要话先说 时间管理的重要原则是要事先做，讲话也是同样的道理，重要的话要先说。
提供解决方案 大多数领导最喜欢做选择题和判断题，最讨厌的是问答题，也就是要让员工为老板打工， 而不要老板为员工打工。员工可以向领导汇报面临的问题、挑战和困惑，其前提是必须提供 三个解决方案，并按照自己的判断排出优先顺序。
4.金字塔的基本结构
金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑
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通过学习本课程，你将能够： ● 掌握金字塔结构的定义及作用； ● 了解金字塔结构的原则； ● 理解金字塔结构的重要意义； ● 学会运用金字塔原理进行思考并解决问题。
金字塔原理：思考、表达和解决问题的逻辑
一、什么是金字塔结构
1.金字塔结构的定义
金字塔结构就是结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，先重要后次要，先全局后 细节，先总结性观点后具体数据，先论点后论据，先结论后原因，先结果后过程。这十句是 金字塔结构重点突出、投其所好、逻辑清晰的基本原则。
不同的工具适用不同的场合，没有万能的工具，但唯一不变的理念是，无论推广何种产 品都必须以客户为中心。只有迎合受众才能打动受众，只有迎合领导才能打动客户。
达到沟通目的 学习金字塔原理，还能达到沟通的目的，使人们的观点鲜明、重点突出、逻辑清晰、层 次分明。很多沟通都是为了达到沟通的第四个目的——让别人执行和操作自己的指令，要达 到沟通的第四个目的，必须以沟通的前三个目的为基础，即：第一，对方愿意听、有兴趣； 第二，对方能理解并接受说者的观点；第三，对方记得住说者的指令。
金字塔思维保证条理清晰、层次分明，要先说中心思想，再说二级思想、三级思想、四 级思想，逐层向下展开，最重要的内容先说。
任何一篇文章或者一次讲话，都是单一思想统领的金字塔结构，中心思想应当说听众想 听的话，而不是讲话者想说什么听众就要听什么。
5.以受众为中心
一般来说，听众可以分为领导和专家两类。 领导
摘要 公文前面要写一段导语或叫摘要，摘要是全篇文章的总结、概括、提炼。此外，还要重 心前移，善用数据、图表。
TOPS 原则
图 4 TOPS 原则
TOPS 原则（见图 4）与金字塔结构无关，但能使文章观点明确、结构完整。目标明确是 根据受众的需求调整顺序、权重、论据、风格。先讲受众的关注点，后讲自己认为重要的， 两者顺序不可颠倒。先迎合受众方能打动受众，先迎合领导方能打动客户。
3.金字塔结构的三项实用技能
金字塔结构的三项实用技能包括： 先做人后做事
感性做人，理性做事；感性切入，理性回归；清晰思考，有效表达；攻心为上，攻城为 下。只要是表达，受众都会有几个疑问：第一，想说什么，即观点、主张、信息；第二，想 怎么说，即逻辑思路和结构；如果是向领导汇报，领导还有第三个疑问，即你的目的；如果 是向客户讲话，客户会有第四个疑问，即好处是什么。因此，每次表达前都要想好观点主张、 逻辑思路结构、目的以及好处四个问题的答案。
要点提示
沟通的四个目的：
① 使受众愿意听、有兴趣； ② 使受众能理解并接受说者的观点； ③ 使受众记得住说者的指令； ④ 让受众执行和操作自己的指令。
掌握结构化系统思维 学习金字塔原理，还能提高逻辑思维能力，提升沟通的效果和效率。掌握结构化系统思 维，不仅对目前有好处，对未来的职业晋升也有好处，因为凡是得到提拔的人一定是条理、 逻辑清晰的人，尤其是在政府、国有企业等大型企业中。
无法判断听众时的切入点 人们要对两类人分别说不同的话，当无法判断听众类型时，有三种切入点可供选择： 第一，我的主观结论； 第二，罗列详实的数据； 第三，精炼筛选支撑自己主张的主要数据。
一般而言，第三种切入点风险较小，因此当无法判断听众类型时，要用支撑自己观点的 主要数据。
【案例】 高速路听证会
广东省高速路隧道桥梁公司每次修高速路都要开听证会，参加论证会的主要有 三种人：政府、投资方和技术专家。这里最大的决策者是政府。政府最关心社会效 益、政绩、占地最少、社会稳定等；投资方最关心的是投资回报；技术专家最关心 的是质量和安全，他们也希望被尊重、受重视。
人的注意力和忍耐力的极限 根据心理学测试结果，人的注意力只能持续 7～15 分钟。假设有编剧、导演、演员三种 角色，作为编剧，应在人们注意力最集中的前 10 分钟，把最想传递的信息或主张全部说一 遍，重心要前移，亮点要分布，前后要虎头豹尾分布；作为导演，要用提问、多媒体等互动 方式引导听众来演；作为演员，要不断走动，不仅活跃现场气氛，更重要的是保持听众的注 意力。 读者每天有海量的数据信息可供阅览，人们看文件的注意力只能保持几分钟，因此作者 要注意文章的标题、开头和结尾。
要点提示
资源的五大类： ① 人； ② 财； ③ 物； ④ 时间； ⑤ 政策。
风险。风险包括两项，即面临的问题及解决方案、风险及应急预案。一般来说，领导最 想看到的是解决方案而不是问题，是应急预案而不是风险。发生概率高的放在问题中写，发 生概率低的放在风险中写；可控的放在问题中写，不可控的放在风险中写。
2.金字塔结构的作用
一般来说，金字塔结构的作用主要包括： 帮助投其所好
人们都期望投其所好、取悦他人，要想达成这一目标，必须学会察言观色、揣摩人心。 因此，要以受众为中心，把握受众的需求点、利益点、兴趣点和关注点。只有受众愿意听、 愿意看，才能听得进去、看得进去，受众有绝对的决策权。要想让听众听、读者看，唯一的 办法就是让受众愿意听、愿意看。听众是主角，说者是配角；读者是决策者，作者是服务者。
研究领导时，要研究超过 50%的领导怎么想，研究大概率事件，研究群体、共性。通常 领导都愿意这样听：先重要后其次，先全局后细节，先总结后具体，先论点后论据，先结论 后原因，先结果后过程。
专家 对于专家而言，其听的顺序除了第一条外，其他五方面都与领导完全相反。专家最讨厌 听结论，并会质疑对方结论的科学性和有效性。专家包括研究人员、科学家、医生、律师、 技术人员和专家型领导。
归纳推理 归纳推理是一个封闭的环，一般是一个论点三个论据。归纳推理中，组织信息有三种顺 序，分别是时间顺序、空间顺序、重要性顺序。
时间顺序。时间顺序就是按照事情发生的先后及前因后果关系组织信息。 空间顺序。空间顺序是组织结构图。 重要性顺序。重要性顺序是根据重要性进行的区分。 柏拉图的二八原则，也适用于解决问题。80%的问题是由 20%的原因产生的，只要解决 了 20%的原因，就可以解决 80%的问题，这叫关键因素，主要矛盾解决了，次要矛盾也就迎 刃而解。比如，员工离职的真正原因排在第一位的是薪酬待遇，第二是晋升空间，第三是上 司、团队等小环境不好，也许这三项是员工离职的最重要原因，解决了这三项原因，可以留 住超过 80%的员工。 金字塔思维能保证条理清晰、层次分明。在商务写作中，一定要分清一级标题、二级标 题、三级标题、四级标题等，做到逻辑清晰。在团队中，每个人都采用统一的思考方式，才 能使沟通和表达效率最高，最容易互相理解。
三、为什么要用金字塔结构表达
1.从人性的角度分析
用金字塔结构表达，从人性角度讲有两个方面：第一，人的意愿；第二，人的注意力和 忍耐力的极限。
人的意愿 大多数受众并不喜欢开会、培训或者看正式的商务文章，受众喜欢简单罗列和归类分组 的信息，多数人喜欢少和简单。金字塔结构就是把同样多的信息归类分组，让人感觉少和简 单，让受众愿意听、愿意看，这是符合人性的。
3.归类分组
归类分组是对具有共同点的思想进行归类分组，这如同兄弟关系。例如，工作总结不能 简单罗列五大内容，以免造成逻辑混乱，要遵守归类分组这第三条规则，横向之间有兄弟和 并列关系。
4.逻辑递进
逻辑递进是思考的逻辑，即按照逻辑顺序组织素材。 组织信息共有两大类顺序，即演绎推理和归纳推理。
演绎推理 演绎推理就是线性推理，包括大前提、小前提、结论的三段式演绎。 解决问题的逻辑就是演绎推理，包括三个步骤：存在的问题、产生的原因以及解决方案。
如图 2 所示，一般来说，工作总结的内容主要包括： 成绩。成绩大体分为部门成绩、功能成绩。部门成绩，包括销售部、市场部、财务部、 各项目组的成绩等。功能成绩，包括经营成绩、管理成绩、客户成绩、运营成绩等。其中， 经营成绩包括收入、成本和利润；管理成绩包括建团队、定战略、完善流程等；客户成绩包 括客户数量、客户质量、客户满意度及评价；运营成绩包括生产、研发、ERP、运营和流程 方面的成绩。成绩有时按功能划分，有时按时间进度划分，但二者不能交叉。 成绩既有绝对数又有相对数，相对数值从纵向、横向两个方面作比。纵向比是与过去和 目标比，与过去比又有同比和环比；横向比包括对手、标杆、部门或地区三项比。 价值。工作总结要注意对公司的价值，有的客户虽然不盈利，但对公司有价值，包括品 牌、知名度、长远目标和对社会的价值。 措施。工作总结包括完成的重点工作以及采取的措施、方法。 不足。工作总结包括不足，以及相应的改进措施。 经验。工作总结还包括经验、教训和体会。
2.商务文书写作结构
图 3 总分总结构图
如图 3 所示，商务文书的写作结构主要包括： 标题
书的每一面至少要有一个标题，读者才爱看，所以每 500～800 字要提炼一个标题。标 题要加大、加粗，以突出显示文章结构，同时给读者以新的刺激。
首页 报告的首页应把最想讲的信息、数据全部讲一遍，因为第二页就没人爱看了。统计显示， 2010 年证券业一共产生 58 万份报告，头言报告平均 3 万字，读者是基金经理、投资人，根 本没有时间看完。所以报告的第一页要写主要结论和论据。比如，房产公司的投招标报告， 读者对象是全体董事会成员，他们最想看的是结论。按照金字塔原理，前面应写摘要，写出 首选某公司的结论及相应论据，然后展开论述，最后重复一遍首选该公司，这就是总分总结 构，不能一味按照分总结构写文章报告。 报告还要根据受众及文体的不同有所选择，受众是领导时，最好采用先总后分结构；受 众是专家时，最好用先分后总结构。一般来讲，总结、计划或有定论的事情采用先总后分结 构，实验报告、实证报告、论文等可以先分后总。但公司报告、申请中，通常先总后分，这 里的总不是背景，而是结论、建议，是最希望听众记住的内容。