设计类合同管理办法

1.0目的

为规范公司设计类合同管理，明确合同评审、签订等流程，减少因合同签订、履行过程中发生的纠纷、规范技术部人员处理涉及合同签署中的事务特制定此制度

2.0适用范围

适用于本公司内所有涉及设计方面的工作和部门。

3.0职责

本规定的责任部门【技术部】负责对本规定进行监督、落实、执行、意见收集、改进更新、培训和解释工作。

本规定的知晓部门/岗位为北京投资有限公司的所有部门、所有岗位。

4.0合同准备

4.1需要进行招标的设计项目，经公司领导批准，技术部方可进行招投标，并文字通知办公室协调相关部门。

4.2 投标单位的数量：公开招标按国家规定执行;自行招标项目，除特殊情况外，最低不得少于3家

4.3经董事长批准不进行招投标的，也要通过货比三家，对造价及相应条款进行比较，保护开发商的利益；经办部门负责对拟参加投标的企业进行登记，收取对方相关资料后汇总至主管领导后，讨论确定拟参加投标的三家企业并报总经理批准，招标会由主管领导主持，投标三家企业在招标文件规定的时间、地点统一参加招标会。接待投标企业须公司两人同时在场。

4.4若需委托中介招标公司代为招标的，必须签订委托合同并监督招标中介公司全面履行合同中的各项义务。

4.5 除特殊情况外，由技术部，发放招标文件、资料，根据需要组织现场踏勘、招标答疑。招标过程中对投标单位进行广泛的调查与考察，必要时对设计单位、施工企业

进行走访，充分了解投标方的资质与信誉、业绩与能力、服务与承诺。

4.6资格预审

各相关单位/部门有义务推荐潜在设计合作单位，公司全体员工均可参与推荐，推荐方式为匿名制，推荐表中应列明被推荐单位各项资质。经办部门应当留存历次招标中通过资格预审的单位资料，并形成《汇洋天成合格设计备选名录》，供以后使用。

4.6.1资格预审分为书面审和实体审。参加资格预审的潜在投标人符合下列条件，且不得少于3家：

（1）具有独立订立合同的权利；

（2）在专业技术、设备设施、人员组织、业绩经验等方面具有设计、质量控制、经营管理的相应资格和能力；

（3）具有完善的质量保证体系；

（4）具有良好的银行资信和商业信誉，没有处于被责令停业、财产被接管、冻结或破产状态；

（5）有关资格的声明函、资质证书、企业法人营业执照等有关材料完整有效。

4.6.2经办部门应要求潜在设计单位提供如下书面材料

（1）营业执照及税务登记证副本复印件、组织机构代码证复印件；

（2）法人代表人证明及投标经办人授权委托书；

（3）近期经审计的资产负债表等财务报表及资信证明(设计标的金额在500万)；

（4）历年同类项目主要业绩表；

（5）相关资质证明证书；

（6）员工总数及专业技术人员构成，主创人员的资质等；

（7）招标人认为应当提交的其它证明文件。

4.6.3由经办部门组织，对设计单位进行实地考察，至少应保证同时有来自不同部门的三人参加。须外地考察的，考察人数可以为2人。考察如下内容：潜在考察设计单位的办公环境、单位规模、工作人员精神面貌、关键设备情况、在建项目或近期已完工项目情况、技术能力及质量保证可靠程度，其提供的书面材料复印件与原件是否相符。

4.6.4对符合以下条件的潜在设计单位可免于考察：

（1）由技术部主管领导认可并经总经理审批同意的国内外著名设计公司或企业；

（2）二年以内参加过同类项目投标，且已考察合格的；

（3）经领导特批，准予免于考察的。

除可免于考察的单位外，所有参与的设计单位均应经过考察。

4.6.5考察时不得接受被考察单位的宴请，不得索取、收受钱财、礼物，不得擅自向被考察单位透露考察结论。

4.6.6实体考察必须填写《实地考察报告》，对所考察的单位应做出明确考察结论（考察不合格要详细说明原因），考察人员必须对考察记录内容的真实性和考察结论负责。由于考察人员的工作偏差造成考察记录和考察结论不实的，由考察人员承担责任。

4.6.7资格预审不合格的潜在设计单位不得参加投标。

4.7评标小组组成：公司主管领导、工程技术部、预算部、财务部、法务部、办公室派员组成。各部门须至少派员一人参加，且评标小组人数须为奇数。

4.8评审结果由评标小组全体成员签署意见呈报公司主管领导，批复后向中标单位发出《中标通知书》或《中标意向书》。

4.9招投标流程：

5.0设计合同的起草

5.1设计合同由设计部经理负责草拟，技术总工负责审核批准。

5.2设计合同需按《工程设计合同书标准文本》编制，编制中可根据项目的实际情

况对合同内容进行调整。

5.3设计合同条款以保障项目的有效性为原则。

5.4设计合同中的必要条款应明确其提供设计的种类、范围、各阶段的要求、验收的标准、图纸的交付方式及我司的其他特定要求等。

6.0设计合同的谈判

6.1设计合同由经办部门负责谈判工作。特殊情况下，经领导要求，可要求其他相关部门参与。

6.2由经办部门独自参与的谈判，应在口头谈判后以书面或电子邮件方式固定谈判成果，并保留上述电子邮件备查。多部门参与的谈判，原则上应录音，并形成谈判纪要，经各参与部门签字确认后留档备查。

6.3 经办部门应保留谈判过程中产生的过程文件。原则上，双方对合同草稿的修改都应以修改模式保留修改痕迹。

6.4 谈判完成后，由经办部门整理合同文本，进入会签流程。

6.5 谈判期间原则上要求必须至少有两人以上人员参加。

6.6重要的设计合同，应在谈判过程中及时向公司领导汇报进展，特别是关键条款或争议事项应当在汇报中做出必要提示，并根据公司领导的指示或要求，指导谈判工作。

7.0设计合同会签

7.1设计合同在招标、方案、初步设计、施工图设计、设计增补协议等谈判和签订过程中，必须坚持“透明、共商、共同决策”的原则。

7.2设计合同的会签按公司合同会签制度执行。（要订制度）

7.3 设计合同终稿原则上由设计单位先行签署，设计单位签署后由公司盖章。

7.4 设计合同签署完成后，正本一份交由财务部留存，副本三份分别交由档案室、技术部、办公室存档。

8.0设计合同管理

8.1设计合同由技术部负责管理；设计部可根据实际情况安排专人跟踪项目设计进度，可采取驻场或抽检等形式。