办公用品采购申请流程
一、流程图：
二、各步骤在SAP 系统中的操作说明
1、各需求部门提交采购申请：由各需求部门在SAP 系统内创建采购申请单。

具体SAP 系统操作如下： 事物码：ME51N
分两种情况：
⑴ 有物料号的办公用品的采购申请的创建 栏目名称 描述 R/O/N 用户动作或结果注意事项
物料号 物料号码 R 403400 申请数量 采购的数量 R 100
单位
物料的计量单
N
不输入，系统自动带出计量单位
位
工厂 工厂 R 1100 1100：江中药业工厂、
1101：江中药业中转库
1200：江中医贸仓库
2300：江中小舟仓库
输入以上数据，其他字段的数据不要更改，保存即可，在屏幕的左下角会产生一
个采购申请单号：
⑵ 没有物料号的办公用品的采购申请的创建
栏目名称 描述 R/O/N 用户动作或结果注意事项
A 帐户设置分类
描述
R K K：成本中心（唯一值）
短文本 物料描述 R 笔 因为物料没有物料号，所以必须输入
短文本，而且短文本的描述尽可能与
行政部提供的办公用品物料清单一致申请数量 采购的数量 R 50
单位 物料的计量单
位 R ZH 计量单位尽可能与行政部提供的办公
用品物料清单的计量单位一致
工厂 工厂 R 1100 1100：江中药业工厂、
1101：江中药业中转库
1200：江中医贸仓库
2300：江中小舟仓库
栏目名称
描述 R/O/N 用户动作或结果注意事项
PGR
采购组
R
002
输入以上数据回车，可以看到以下界面：
在“项目”数据的“帐户分配”视图，输入以下数据： 栏目名称
描述 R/O/N 用户动作或结果注意事项
总帐科目
办公用品对应的会计科目
R
55041706
办公费—办公用品费
成本中心
申请采购申请部门
R
1110
财务部（江中药业）
单击“项目”数据中的“评估”视图，
输入“评估价格”：1（全部输1，只是一个评估价格，与真实价格无关）
保存，在屏幕左下角产生了一个采购申请单号：
2、需求部门打印采购申请单并提交给行政部
事物码：ZCGSQ
栏目名称 描述 R/O/N 用户动作或结果 注意事项 工厂 O 1100
物料号 O
旧物料号 O
申请单号 O 10004101-1000410
5
采购组 O
申请下达日期 O 20030928-2003092
9
根据实际情况输入查询字段，但是以上五个字段至少要输入一个字段值
输入参数之后进入以下界面：
系统根据输入的查询字段值按照申请单号列出每张采购申请单的数据
各需求部门打印采购申请单之后由各部门领导签字然后提交给行政部。

行政部根据各需求部门的申请单清单，审核没有物料号的每张申请单中的“物料描述”和“单位”是否规范（是否与行政部提供的办公用品物料清单一致），如果发现物料描述或物料单位有问题，则行政部必须修改对应的采购申请单。

例如：若行政部规定“笔”的计量单位为“支”，但有的部门输入了“只”，则行政部必须修改计量单位。

3、行政部修改采购申请单并打印出采购申请汇总表
⑴ 修改采购申请单
事物码：ME52N
操作参见“创建采购申请单”
⑵ 打印采购申请汇总表
事物码：ZCGHZ
栏目名称 描述 R/O/N 用户动作或结果 注意事项 工厂 O 1100
物料号 O
旧物料号 O
采购申请单号 O 10004101-10004105
采购组 O
申请下达日期 O 20030928-20030929
根据实际情况输入查询字段，但是以上五个字段至少要输入一个字段值
SAP系统内的操作参照以上的操作文档，系统外的操作参照行政部的相关文件。