当前位置:文档之家› 会议管理办法制度

会议管理办法制度

会议管理办法(试行)
第一章总则
第一条为规范公司会议管理,提高会议质量,使会议务实,沟通迅速,确保会议内容及议定事项落实到位,特制定本办法。

第二条本制度适用于公司规定的定期会议及各种专题会议。

第二章组织与职责
第三条公司会议,归纳为四类:
(一) 公司级会议:总经理办公会、党政联席会、党委会、公司职工代表大会以及各种专题会议,应报请总经理批准后,由相关部门负责组织召开。

(二) 专业会议:系全公司性的技术、业务综合会(如经济活动分析会、生产技术会、生产调度会、安全工作会等),由分管副总经理批准,主管业务部门负责组织。

(三) 部门工作会:各部门召开的工作会,由各部门负责人决定召开并负责组织。

(四) 班组会议:由各支部或班组负责人决定并主持召开。

第四条上级或外单位在本公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会、座谈会等)由办公室受理安排,有关业务部门协助做好会务工作。

第三章会议安排与工作程序
第一节会议安排
第五条例会的安排
为避免会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

例行会议安排如下:
(一) 行政技术会议:
1.总经理办公会:研究、部署生产、经营、行政工作,讨论决定公司的重大问题。

2.公司职工代表大会:总结全年工作情况、部署新的一年工作任务,表彰奖励先进集体、个人。

3.经济活动分析会:汇报、分析公司计划执行情况和经济活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露问题,提出改进措施,提高公司经济效益。

4.安全工作会:汇报、总结安全生产工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施。

5.技术工作会(含生产技术准备会):汇报、总结当月技术和日常生产技术准备工作计划完成情况,布置下月技术工作任务,研究确定解决有关技术问题的措施方案。

6.生产调度会:调度、平衡生产进度,研究解决各部门不能自行解决的重大问题。

7.部门办公会:检查、总结、布置工作。

9.支部、班组会:检查、总结、布置工作。

10.班组班前会:对前一天工作进行讲评,布置当日工作任务和注意事项。

(二) 各类代表大会:
1.职工代表大会。

2.党员代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会。

(三) 民主管理会议:
公司民主生活会。

第六条其它会议的安排
凡涉及多个部门负责人参加的会议,均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后,方可召开。

第二节工作程序
第七条会议组织者的责任
(一) 会议发起人和主持人
1.确定会议目的;
2.确定会议议程及参会人员,审核会议通知;
3.控制会议节奏与进度,把握会议重点不偏离主题;
4.掌握会议时间;
5.确保会议不受干扰,主动处理解决“干扰性”行为;
6.会议结束前提出未完成事项,分配工作任务,要求责任明晰,完成期限明确具体;
7.会议纪律的监督执行;
8.会议决议或对策实施效果跟踪验证。

(二) 通知人的责任
1.拟订会议通知(内含会议议程),发送至各参会部门或人员;
2.会议因故取消或延迟,至少提前半小时通知相关人员。

(三) 记录人
1.组织参会人员签到;
2.现场记录会议内容(文字记录);
3.会议纪要的整理、报批,并发送至指定人员;
4.检查、协调和跟进会议执行状况;
(四) 参会人员
1.事前准备相关会议资料;
2.遵守会议纪律;
3.会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动;
第八条会议准备和要求
(一) 议题准备
各类型会议召开前均要拟定会议议题,通知与会人员,各部门要围绕议题做好充分准备,需要通过会议向领导汇报和请示的问题,要有明确具体的方案或意见,避免会议时间过长。

(二) 会前协商
会议议题,凡涉及其它多个部门的,事先要进行会商,取得一致意见,避免会议限于争执不休局面。

(三) 资料准备
会议召开前需就会议议题收集、整理有关资料,必要时可列简要的书面提纲,并在会前提前半天以上送至与会人员,便于与会人员阅读并准备意见。

(四) 拟好会议议程
会议举办方就会议的内容,拟定出会议议程,并按照会议议程展开会议。

(五) 落实会场
会议召开前要提前落实会场(备好多媒体、坐位、座签、茶具茶水、水果等)。

(六) 发言要点
参加会议人员汇报工作、讨论问题,其发言要围绕会议议程和主要议题,简明扼要,条理清楚。

(七) 与会人员要准时到会,不得无故缺席或中途退场。

第九条会议纪要与督查
(一) 会议记录人在会议结束后形成会议纪要,总经理办公会会议纪要报总经理批准后,发送至与会人员;各种专题会议报分管领导批准后,发送至与会人员,同时抄送总经理。

(二) 会议决议执行人在收到会议纪要后,必须严格执行决议,逐项落实。

决议落实人员负责检查相关人员落实决议或有关工作的完成情况,并向会议主管部门汇报。

第十条会议纪律规定
(一) 与会人员准时到会,并在《会议签到表》(见附件一)上签到,否则按缺
席处理;
(二) 会议发言应言简意赅,紧扣议题;
(三) 属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言;
(四) 参会人员在会议期间不随意走动、交头接耳;
(五) 会议召开期间,与会人员遇突发事件急须处理时,应通知会议负责人;
(六) 需要提问时,首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言;
(七) 参会人员因突发事件不能准时参加或缺席时,至少提前半小时通知会议负责人,或委托职务代理人参加;
(八) 与会人员会议期间将手机关机或将手机调为振动,会议期间禁止接听电话,如有紧急事情处理,需到会场以外的地方接听;
(九) 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。

第四章附则
第十一条本办法由办公室负责解释。

第十二条本办法自颁布之日起施行。

附件:1.会议签到表
2.总经理办公会会议议题审批表
附件一
会议签到表
附件二
总经理办公会会议议题审批表。

相关主题