河北北方学院文书档案材料收集归档范围及保管期限的规定党委办公室应归档的材料目录及保管期限1.上级党组织的文件永久（针对本校）长期或短期（普发）2.校党代会文件材料：（1）大会计划（请示及批复）、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像，大会主席团、秘书长和代表及列席代表名单，候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等永久（2）大会提案及办理情况、讨论通过的文件、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等30年（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样10年3.校党委常委会、党委全会、书记办公会、党政联席会的会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件及照片、录音录像永久4.党委工作计划、总结永久5.学校党委向上级有关机关的请示、报告及上级批复永久6.党委发布的决定、办法，指示、批示、通报和重要通知永久7.以党委名义召开的工作会议材料永久8.学校党政领导同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿及讲话录音、录像、照片永久9.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料及照片、录音、录像永久10.党委工作简报永久11.党委大事记永久12.党群系统启用印章的文件和印模及旧印章永久13.党群系统重要统计材料永久14．党委保密工作的有关文件30年15．重要的群众来访、来信及处理材料30年16．学校党委领导以党委、党办名义与外单位联系的重要来往文书30年17．以校党字、党办字文号编制的文件30年18．各下级党组织上报校党委的请示、报告、批复及计划总结等30年19．其他有保存价值的各类党务材料30年党委组织部应归档材料目录及保管期限1．上级关于我校组织工作的指示、决定、通知、简报永久（针对本校）长期或短期（普发）2．本校组织工作计划、总结、决定、调查材料；报告、请示及批复永久3．本校党组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4．校级领导任免的批复、通知及我校呈送的有关报告、考察材料永久5．校党委对各二级党组织建立、换届、撤销、增补委员等审批材料永久6．副处以上干部考核、任免、奖惩、调动的材料永久7．副处以上干部名册、党委组织部管理科级干部名册永久8．党员名册、党员和党组织情况统计年报表、党费收支情况统计表30年9．关于吸收新党员、预备党员转正、党员退党的材料30年10．预备党员转正的名册长30年11．组织关系介绍信存根30年12．表彰先进的决定、名单、总结和市级以上先进事迹材料及审批表30年13．干部离休审批材料、挂职干部、后备干部、组织选派外出学习人员名单、选调生材料30年14．市级以上党代会代表推荐材料30年15．各级人大代表推荐材料30年16．以组织部文号编制的文件及其他有保存价值的各类型材料30年党委宣传统战部应归档材料目录及保管期限1．上级关于宣传统战工作的文件永久（针对本院）长期或短期（普发）2．本校宣传统战工作计划、总结永久3．教职工政治思想动态及调查材料30年4．理论学习的通知、计划、总结30年5．承办大型会议材料、思想政治研究会工作活动材料30年6．反映本校重大活动的剪报及图表、照片、底片等永久7．党校工作活动的材料（计划、总结、学员名单）30年8．校报材料永久9．统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久10．本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料永久11．台、港、澳和侨务工作材料30年12．各民主党派成员和负责人名册及有关材料30年13．各民主党派发展成员登记表30年14．法制办有关文件、工作安排、学生申诉处理情况的有关材料30年15．其它有保存价值的材料30年纪委、监察室应归档的材料目录及保管期限1．上级纪检监察机关的文件永久（针对本院）长期或短期（普发）2．学校纪委监察文件永久3．纪检监察工作计划、总结、报告、调查及重要统计报表等文件永久4．纪检监察会议记录长期5．党员、干部违纪问题处理及复查材料永久6．群众来信、来访及处理意见10年（重要的30年）审计处应归档材料目录及保管期限1．上级有关审计工作的文件永久（针对本院）长期或短期（普发）2．本校审计工作方面的规章制度30年（重要的永久）3．审计工作计划、总结、请示、调查报告、情况反映等30年（重要的永久）4．审计工作统计年报及重要报表30年5．上级审计部们对本校审计材料及校领导批示30年6．对本校有关单位财务预、决算的审计报告及整改报告30年7．对本校基本建设项目竣工结算的审计报告及相关文件30年8．对学校各级领导的经济责任审计报告及领导批示30年9．各类项目审计形成的材料永久10．重要的信访和处理材料30年学生处（学生工作部）应归档材料目录及保管期限1．上级有关学生工作的文件材料永久（针对本院）长期或短期（普发）2．学生管理手册等学生工作规章制度永久3．有关学生工作向校领导的请示、报告及校领导的批示永久4．学生工作计划、总结、报告及统计材料永久5．学生处召开全校性学生大会及座谈会的重要材料30年6．参加上级召开的工作会议我校的典型发言材料10年7．省级优秀毕业生、先进班集体评选材料。

30年8．三好学生及各类评优活动获奖人员名单30年9．学生违纪处分及复查材料30年10．有关全校学生奖、贷、助、减、免、补工作及勤工俭学的材料30年11．学生心理健康工作材料30年12．学生工作人员名单及选拔、培训、管理、考核、评优材料永久13．本校学生就业工作规章制度、工作计划、总结及统计材料30年14．就业报到证存根及领取签收材料30年15．毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料30年16．年度招生计划、总结及调研材料30年校团委应归档材料目录及保管期限1．上级关于共青团工作的文件永久（针对本院）短期（普发）2．本校团代会、学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久3．团委工作计划、总结、报告、请示、批复等30年4．团委工作典型调查材料30年5．表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件材料及照片30年6．处分团员的材料及复查材料30年7．批准入团、离团的材料及名单30年8．各级团组织、团干部和团员年度统计材料30年9．团委会议记录30年10．学生会统计材料30年11．本校各类学生组织有关文件材料、照片及出版的各种报刊30年12．团委组织的重大活动（社团活动、社会实践活动、志愿者活动、艺术节活动、科技创新活动）的有关材料及照片、录音、录像30年13．团委组织参加的校外重大活动的有关材料及照片、录音、录像30年14．其它有保存价值的材料30年校工会应归档材料目录及保管期限1．上级和学校有关工会工作的文件30年2．工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、统计报表永久3．有关工会工作、教代会制度、工作职责等30年4．教代会、工会换届选举大会材料及年会会议材料30年5．教代会的通知、报告、决议等材料及有关活动的照片、录像带等30年6．上级及本校工会表彰先进集体及个人的材料30年7．工会委员会会议记录、纪要、简报30年8．基层工会干部名册30年9．妇女工作及计划生育工作的材料30年10．承办省、市有关会议材料30年11．其他有保存价值的各类型材料30年校各二级党组织应归档材料目录及保管期限（自己保管）1．报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复30年2．以党组织名义的经验介绍、调查材料、党委会、党政联席会议记录30年3．民主评议党员、创先争优表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进基层党组织及有关材料30年4．各级党组织换届选举材料30年5．各级党组织设置情况及委员会组成人员名册30年6．党员花名册（纸质、电子版）永久7．发展大学生新党员、预备党员转正通知永久8．年度发展党员计划10年9．党的基层组织、党员队伍情况统计表永久10．有关教职工、学生思想状态分析、思想政治工作经验介绍、总结、调研报告等材料30年11．教研室主任、副主任、秘书任免通知、考察等材料永久12．校各二级党组织在工作活动中产生的有保存价值的书面、声像等实物材料30年13．分党校培训入党积极分子计划、课程安排、人员名单10年14．领导分工材料永久15．处级干部中心组理论学习计划、总结10年16．党代会、党员大会、教代会换届选举等材料永久17．设立学生工作指导分委员会材料及人员名单永久18．二级团委工作计划、总结及开展活动材料、社团、青年志愿者、社会实践等活动材料30年19．毕业典礼有关材料10年20．新生入学教育计划、总结10年21．新生报到率统计表10年22．学生奖惩材料30年院长办公室应归档的材料目录及保管期限1．上级机关有关高校行政管理的指示、决定、条例、规定、办法、通报、重要通知等永久（针对本校）长期或短期（普发）2．以学校和院办名义颁发的文件；学校制定的各类规章制度永久3．学校年度、学期工作计划、总结永久4．院长的工作报告及在校内外有关会议上的重要讲话稿永久5．院长办公会纪录、纪要；院长书记碰头会记录、纪要永久6．校务委员会成员名单、会议记录、纪要永久7．全校性的工作会议、座谈会文件30年8．学校向上级的请示及批复（含电话、电传批复）永久9．校领导与上级领导及有关单位有关学校工作的来往信件30年10．以学校名义与外单位签订的各项协议、备忘录30年11．学校各类评估材料永久12．本校各单位、部门上报学校的请示、报告、批复等永久13．有关全校性工作的调查材料和经验总结永久14．各类报表及统计资料永久15．启用印章的文件及印模永久16．学校历史沿革、情况介绍的材料永久17．学校大事记、简报、信息动态等永久18．上级领导来校视察检查工作时的各类材料永久19．学校承办的重大活动各类材料永久20．校庆活动材料、校友工作材料30年21．群众来信来访材料30年22．上级领导及著名人士的题词兄弟单位来访赠送的重要礼物永久23．院办各种重大活动拍摄的照片，每年规范整理后交档案馆永久24．其它有保存价值的各类材料30年教务处应归档材料目录及保管期限一、综合1．上级下达的有关本、专科生教学工作的文件长期（针对本校的永久）2．教育部、省教育厅召开有关教学工作会议文件材料（本校在会议上的重要发言、交流材料，需要长期贯彻执行的）30年3．本校教学工作规章制度30年4．本校本专科生的教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的请示、报告及批复等材料永久5．本校有关本、专科生的教学规划、实施计划、调研报告、工作总结等永久6．各类统计报表永久7．教学检查、评估和各级教学质量评奖文件材料30年8．简报、教学情况交流材料30年9．教务处工作计划、总结、教务处会议记录30年10．联合办学材料永久11．学生证样本永久12．教师工作量的规定及执行情况30年二、专业建设与实验室建设1．上级有关专业设置及实验室建设的文件材料长期(针对本校)永久2．专业、实验室建设论证、评估、申报、审批材料永久3．专业、实验室建设材料永久4．专业、实验室建设计划、总结、简报材料30年5．专业、实验室建设统计报表永久6．各级先进实验室、先进个人的评审表彰材料永久三、课堂教学与教学实践（本科教育）1．课程建设规划、调研报告永久2．变更培养方案审批材料永久3．精品课程、优秀课程建设规划、立项审批、申报、评审、总结等文件材料、精品课程课件（光盘）永久4．课堂教学质量评估表、每学期课堂教学质量评价结果、学生教学信息员意见反馈30年5．教师关于教学质量评价结果的投诉意见、复议结论30年6．教学督导员撰写的教学督导总结、听课登记表、数据统计表30年7．教学督导室工作会议记录30年8．本科培养方案、专科教学计划永久9．教学进度表、课程安排表、教学任务分配表、公选课课程表、校历表30年10．每学期专业课程、公共选修课程目录30年11．各系、科、专业课程试题库30年四、学籍管理1．学生学籍卡片永久2．学生成绩总册永久3．专接本学生花名册、三、二分段学生录检表永久4．学生学籍变更材料（留级、休学、复学、转学、退学、降级等）30年5．调停课、学生转专业有关材料30年6．英语四、六级等各类考试成绩册永久五、毕业生毕业证书发放表、学位证书发放表永久六、学位（本科教育）1．上级有关学位工作的文件材料30年2．本校学位评定条例、办法及总结30年3．学位委员会会议记录、决定30年4．学位委员会授予学士学位人员名单永久七、教材1．教育部、省教育厅有关教材的文件30年2．各院、各专业学年度使用教材目录30年3．自编、主编实验教材、实习指导书和习题集30年4．申报教育部统编、协编教材的材料：申报表、评审结果、进展情况、调查表、出版目录30年5．学校教材的材料：申请、批复30年6．精品教材建设的有关材料：精品教材申报表、立项申请书、立项结果通知书、评审结果的通知、中期检查表、出版合同等材料永久7．各级优秀教材奖的有关材料：申报书、评奖结果永久8．学校教材管理工作的规章制度永久9．全校教师教材编写及出版情况的年度统计资料永久10．教材管理工作的计划、总结30年科研处应归档材料目录及保管期限一、综合1．与科研有关的各上级部门、本校有关科研文件材料长期⑴本校重要科研工作会议记录长期⑵本校参会同志的发言材料及重要的现场照片、录音、录像永久⑶各上级部门对本校科研工作的相关请示、批复永久⑷本校年度科研工作计划、总结、报告等材料永久⑸本校主办的科研工作重大会议活动中形成的重要文件材料及现场照片、录音、录像永久⑹上级与科研相关的部门与我校往来重要材料长期⑺申报科研立项及有关上级下达的各类科研计划及科研经费分配材料永久⑻上级与科研有关部门对我校学科建设、学术交流、科学研究及经费等形成的相关重要文件材料永久(9)上级主管科研部门针对高校科研工作制定的职责、条例及我校制定的科研工作职责、条例等文件材料；我校科研各项制度长期2．科研统计⑴本校年度科研统计总报表永久⑵科研项目经费使用情况报告及报表短期⑶我校年度科研成果汇编材料永久3．学术交流⑴我校学术委员会名单（包括各学科的分类名单）长期⑵国际、国内和我校开设相关专业学术委员会名单；我校参加国际、国内各类型、各专业学术会议的发言文稿及会议论文集、现场照片、录音、录像、签名等资料长期⑶本校主办的各类型、各专业学术委员会活动中形成的重要材料；主要嘉宾简介、讲稿、签名、与会嘉宾照片、录音、录像、现场活动相关的重要照片短期4．科技合作⑴本校与有关单位科技合作、科技服务的协议书、合同书长期⑵科技咨询服务、委托、合作开发项目登记等相关材料长期二、科研项目（课题）结题、验收、鉴定材料（长期）⑴任务书、合同书、协议书⑵课题申报书、任务下达文件⑶课题执行情况、计划调整报告⑷课题经费投资和使用情况⑸实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）⑹研究阶段的小结、年度报告及各阶段配套的相关照片⑺研究报告⑻工作报告⑼科技查新报告⑽效益分析报告⑾成果应用转化情况证明⑿论文、专著及收录、引用证明⒀专家评审表⒁其它证明材料⒂鉴定（验收）证书⒃成果登记证书⒄专利授权证书三、科研成果申报奖励材料（永久）⑴各级各类科研成果奖励推荐书⑵科研成果鉴定材料⑶成果推广应用材料⑷科研成果报奖补充材料⑸成果宣传报道材料科⑹科研成果获奖证书人事处应归档材料目录及保管期限1．上级有关人事工作的文件长期（针对本校的永久）2．本校有关人事工作规章制度、以校人字文号编制的文件30年3．关于校内机构设置、变更的文件永久4．人事处工作计划、总结、报告、调查材料、会议记录永久5．人事处权限内的干部任免材料永久6．教职工辞职、辞退、复职、除名、处分及复查的材料永久7．教职工校内调动的材料长期8．教职工调出、调入材料（包括商调函及行政、工资介绍信存根、复转军人安置材料）30年9．新教职工录用材料（包括行政介绍信、协议书、派遣证、报到证）30年10．临时聘用人员有关材料30年11．劳动工资报表30年12．人事统计报表永久13．教职工名册及年度变动登（统）计表永久14．授予各种荣誉和表彰先进集体、个人的材料（含上级要求推荐专家库、政府特贴）30年15．教师队伍建设规划、计划、总结永久16．教师培训、进修（含读学位）计划、总结及名册30年17．教职工年度考核材料30年18．教职工评审、聘任专业技术职务的批复、评审表等永久19．工勤人员等级考核评审材料永久20．工资改革及教职员工工资调整的材料30年21．教职工退休及延退、返聘材料30年22．有关社会保障工作的文件及材料长期23．其他有保存价值的材料30年财务处应归档材料目录及保管期限1．上级有关财务会计工作的文件材料永久（针对本院）长期短期（普发）2．本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等30年3．会计档案移交保管清册永久4．会计档案销毁清册永久5．财务报告永久6．决算报表（含基建综合决算）永久7．预算会计报表10年8．年度各种统计报表（含工资报表）25年9、总账25年10．明细账（现金出纳帐、银行存款帐、经费支出明细账等）25年11．固定资产帐25年12．辅助帐薄10年13．其他会计帐薄10年14．固定资产明细账25年15．各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证15年16．银行存款余额调节表10年17．银行对账单10年18．涉及债权、债务及未清理完毕的凭证25年19．工资发放名册、卡片永久20．工资转移、证明、通知存根25年21．各种奖金、奖学金、贷学金、助学金等发放名册表10年22．会计电算化核算数据的各类载体及核算软件和程序25年注：表中15、25年和永久保存的交档案馆，文书档案短期的由财务处自己保管。