9•37
2.3.3 编目
件 号
责任者
题名
日期
保管 页 备 期限 数 注
36
新闻宣传组
关于国际奥委会主席罗格在宁访 问的新闻宣传实施方案
20100812 永久
8
37
市委书记信箱 来信交办单
[关于李剑飞关于建议引进水上自 行车项目的来信的答复]（附来信 ）
20100813
永久
3
38
体育与场馆 关于赴新加坡青奥会、广州亚运
本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 记录本单位重大事件、活动的照片。 其他具有保存价值的照片。
9•40
3.2 归档要求
数码照片及其文字说明应同时归档 归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式 对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印出纸质照片
档案管理
什么是档案 文书档案 数码照片档案 实物档案 重大活动档案的收集 文献资料
9•15
1. 什么是档案
档案是阶级社会的产 物。
如：商代的殷墟、汉 代的兰台、石渠阁、 唐宋的架阁库、明清 的黄册库、皇史宬等 。
9•16
1. 什么是档案——定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形 成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各 种方式和载体的历史记录。
与制证工作相关的报名表、证件格式及内容等文件材料 ；
青奥组委外事接待、出访工作计划、安排及相关文件材 料，包括请示、批件、登记表等；重要外事活动方案，外宾、
贵宾名单，邀请函，会谈纪要，备忘录等；大型宴会方案等。
外交部及我驻外使(领)馆和驻外机构发来的电报。
9•23
2.1 文书档案归档范围——总体策划部
9•28
2.1 文书档案归档范围——体育与场馆部
竞赛规程总则、总秩序册，各竞赛项目设置方案、竞赛日程表 ；
确定比赛(训练)场地的文件材料； 28个国际单项体育组织（IF）关于确认奥运会比赛场馆、竞赛
日程的文件材料； 运动员资格审查办法； 运动员报名手册，技术代表、技术官员、运动员名册； 竞赛纪律的有关规定，抽签方案等； 编写的技术手册、指南等
要求组委会（或青奥办）答复问题的来文已经 作出明确答复；
应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。
9•13
4. 概念区分
“请示”与“报告” 。报告中不得夹带请示事 项。
“请示”与“函”（商请函、询答函、请批函、答
批函）
“南京市青奥办”与“南京青奥组委” “拟文”与“办文”、“传阅”
9•14
部
会实习考察情况的报告
20101231 永久
7
9•38
3. 数码照片档案
照片号：20100055 题 名：在国际奥委会
122次全会上国际奥委 会主席罗格宣布南京获 得2014年青奥会主办权 责任者：南京市青奥办 拍摄时间：20100110 摄影者：国际奥委会
9•39
3.1 归档范围
领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的 照片。
材料。
9•31
2.1 文书档案归档范围——信息技术部
“科技青奥”总体方案、实施计划； 计算机系统、通信项目等工作的运行、实施方案； 办公区局域网管理、设施布局、网络服务等文件材料；计算机
服务系统技术手册、使用指南； 青奥会期间的计时记分、成绩处理、运动会管理、青奥组委网
站等信息系统所形成的文件材料； 青奥会场馆电信和电子技术系统的规划、实施监督、验收、运
件
•
•青奥组委011〕7号
青奥组委函 ﹝2011﹞7号
•
青奥组委﹝2011﹞7号 签发人：╳╳
•委〔2011〕7号
•关于 ╳╳╳╳ 的函
•关于╳╳╳╳的请示
•
中国奥委会：
•
经╳╳╳╳*……
╳╳╳╳*……
•
╳╳╳╳*……。
•
•
附： ╳╳╳╳
•
╳╳╳：
•
一、小标宋或黑体
•
（一）3号楷体
•
1. 3号仿宋
•
公文处理与档案管理教材
9•2
公文处理
文件的生命周期理论 发文处理 收文处理 概念区分
9•3
1. 文件的生命周期
1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早 提出了“文件生命周期”概念。
9•4
2. 发文处理
9•5
发文处理
拟稿纸 文头纸
9•6
•第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
•第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文
青奥组委向国际奥委会提交的工作报告； 以青奥组委名义向国内外媒体和社会各界发布的文稿； 青奥组委年度工作报告、工作要点、工作总结； 青奥组委重点工作计划； 编制《总体工作进度表》及基础计划； 有关青奥村的工作计划和实施方案； 项目管理和风险管理工作中产生的文件材料。
9•24
2.1 文书档案归档范围——人力资源部
收、发的各类电报、传真、秘密文件。 青奥组委编印的大事记、简报等。 后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作规章制度等；车辆
安排、使用、调度方案；办公用品、设备的购置计划、请示、 批示及与有关单位签订的合同、协议等文件材料。
9•22
2.1 文书档案归档范围——国际联络部
接待国际奥委会、各国际单项体育组织成员形成的文件 材料；
组委会前一年档案归档
跨年度文件归档年度的确定★
9•34
2.3 文书档案的整理
9•35
2.3.1 件的确定
文件正本与不同稿本 正文与附件 正文与文件处理单等 原件与复制件 转发文与被转发文 报表、名册、图册等 来文与复文 未装订的式样同一的表格 不便拆开整理的会议记录类材料
9•36
青奥组委预算、决算； 各部门年度预算草案、最终批复及相关文件； 青奥组委经费使用规定、实施细则； 青奥组委财务制度及管理办法； 青奥组委物资需求计划，物资、采购的管理制度及相关文件； 青奥会财政风险管理过程中形成的文件； 青奥组委外汇使用和管理办法； 青奥组委出国人员用汇审核、批汇、结汇等工作中形成的文件
电话记录、处理意见、报告等有关材料。 7、外出考察活动资料、考察报告。 8、与相关单位或国际奥委会等国际组织的往来信函、文件
。 9、以青奥组委名义签署的各种合同、协议书、备忘录等法
律文本。
9•20
2.1文书档案归档范围——办公厅
上级机关制发的重要文件，包括党中央、国务院及中央、国家 有关部门对青奥组委请示事项的批复；上级领导有关青奥组委 工作的讲话、指示、批示、信函；党和国家领导人为青奥会所 作的题词、贺词、讲话和指示等。
9•27
2.1 文书档案归档范围——新闻宣传部
宣传工作大事记、简报、会议纪要等； 对国内、外宣传工作的意见； 宣传画册、折页、宣传画等宣传品的设计、评选方案及相关材
料； 参加国内外有关展览活动的布展方案、图片、预算等资料； 青奥组委网站形成的各种材料； 新闻发布会的材料及对国内、外宣传口径、宣传口号及标语； 比赛场馆、青奥村宣传布置方案； 接待境内(外)记者的方案及相关材料； 涉及奥林匹克出版物的相关材料
行及组织、培训、分配场馆运营队伍中形成的文件材料。
9•32
2.1 文书档案归档范围——后勤保障部
安保工作规划，比赛场馆建设中安保工作要求的相关文件材料 及各类安保工作信息资料；
设计、制作、审核、发放及管理各类证件的文件材料； 青奥会医疗服务工作规划；各项医疗准备工作的相关文件材料
； 配合有关部门推动开展疾病防疫、监测等工作的相关文件材料
9•25
2.1 文书档案归档范围——市场开发部
各项执行计划、赞助商识别计划、火炬接力活动市场开发计划 、文化活动市场开发计划、市场开发预算等；
青奥组委赞助商、供应商销售计划； 特许经营计划及邮品、纪念币计划； 对青奥组委潜在赞助领域和赞助企业进行调研、分析的材料； 对赞助商／转播商的接待计划及提供服务所产生的文件材料； 赞助商顾问组会议、赞助商研讨会等相关会议材料； 青奥组委票务战略计划和操作方案； 青奥组委捐赠登记及各类统计资料等。
2、两个以上部门联合发文
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅 ）
1、函件 青奥策函〔2011〕7号 2、批复 青奥宣复〔2011〕8号
9•11
3. 收文处理
9•12
3.1 文件办结
已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理 程序并有结果；
上级机关公文，已经通过行文或其他方式贯彻 执行；
9•29
2.1 文书档案归档范围——体育与场馆部
颁奖工作方案，奖杯、奖牌设计制作方案、合同书等； 审定场地、器材、计时、记分设备的文件； 选派培训裁判员，建立仲裁委员会，确定裁判长（总裁判长）
、副裁判长（副总裁判）的文件； 总成绩册，每日成绩公告。
9•30
2.1 文书档案归档范围——财务部
； 有关医疗培训和兴奋剂检测前期准备工作形成的文件材料； 与动物检验检疫工作相关的文件材料。 青奥会期间住宿、交通、餐饮战略计划、运行计划及相关文件
材料
9•33
2.2 文书档案的归档要求
归档文件应为原件 归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护
的要求 每年二月底前，将部门档案向办公厅档案室移交，六月前完成
（1）
•二
〇二〇一一年六月九日 •二月十一日二
•
二〇一一年七月四 日 •
9•7
2.1 组委会行文
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件
青奥组委〔2011〕7号
签发人：组委会领导
1、青奥组委的决定、意见、通知、通报；
2、青奥组委给国务院及其部门的报告、请示； 3、青奥组委与其它单位联合发文； 4、青奥组委各部门部级以下领导职务的任免； 5、以青奥组委名义批转组委会各部门的文件； 6、经委领导同意的其它文件。