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文件编写及管理规范标准

文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件(如制度、流程、通知、规范等)的管理,对各类文件的编写、管理予以标准化,结合公司实际情况,特制定本规范标准。

2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3 职责3.1 各职能部门:负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2 行政部:负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4 定义本标准所述的文件主要包括四大类:管理制度类文件(含:标准、规范、管理办法、手册等)、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件(通报、公示、表彰等)。

5 管理规定5.1 管理制度类文件(除财务类):5.1.1 “管理制度”定义:具有强制性的要求,由公司各职能部门编制,并经公司审批后下发各部门(门店)执行。

财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求:具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.2.1 定义:①财务制度:具有强制性要求的有关财务制度,经公司审批后下发各部门执行;②财务规范(总部):由财务部起草,经审批后下发,对总部各部门具有强制性要求的规范;③财务规范(门店):由财务部起草,经审批后下发,对门店具有强制性要求的规范;④财务操作指南:根据业务需要,经审批后下发,具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南;⑤专项操作手册:根据项目需要,经审批后下发,对具体项目(如软件系统等)操作具有指导性的手册。

5.2.2 编号规则等规定:具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

5.4 任命书类文件:5.4.1 编排样式:参见附件4,须为红头文件。

5.4.2 编制发布:由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布,按序编号并存档管理。

5.5 通知类文件:5.5.1 编排样式:参见附件5。

通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。

6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释,经批准后实施,修改时亦同。

7 生效本制度由公司总裁办批准后生效,自颁布之日起执行。

8 附则8.1 制度类文件样例:Q/PRG-MDF21/F01-2019×××××管理制度8.2 财务类文件样例:MZCWGF0012019###财务规范-基础规范8.3 流程/表单类文件样例:Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图8.4 任命类文件样例:Q/PRG-MDF21/F03-2019关于×××任命8.5 通知类文件样例:Q/PRG-MDF21/F04-2019关于×××××的通知××××××管理制度11 目的×××××××××××××××××。

22 范围2.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(序号后空一个半角格,序号也用中文半角模式)2.2××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

……(用WORD版本空格4个半角格,相当两个中文字距离)3 职责×××××。

(空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格)4 ××××××××4.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(如果还有不整齐地方用格式刷)4.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

5 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

6 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

7 解释权××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

8 附则8.1 Q/PRG-××-××/F01-2012《培训管理流程图》1 标题:黑体三号,段前1行,段后0.5行,固定行距18磅。

2 正文:文字采用宋体五号字,行间距为1.5倍行距。

MZCWGF0012019###财务规范-基础规范1文档编号:MZCWGF0012019密级:非保密2修订记录3培训管理流程图杭州#####服务有限公司1#企字〔2016〕0012关于###等通知的任命通知3各职能部门、各门店4:因公司发展需要,通过公开竞聘,经公司管理层研究,决定对以下通知进行人事任命,现予以公布如下:1、任命###为杭州#####服务有限公司##分公司经理,全面负责##分公司的经营目标达成与日常经营管理工作,向门店管理中心负责人汇报工作。

2、任命###为杭州######服务有限公司##部门经理,全面负责##部门的经营管理工作,向##中心负责人汇报工作。

3、……4、……本任命文件自2019年##月##日起正式生效。

希望以上任命人员认真履行本岗位职责,出色完成公司赋予使命。

特此通知!#################公司2019年11月11日红头:黑体红色小初号,段前1行,段后0.5行,单倍行距。

2发文号:黑体红色四号,段前0.5行,段后0.5行,单倍行距。

3 标题:黑体小二号,段前0.5行,段后0.5行,单倍行距。

4 正文:文字采用宋体小四号字,行间距为1.5倍行距。

5 印章:红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布。

关于公司####管理不规范的通报1#总办〔2019〕003号2##中心、##部3:经公司总经办审核发现,公司在####管理方面存在较为严重的不规范行为,将对公司##管理造成严重隐患。

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