注释：
•
• • •
供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功 后淘汰
终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货 时间 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具《仓库清查报告》；品管部对客户索赔情况以及 生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告 采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批 10
在限定时间内处理检验不合格的货物 物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略 微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成 书面报告，参与讨论人员签字确认
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• •
负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录
折让方案须经主管副总批准 供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中
•
• • • • •
终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议 书，以报主管副总评审
应视供应商对生产影响程度，采取不同措施 淘汰供应商后通知相关部门 终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔 清查，出具书面报告，由供应商签字确认 对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款 在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问 题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作
•
• •
品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字
收料通知单在采购部存档，副本送交财务部留底备查 财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账
注释：
. • • 根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单 及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上 实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时与供应商 取得联系
7
采购与付款内控流程——新供应商开发控制（2）
管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要 关键控制点： • • • • 收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程
•
及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作
12
采购与付款内控流程——采购程序的控制（1）
供应商 生产部 采购员 采购部经理 主管副总
根据生 产订单, 下达采 购指令
修改
根据采购指 令,拟定订单
复核订 单
不修改
不批准
订单金额 是否在其 权限内 收到订单， 签字、盖 章确认 向供应商发 出订单
是
否
采购与付款内控流程
浙江济民制药股份有限公司
采购与付款内控流程——说明
目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序 范围： • 本程序适用于济民股份的采购与付款管理
•
•
本程序与公司财务管理制度相衔接
本程序与公司存货管理程序相衔接
2
采购与付款内控流程——相关部门人员职责
职位 职责
审核重大采购项目 批准供应商 采购与付款政策制度的确定 参与供应商合同签订的谈判 批准支票 审批采购计划 审批计划外采购 负责余额调节表的审核 核对原始凭证，开出付款凭证 批准付款凭证 执行结算事宜，开出支票
•
合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中
注释： • • • • • • 采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出面商讨修改事宜 公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订； 合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等 采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批 每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表 采购基本合同副本送交财务部备案
注释： • 采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，
•
• • • •
要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量
电器类配件需要申请备案 对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资 料也添加入供应商档案 8
与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈 记录 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作单位价格表》
6
采购与付款内控流程——新供应商开发控制（1）
供应商 品管部 采购部
网络寻找、招标等形式
复审
收集、整理供应商基 本资料，初步审核
提供样品
报药监局相关部 门备案
审批 填写《请试单》 ，交品管部归口 检测
不符合生产要求
样品检测，出 具《验证报告 单》
符合生产要求
样品报废——参 照固定资产报废 流程执行
小批量试用 是否满足生 产要求
满足
对供应商现 场进行考评 ，形成书面 考查报告
不满足
添加入供应商档案 小批量采购 进入合同 签订流程
全检合格
•
对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见
16
采购与付款内控流程——退货的控制（1）
品管部 生产部 采购部 主管副总
货物检验不 合格
不批准
签发不合格 单据
会同生产、技术、 采购部等部门人员 对品管部意见进行 讨论，并决定处理 方式
折让
与供应商 商讨折让 协议
审批
提出退货 或者折让 意见
退货
办理折让事 宜，报财务 部入账 办理退货 事宜
采购与付款内控流程——采购基本合同签订与复核的控制（1）
供应商 采购员 采购部经理 主管副总
商谈合同细节，如付 款方式、付款比例， 草拟采购基本合同
批准
审批
不批准 不批准
审批
批准
合同需要变更
获取合同变更 依据 存档，并将 副本交财务 部留底备案
与供应商签 订合同
否
是否为 公司主 要原材 料
是
与供应商签 订合同
高级管理层
财务部主管
应付账款会计 资金主管 出纳
复核员
余额调节编制员（会计） 生产中心副总
复核支票
编制银行存款余额调节表 参与供应商选择、谈判 决定选择供应商
3
采购与付款管理流程——相关部门人员职责（续）
职位 职责
参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同 审核年月采购计划 负责采购退货事宜 调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件 复核材料质量 与供应商协商退货事宜 检验货物质量 负责提出退货或折让意见 将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物 合理保管货物
通知相关部门
不批准
提出取得货款 余额书面申请
确认
不批准
审核处 理结果
批准 批准
协同仓库、品管部 门进行索赔清查， 形成书面报告 交供应商 签字确认
审批处 理结果
通知财务部按 基本合作合同 进行金额付款
9
采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（2）
管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产 关键控制点：
采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（1）
供应商 采购员 采购部经理 主管副总
供应商问题较多 提出终止合作申请 提出终止合作 书面依据
填具供应商取 消配套资格建 议书
评审供 应商对 生产的 影响
影响较大
无影响或 影响小
寻找新供应商替代 新供应商开发成功 收到终止合作 通知本核 算明细
价格核算 价格谈判
批准
不批准
价 格 审 批
5
采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（2）
管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本
关键控制点：
• • • 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准
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采购与付款内控流程——收料通知单及发票的控制（1）
品管部 仓库 财务部
进入退货 控制流程
不合格
收到货物
检验 质量
合格
清点数量，与订单 及对方送货单核对； 若有差异，由送货 方签字确认 根据实收货物 数量，填制收 料通知单 收料通知单存档， 副本送交财务部存 档备案
入库单连 同发票一 起转移至 财务
注释： • • • • • • 品管部全面检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认 若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准 检验不合格货物在10天内处理 采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商合作 采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款 采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道 18
审批
批准
发回订单， 并发货
收到供应商确 认订单，存档， 并将副本交采 购部和财务部 留底备查
跟踪供应商 发货情况