电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。

一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。

电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。

专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

三、电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

(1)归档范围电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2归档要求1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。

对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

2、软件文档归档要求①上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。

②备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。

禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

③存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

⑤需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

⑥原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

四、电子档案的销毁鉴定(1)电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。

(2)电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。

(2)非保密电子档案可在批准后删除。

属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

五.处罚措施1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。

2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。

篇二：电子档案管理制度1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。

3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。

4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。

2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。

1、公司指定专人负责电子档案的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。

四、归档要求(一)文件的登记1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以各文件夹为单位填写续页。

3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。

4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。

(二)文件分类及编号方法1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。

2、电子文件稿本代码：M(manuscript)—草稿性电子文件；U(unofficial)—非正式电子文件；F(formal)—正式电子文件。

3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C （chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

(三)文件格式规定1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。

2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。

3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。

4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。

(四)注意事项1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系2、归档的文件材料均应齐全完整。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。

未经批准，任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。

2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。

3、档案不准转借，必须专人专用。

七、档案的安全管理1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》,并提交总经理备案。

2、档案电脑密码应3个月更改一次。

3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》,并提交总经理备案。

篇三：电子文件归档1.目的为了加强公司电子文件的规范化管理，保障电子文件和电子档案的安全和有效利用，更好地为公司各项工作服务。

根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定本办法。

2.适用范围本办法适用于公司企业电子档案的管理。

3.引用依据3.1《中华人民共和国档案法》3.2 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》3.3内蒙古电力（集团）有限责任公司电子文件归档管理办法4.术语4.1电子文件：是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

4.2电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存利用价值的归档电子文件。

4.3电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上（移动硬盘或光盘等），向档案部门移交的过程。

4.4电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原有的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

5.职责：5.1根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，按照档案工作集中统一管理的原则，公司机关各部门及项目部、各专业子（分）公司形成的电子文件，在归档前由各单位指定专人负责收集、积累、保管、登记。

确保电子文件不失真、不损毁、不丢失。

5.2档案管理部门负责归档电子文件的验收及接收后的编目、保管和提供利用以及制作光盘等工作，电子文件形成部门提供协助和支持。

5.3档案管理部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

档案管理人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位计算机系统操作技能，并积极主动提供服务充分发挥归档电子文件的作用。

5.4信息管理部门负责从技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设5.5电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持档案管理部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。

电子文件形成单位的负责人应对电子档案的真实、完整、有效负责。

6.管理内容和方法6.1电子文件的管理6.1.1公司机关各部门、项目部、各专业子（分）公司要把电子文件材料的管理纳入本部门职责范围，应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。