企业行政作业指导书 Document serial number【UU89WT-UU98YT-UU8CB-UUUT-UUT108】目录第一节接听电话作业指导书第二节来访接待作业指导书第三节固定文件制作业指导书第四节档案立卷作业指导书第五节档案管理作业指导书第六节档案调配作业指导书第七节图书入库作业指导书第八节图书盘点作业指导书第九节文件收发作业指导书第十节受理员工申诉作业指导书第十一节物资设备盘点作业指导书第十二节行政库房盘点作业指导书第十三节提案管理作业指导书第十四节计划、总结、监控作业指导书第十五节会议组织作业指导书第十六节查场作业指导书第十七节查岗作业指导书第十八节车辆派单作业指导书第十九节固定资产及耐用品建档作业指导书第二十节物品采购作业指导书第二十一节物品调配作业指导书第二十二节物品报废作业指导书接听电话作业指导书任务接听电话部门综合办适用职位行政文秘及所有接听电话人员批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.使用规范标准的普通话；2.记录信息的准确度达到100%。
程序：1.电话响起。
电话铃响起3声内接听；2.接听电话。
左手拿起电话，右手准备纸和笔，微笑的问候：“您好，”3.了解对方情况。
包括：姓名、单位、来电的目的等；4.确定需接听电话人员是否在。
30秒内确定该人员是否在；5.如果在，请需接听电话的人员接听接话；如果不在，礼貌告知对方并询问是否需要留言。
6.记录留言信息。
完整，无偏差的记录信息内容；7.回馈留言内容。
第一时间与相关人员沟通，确保信息传递不失真、不拖延。
注意事项：1.适当提醒接听电话的人员必须言简意赅，尽量在节约时间；2.规范的普通话，语言清晰，控制说话的声音，避免影响其它人员的工作；相关表格：无来访接待作业指导书任务来访接待部门综合办适用职位行政文秘及所有接待人员批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.标准的普通话；2.热情、礼貌的接待来访者；3.杜绝访客无人问津的情况发生；4.来访办理的事情不论是否属于自己负责的范围，都不能说“不知道”、“不清楚”。
程序：1.迎接访客。
看到有访客进入公司，必须主动起身微笑、问好；2.了解来访目的。
与访客沟通明确来访的原因、寻找的对象、访客的基本信息；3.引导访客至来宾休息区；4.及时与被访部门沟通，确定被访人、是否接见以及见面时间；5.如果被访人暂时不能接见，应告知来访者原因以及等待时间，并准备茶水和报纸、杂志等供其翻阅；6.引导访客去相应部门；7.访问结束，应送别访客。
注意事项：1.用双手递接名片，拿名片的手不要放在腰上，接过名片后确定姓名正确读法；2.对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断，与相关人员进行沟通后确定是否引见；3.如果被访人不在，那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来，并让来访者确定是否等待，若不等待，应询问是否留下联系方式或信息；4.如相应部门负责人不必接见的访客，需婉转回答；5.记录要求：准确记录相关信息，及时传达。
相关表格：无固定文件制作作业指导书任务固定文本制作部门综合办适用职位行政文秘及所有使用者批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.打印、复印文稿，按送稿先后顺序安排；2.打字要快速、准确，排版美观，装订整齐；3.节约成本,废纸利用率达90%以上,纸张浪费率控制在5%以内；4.重要文件的文件格式字体、版式统一。
程序：1.明确文件类型及格式（1) 通知、通报、告示档的格式：标题居中1号加粗宋体，敬称顶格2号宋体，正文3号宋体，落款3号加黑宋体；（2) 红头文件格式：页眉为居中1号加粗红色宋体，宁港发［2008］X号为居中四号加粗宋体，正文标题3号加粗宋体，正文及落款小四号宋体；2.检查文件的内容，文件内容100%与工作有关；3.打印文件；4.填写《打字、复印登记表》。
注意事项：1.个人数据,禁止在公司打印、复印；2.注意数据信息的保密，不得截留任何文件；3.爱护办公设备，不得违规操作。
4.如行政人员下班后，有部门人员需加班使用复印机时，应与负责人沟通，填写《打字、复印登记表》，使用完后务必关机。
相关表格：《打字、复印登记表》档案立卷作业指导书任务档案立卷部门综合办适用职位行政文秘批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.各立卷部门使用本部门统一格式的档案装订档案；2.档案按不同年份进行立卷；3.档案立卷必须全面、无缺漏、4.有密切关联的文件不可分散。
程序：1．划定各部门档案范围及分类；（1）综合办：行政类：派车单，考勤记录，调查问卷，公司重要活动的剪报、照片、录音录像等；会议类：公司通知，各类报告、总结、领导讲话，会议记录、会议纪要；文件类：公司管理人员任免文件资料，公司的各项规章制度、实施细则，公司内部各种工作计划、总结、报告、指示、批复，部门流程、制度以及表格；设备类：办公设备说明书，公司重要设备数据线等；合同类：公司与有关单位签订的合同，公司与有关单位签订的协议书。
（2）企划部：图纸类：商场总体片面图、分块平面图，商场效果图、商场导师系统分布图，商场广告位分布图；宣传类：DM单页，报纸广告，招商手册，电视广告，企业简介手册；合同类：与各合作单位签订的合同，与各合作单位签订的协议书。
（3）物业部：行政类：保安、保洁考勤记录。
（4）商管部：单据类：出门证，加班单，罚款单。
2．有关材料的日常收集；（1) 各部门建立健全日常归卷制度。
对处理完毕或批存的归档材料，有专（兼）职档案员集中管理；（2) 各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷时使用的"案卷类目"。
"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号；（3) 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文档材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷；（4) 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文档材料，按照"案卷类目"条款，放入日常保存档卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
3.项目或年度结束时整理材料；4.材料清理、鉴别、补全、去除；5.确定保存期限、密级；6.装订成册，编制文件目录和电子目录；7.立卷上架，归档保管。
注意事项：1.公司密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；2.各部门、各员工严格执行立卷归档制度，归档档材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档；3.立卷时根据档形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的档材料组成一个卷。
相关表格：《档案分类、归档范围及保管期限表》档案调用作业指导书任务档案调用部门综合办适用职位行政文秘批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.借阅档案不得带离公司，且三日内归还；2.不得私自复印、摘录绝密技术数据；3.确保档案的完整性。
程序：1.经部门经理同意，员工可调用本部门档案；2.调用公司档案，提出申请，填写《档案借阅单》经行政主管审批，综合办主任审核通过，行政文秘记录后予以调用；3.调用档案，不得带离公司，公司档案被借出综合办时（或要求复印时），借阅人及时提出带出（或复印）申请，在档案登记表上登记，经综合办主任同意方可借阅；4.凡属绝密、机密数据与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经部门经理批准，综合办主任审核同意方可查阅；5.丢失数据者，应及时通知综合办负责人，以便采取相应的补救措施；6.调用、借阅完毕后，行政文秘对归还的档案进行检查，无误后归档并登记。
注意事项：1.员工调动时必须归还借阅档案，方可办理调动手续；2.借阅的图纸、数据，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
相关表格：《档案借阅单》档案管理作业指导书任务档案管理部门综合办适用职位行政文秘批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.档案无丢失、无损毁；程序：1.明确档案的划分：(1)永久保存档案：公司章程、组织规定及办理细则、董事会纪录、财务报表、政府机关核准档、不动产所有权及其它债权凭证、设计图、各部门规章；(2)其它经核定需永久保存的文书10年保存：预算决算书类、会计凭证、事业计划资料；(3)其它经核定需保存10年的文书5年保存：期满或解除的合约、其它经核定保存5年的文书；(4)无关紧要的，或时性文书，保存1年后销毁。
2.定期通知各部门负责人及时对到期文档进行存档工作；3.审核各部门报送的文件是否属于可存档文件；4.对各部门报送审核通过进行档案移交。
先办理移交手续，然后由经办人员在移交单上签名；5.对移交的文档进行登记编号和编制目录；6.将编制好的档案进行划分，存档；7.档案保管人员每月5-10日随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
8.每年对档案进行整理和和更换，对保存期限已到的档案，造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期后，按销毁流程给予销毁；注意事项：1.保管期限届满的档中，部分经核定仍有保存价值的文件，档案保管员将保留文件记录在《档案明细表》上，注明部分销毁日期；2.调查报告原件，由所在部门主管负责确定保存年限；3.每年更换档案时清理一次，已到保存期限的，给予销毁；4.由综合办主任指定专人负责管理永久和长期档案的档案柜；相关表格：《档案明细表》《档案销毁明细表》图书入库作业指导书任务图书入库部门综合办适用职位行政主管批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.图书名录100%完整；2.编码必须清晰、准确；3.检查图书无污损、缺页、破损等情况。
程序：1.图书书目审核。
各部门将所需要购买的图书书目提交综合办，综合办整理完毕后交总经理审核后购买；2.购买图书。
购买必须严格按照所审核过的书目购买，由行政文员负责，行政主管监督；3.检查图书。
检查购买的图书与购买书目是否相符合，是否有污损、缺页、破损等情况，如果有立即要求调换；4.核对发票。
行政主管负责核对发票上金额、数量、名称、日期等重要内容；5.加盖公章。
行政文员在核对、验收完毕后在图书的扉页、书脊等处加盖综合办条形印章，明确图书的所有权；6.登记管理。
行政主管按图书性质进行分类和编号，并对图书名称、出版社、购进日期、作者姓名、出版时间、价格等做出详尽记录；7.登记完毕后图书入库。
注意事项：1.图书未经盖章前不得借阅；2.图书必须盖标识的公章。
相关表格：《图书管理一览表》图书盘点作业指导书任务图书盘点部门综合办适用职位行政主管批准人部门经理总监总经理日期编号标准：1.数目100%准确；2.书目100%完整；3.书籍无丢失、无损坏；4.盘点图书期间图书不外借；5.图书盘点时间为每季度最后两天。
程序：1.收回所有书籍；2.确定好起点和终点。
找出起点及终点书物（某一分类号段落，例如：GW—0001，查出欲盘点书物的第一本（较小的分类号）及最后一本（较大的分类号）；3.排列书籍。