到回执信息为止。收到回 执后，将单证打印出来。再次检查报检单 信息，准确无误，报检单完成。
• 2.准备英文报检材料：合同复印件、出境货 物报检单、发票、装箱单、厂检单、包装 性能结果单、及其它文件。
• 发票和箱单的制作首先要复印一份之前的， 然后更改里面的信息，发票要更改的信息 包括发票号（一整套资料里的发票号要保 持一致）、日期、目的港、重量、单价、 总金额，以及总金额的大写、包装数量。 箱单更改的内容包括发票号、日期、数量、 净重、毛重、尺寸、包装数量及装箱形式。 制作完成后打印，盖上长条章和法人章。
• 提单如有问题需更改后回传给货代要求其 更改信息，对方更改后再次传过来，需要 再次检查核对，直到确认提单准确无误时， 在提单上方空白处注明“OK,请出正本”， 需要电放的注明“OK，请等通知电放”。 出正本提单的话，要及时提醒货代在开船 后一周内将正本提单寄回卖方公司。
六、交单资料
• 开船一周内，做好一套完整英文交单资料 寄给收货人：商业发票、箱单、提单、原 产地证（FORM-A）、分析证、非转基因证 明、非木质包装证明、等等依据进口国家 单证的要求及合同，所递交的交单资料不 完全一样。
• 凭条给货代之前要跟外贸主管确认凭条号， 箱单和发票的制做要求：复制一份箱单， 发票，更改里面相应的信息即可，注意报 关发票和其他发票不一样，报关发票多一 项海运费（海运费由我方支付）。然后加 盖电子印章，传给货代。
五、寄出正本提单
• 货物离港前后，货代要传给单证员草本提 单，单证员要对其进行更改确认，提单确 认要求做到准确无误一字不差，包括收货 人，通知人的地址是否有字母错误，起运 港、到货港、货物重量、体积等是否准确。
一、编制合同号，建立客户资料
• 签订一个新的合同后，熟悉合同内容，将 文合同条款翻译成汉语版本，需要特别 注明发货数量、单价、指标要求、发货日 期、支付方式。在收到下达的英文版发货 计划后，需要将其翻译成汉语版，交给储 运部安排备货。
二、安排备货
• 将发货计划（包括目的港，柜数、每柜的 桶数、发货日期）交给销售人员以便其按 照客户合同中的指标要求，安排报检批次 和通知储运部，储运部做货物的出运安排 （出口货物要在开船前5天到达出运口岸）
三、报检材料准备
• 1.接到下达的报检计划，先在九城电子报检 系统做电子报检，电子报检单据内容填写 要求准确无误，待商检局审核通过，发出 商检编号后打印出来。
• 步骤如下：
• 出境货物报检单的制定需要在九成系统内 完成，首先登入九城电子系统，点击质检 业务，出现“出境货物报检”选项，点击， 页面内显示出之前报检过的所有单证，双 击任意一个单证，点击 “复制”,然后开 始填写报检单的内容，先打开“基本信息” 页面，此页面的大部分内容是固定不变的， 需要更改的包括“合同号、到货口岸、发 往国家、发货日期”,其他内容的更改根据 具体情况而定。