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应用文写作指导——第一单元 条据
应用文
条据
条据分为两大类:
说明性条据
凭证性条据
什么是说明性条据
说明性条据是一方向另一方,说明事 实、陈述请求或交代事情所写的简单书信。
说明性条据分为哪几种?
请假条、留言条、托事条三种。
请假条
请假条是因事或因病不能出勤(到岗/ 到场),向单位、组织或领导请求给予 假期的便条。其写作格式与一般书信大 体一致,通常由标题、称呼、正文、祝 颂语、署名和日期五部分组成。具体写 法如下:
位置:顶格写,后加冒号。
注意!
正文--写清楚要交代的事情。
正文位置:另起一行空两格。谁什么时间写
的(注意:由于托事条的目的往往是有求于人,因此在
撰写时务必要委婉用语、礼貌用语。托事条虽无需标题, 但仍应详实说明所托之人、所托之事、具体要求及本人 身份等。 )
落款--写托事人姓名和时间
位置:正文右下方。
你知道收条的知识吗?
1、什么是收条?
收到对方钱或物后写给对方作为凭证的字条。
2、收条分为:正式收据和便条式收据 ①正式收据:使用二联或三联单,须加盖公章。
②便条式收据: 第一行正中写“收到” 或“今收到”字样。
3、正文中应写清: ①送来者(个人或单位)的姓名或单位名称。 ②金额或物品的种类和数量。
署名和日期:正文右下角
练习:
2008年5月10日,某公司张林 的孩子病了,需到医院治疗,他 想和公司王经理请一天假,请你 替他写个请假条。
请假条
王经理:
我准。 此致 敬礼 张林
2008年5月10日
你会写留言 条吗?
1、什么时候使用留言条?
指出下列条据的错误:
兰老师: 我有事请假三天,请批准。
学生:林小萍
存在的错误:
1、没有标题. 2、请假原因不明. 3、请假具体时间是哪三天. 4、没写致敬语. 5、落款没写日期.
改正:
请假条
兰老师: 我母亲病了,要在家照顾她,需要请假三天 (6月3日至6月5日),请批准。 此致 敬礼 学生:林小萍 2008年6月3日
4、落款写明:
开收条者的姓名和写条日期。
注意
如果收到对方归还的钱物,不 必写收条,只须把借方原来的借条 归还或当场销毁,以示钱物还清。
示例
收条 今收到学校“帮学助困基金会”资助我的生 活 费伍佰元整。 此据。
07高技文秘班 陈丽 2008年4月15日
1、什么是领条?
领条是到单位仓库或财务部门 你知道领条吗? 领东西时用的。 2、写作要求: 要求写明从何处领取到什么物件及其数量、 型号品种 。
②正文应写明哪些内容:
A.被借一方是谁? B.所借钱物名称、数量。 C.钱物借与还的具体时限。 D.预借公家的钱物,应写明用途。 E.正文之后可以加“此据”二字。 位置: 正文开头空两格,第二行顶格写。“此据” 二字,在正文后同一行隔开几个字写,也可 另起一行空两格写。
③正文右下方写明借钱物一方的名称 和写条日期。 要在姓名或单位前 借款(物)人,领款(物) 人,经手人字样,其后写清 写清:
三.下面画横线的地方有误,请改正过来。
1.说明性条据有请假条、留言条和收据三种。
托事条 请改为:______。
2、为人代借东西,写借条时,可以在“借到 “前,
加上自己的名字。 加上“代“字。 请改为:_________。
3、如果收到对方归还的钱物,不仅写收条,还要把 原来写的借条当场销毁,以示钱物还清。 不必写收条,只须 请改为:__________。
你会写托事 条吗?
1、什么时候使用托事条?
因各种原因不能直接办理,委 托他人帮忙办理某事时写的条据。
2、托事条中应写哪些内容?
3、写法及格式。
托事条
李正: 明日去广州时麻烦你代购一本海潮出版 社出版的《电脑维护与应用》(2003年第3版) 一书。 谢谢!
王小明托 2008年6月3日
写给谁--写明对方称呼。
因各种原因不能见到对 方,可将要交代的事情写成 便条,留给对方或托人转交。
2、留言条中应写哪些内容?
3、写法及格式。
小王:
我因外出,正待点准时赶回, 请前来办事的同志稍候。 宋士廉
2008年5月18日
落 款
写给谁--写明对方称呼。
位置:顶格写,后加冒号。
注意!
正文--写清楚要交代的事情。
正文位置:另起一行空两格。谁什么时间写 的(注意:写留言条通常不必在 文末写致敬语。)
3、怎样写欠条?
欠条与收条的格式写法基本相同,都应表明数量、 归还时间。
欠
条
因购体育用品所带现金不够,尚欠飞鸿 文体商店人民币肆拾捌元整,明天送还。 此据。 李晓华 2007年6月8日
要简单说明欠款原因
今收到
07高技文秘班交来四川救灾款叁仟壹佰元整。
此据。
广东岭南现代技工学校财务处(盖章) 2008年5月15日
D、首行写出留言者的单位称呼 6、凭证性条据的数字如果-写错,更正后,应该( B )
A、在更正处签名 C、在条据后说明情况 B、在更正处加盖印章 D、不做任何处理
7、凭证性条据落款处日期 的正确写法是( D )
A、写明何月何日,不必写年 B、写明何日即可,不必写年月 C、可以省略日期不写 D、必须准确写明何年何月何日。
请假条
标题:首行居中写
称呼:顶格写,平时怎么称呼就怎么写,不必用敬语 ×老师: 昨夜我突然发烧,经医生诊断为重感冒,今晨仍 觉头昏脑胀、四肢无力,特请病假壹天(有医院病休 正文:写明请假原因 证明),请予批准。 (理由须充分且符合有关 此致 祝颂语:另起一行空两 规章制度)和起止时间 格写“此致”,再转下一 敬礼 (天数一般用大写) 行顶格写“敬礼”,不加 学生 赵×× 标点 ×年×月×日
返回示例
练习:指出下列借条中存在的错误:
借 条
今借到张晓刚650元,3天后归还。 此据。 李晓华 1、缺少日期 2、币种没注明,如“人民币”字 样 3、数字没有用大写中文 4、“元”后应写上“正”或 “整”
借 条 今借到张晓刚人民币陆佰伍拾 元正。三日后归还。 此据。 李晓华 2007年6月8日
写给谁的 型号(质量) 数字的大写
收 条 今收到彩电50台正。 此据 李明 2007年6月5日
要写清楚你的单位,因为 不是你的个人行为。
收 条 今收到长虹股份有限公司2158型彩电伍拾台正。 此据 宏大商场采购部 李明 2007年6月5日
今领到 厂劳保用品仓库工作服叁拾套,防护口罩陆拾 个,手套陆拾双。
练习:
一、判断下列说法正误。 1、私人交往时,可以使用便条和留言条。( √ 2、请假条与借条一样,是凭证性条据。( ) )
×
3、收到对方钱物后写给对方作为依据的字条,叫收据。
(√
)
4、借条由借出者保留,直到借方归还钱物时,也不能销毁。
5、凭证性条据可以在文后使用致敬语。(
× ×
(× ) )
6、所有留言条使用后,一律具有保留的价值。(
4.请假条必须写称呼,称呼要写在首行正中。
第一行,顶格写 请改为:____________。
3、格式写法:
(1)格式写法要求与收条相同。 (2)如果单位有印制好的空白领条, 则只按项目要求填写即可。
继续
分组练习 :根据以下材料各写一份收 条和领条
1、你是宏大商场采购部经理,2007年6月5 日,你收到长虹电器股份有限公司送来 的货物2158型彩电50台。请你给对方送 货员开具一张临时性收条。 2、你是组装车间主任,你于6月5日从劳保 用品仓库领到了如下劳保用品:工作服 30套,防护口罩60个,手套60双。请写 出领条。
凭证性条据
包括:借条、收条、欠条、领条等。
你知道 借条吗?
1、什么情况下写借条?
向单位或私人借钱物后写给对方作为凭证。
2、借条由谁保留,什么时候作废?
借条由借出者保留,待对方归还钱物时方可作废。
3、怎样写借条?
①首行居中写“借到”“今借到”或“借条”字样。如果 是代
借,就应在“借到”前加个“代”字。
数字不可回头写
还清借款,及时收回
1、什么情况下写欠条? 单位或个人在付钱时,不能全部或 部分付清,留给对方的作为约期归 还的凭据。
你知道 欠条吗?
2、写欠时要注意什么? (1)欠条一般要将所欠原因略加说明。 (2)在欠财务还清之后,应将欠条换给欠方。如果一 时找不到或失落,则应由收方给欠开具收条,以明责 任。
×
)
)
7、写借条或收条可以使用铅笔或圆珠笔。(
二、选择填空:
1、条据虽然小,也是属于( C ) A、记叙文。 B、议论文。 C、应用文。D、散文。
2、请假条一般是个人向单位请假时使用,个人对个 人(B ) A、可以使用 C、有时能使用 B、不可以使用 D、有时不能使用。
3、个人向单位借钱、借物,写借条时,一般第 二行第 一句就出示( A )
盖章字样。
进入分析示例
例如
借款单位 金额,数量用 汉字
今借到
商贸学校财务科人民币捌仟陆佰元 整,本月底如数还清。此据。
注 意 落 款
继续
归还日期要 写清
借款人:刘军(盖章) 2001年11月5日
数字写法
数字用大写汉字:零、壹、 贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、 玖、拾、佰、仟、万、亿;元、 角后面要加“整”字。
A、被借一方的单位名称
C、借钱物的人的姓名
B、领导人姓名
D、会计或出纳姓名
4、如果替人代收钱物,代收人写的收条应该在第一行写 有( D )
A、今借到
C、今代收到
B、今收到
D、代收到
5、如果写给对方的留 言条是泛指,则可以( B ) A、不必写出留言人的名字
B、不必在首行写出称呼