提升办公室文书档案管理工作的思考
摘要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部
分属于文书的范畴。

文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中
的文书承担着记录、传递信息的作用。

文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。

基于此，以下对提升办公室文书档案管理
工作的思考进行了探讨，以供参考。

关键词：办公室;文书档案管理;思考
引言
从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其
实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。

在社会
不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容
更加复杂。

为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。

1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义
首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变
以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得
其包含的内容越来越广泛、复杂。

其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档
案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。

以测绘设计相关单位为例，
各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非
常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。

在这一背景下，文书档案
收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规
范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。

加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于
充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。

2办公室文书档案收集和归档问题
2.1文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升
基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素
质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到
归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。

社会的不断进步加快文书档案管理工
作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。

在这
种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率
无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍
档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的
发展。

2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善
多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管
理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处，
多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。

在这一落后的思想
观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着
较多的困难。

另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管
理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着
档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

2.3办公室文书档案管理人员专业能力有限，综合素养亟待提升
当前，面对办公室繁杂与多样的工作，管理人员面临更高要求。

但是在实际
工作中，办公室文书档案管理人员综合素质有限，专业技能匮乏，尤其是知识体
系存在滞后性，新知识储备不足，基本素养有待提升，这在根本上与时代发展节
奏相背离，无法满足新时期办公室文书档案管理的新要求。

基于此，办公室文书
档案资源归档质量不尽如人意，文件管理缺乏集中性，很难保障查阅与使用的高
效性。

另外，档案管理者责任意识不强，精细化管理尚未落实，档案可靠性受到
威胁，影响整个文书档案管理的长远发展。

3不断提升办公室文书档案管理水平的策略
3.1提升文书档案收集、归档认识和能力
一方面，要在机关、企事业单位和社会团体积极开展档案宣传工作，营造档
案工作浓厚氛围，使文书档案收集归档得到应有的支持和重视。

通过定期编辑文
书档案简报，或者加强文书档案编研（如历年制度汇编），发挥文书档案的现实
应用价值，切实提高文书档案管理意识。

此外，利用每年的“归档月”等特殊时间
节点，开展形式多样、内容丰富的文书档案知识宣传普及，提升办公室工作者的
档案意识，从而在思想认识和行动上自觉支持文书档案收集工作。

另一方面，要
切实加强文书档案收集、归档专业知识培训，尤其是具体参与文书档案收集归档
人员的专业知识的培训。

加强档案、文秘、行政管理、计算机信息技术等领域知
识培训，使相关工作人员熟练掌握文书档案收集范围、归档流程，能够利用计算
机信息技术做好电子文书档案的收集、归档。

此外，机构、企事业单位或社会团
体要高度重视文书档案收集、归档工作，给予文书档案收集、归档必要的人、财、物支持。

3.2创新办公室文书档案收集、归档工作模式
要在办公室文书档案制度规范的基础上，按照规范化的管理框架，对办公室
的各种信息资源的具体价值进行判断，结合不同的存储形式选择合适的归档方式
和归档标准。

也就是说，在重要事务处理过程中，那些有价值的信息资料能够及时、完整收档、确保档案资料整理的质量是重要的环节。

随着社会经济的不断发展，办公室文书档案收集、整理等工作也要坚持与时俱进，进行不断创新和改革，选择主动收集、整理的模式：一方面，文书档案管理人员要强化跟各个部门之间
的沟通和联系，定期开展文书档案资料收集工作，确保重要信息不漏项，信息资
料的真实性。

另一方面，对于办公室文书档案管理中存在的问题要能够及时应对，制定出有针对性的改进措施，确保这个工作的顺利开展。

此外，工作人员还可以
乘着信息技术发展的东风，通过信息技术来开展办公室档案的整理、归档等工作，这样能够相应的减少人工操作存在的误差，提升办公室文书档案管理工作的成效，进而发挥文书档案管理的积极作用。

3.3完善文书档案收集、归档制度和体系
加强办公室文书档案收集、归档工作，需要建立一套完善的文书档案收集、
归档制度体系。

建立定期收集为主、随机收集为辅的收集制度，将每年的3月或
其他月份定为固定归档月，增强文书收集归档工作的主动性、自觉性。

要结合办
公室工作现实，建立健全文书档案收集归档等管理制度，确定文书档案的收集范围、归档流程和要求。

如，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《文书档案案卷格式》《电子文件归档与电
子档案管理规范》等法律法规，制定具体的实施细则，通过制定详细的文书档案
收集、归档注意事项或工作指南，提升文书档案收集归档的规范性、制度化。

结束语
办公室文书档案的收集与归档管理工作还存在一定的问题，管理方式有待创新，执行力度有待增强。

所以，在现阶段，要积极强化文书档案工作管理人员的意识和能力，创新办公室文书档案收集、归档工作模式，创新办公室文书档案管理制度和工作流程，从而为文书档案的收集、归档管理打下坚实的基础。

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