(2)本站程序文件、作业文件等管理体系文件由质量负责人审核，技术负责人批准、发布；
(3)本站一般技术性文件由技术负责人(业务室)组织编制或由相关专业组编制。
4.6文件的发放
4.6.1受控文件的发放
(1)受控文件由质量负责人按需求分发至部门及有关人员，并填写《受控文件发放与回收登记表》，领用或借用人签字；
Q/SH
永吉县畜牧局农畜实验室管理体系文件
Q/SH002006
程序文件
文件控制与维护程序
版次：A/1页次:1~4
编制:日期:
审核:日期:
批准:日期:
受控印章:
持有人:
2014年1月5日发布2014年1月10日实施
永吉县畜牧局农畜实验室程序文件
文件编号:
文件控制与维护程序
第X页共X页
第A版第X次修订
颁布日期年月日
(8)图书资料一览表Q/SH002.006F
(2)不加盖“受控”印章的文件为非受控文件。本站编制的和外来的一般性技术性文件，均属于非受控文件，执行一般性技术文件管理规定管理。
4.2外来文件的接收
(1)凡外来文件先由资料信息员接收、登记，填写《外来文件等级表》；
(2)文件先由站长或技术负责人批阅，提出处理意见，填写《文件处理表》；
(3)按处理意见送至传阅人或执行人(如，需要文件可复印，留于传阅人或执行人处使用)；
(4)文件原件和《文件处理表》，由资料信息员分类存档；
(5)如外来文件属质量文件，还应交质量负责人按受控文件处理。
4.3文件的编制
(1)本站管理体系文件的编制按《管理体系文件编制与管理程序》规定分工负责；
(2)一般性技术文件由相关部门和相关人员编制。
永吉县畜牧局农畜实验室程序文件
文件编号:
文件控制与维护程序
(2)受控文件破损影响使用时，可由各部门向质量负责人申请置换完好的有效文件，但必须上交破损的有效文件并由质量负责人销毁；
(3)如受控文件丢失，应想质量负责人提出书面申请，经批准后由质量负责人补发，丢失的文件一旦找回，应立即上交质量负责人并销毁Βιβλιοθήκη 4.6.2一般性技术文件的发放
(1)一般性技术(如请示、报告、总结等)发放前，应填写《发文审批表》，说明主送、抄送、拟稿人、核稿人等，随文送至站长或技术负责人审批；
1目的
对本站质量管理体系所要求的文件(包括资料数据及需要控制的外来文件及标准)进行控制和维护,确保本站及有关场所使用的文件及资料为最新有效版本.
2适用范围
适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制和维护。
3职责
(1)质量负责人负责本站质量管理体系文件的管理,包括本站的质量手册、程序文件、作业文件和外来质量文件，如技术标准、技术法规、计量检定规程等的控制和管理；
(2)换发新版文件时，原版次有效文件由各组收回交自含量负责人做好标记，并及时销毁。需作资料保留的，须加盖“作废”印章标识后方可留用。
4.9文件归档与管理
(1)本站所有文件，由资料信息管理员进行存档；
(2)受控文件按外来法规法令技术标准类和本站管理体系文件类分别列出《受控文件一览表》。一旦归档按《记录管理程序》执行；
(3)所有存入软盘的文件应进行适当标识、编目，由资料信息管理员按档案管理规定保存。更改或换版时应及时修正；
(4)所有图书和技术性资料，均编号并列出清单。
永吉县畜牧局农畜实验室程序文件
文件编号:
文件控制与维护程序
第X页共X页
第A版第X次修订
颁布日期年月日
4.10外来文件的控制
(1)上级办法的指导性文件,由业务室负责管理,并控制其有效性;
(2)直接引用的各类外来文件,质量负责人按本程序受控文件管理的有关规定控制其有效性，并报业务室备案；
(3)委托方提供的资料文件，由业务负责其有效性，并报档案室备案。
5相关文件
(1)《记录管理程序》Q/SH002.028
(2)《编号管理规定》Q/SH003.044
(3)《档案整理规范》Q/SH003.043
4.1.2外来文件
(1)外来质量文件(如国家及上级机关办法的有关法规、法令、政策以及行业可直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等)；
(2)外来技术性文件(如上级批示、指示和委托方提供的资料、信函及传真件、电话记录等)；
(3)外来图书和技术资料
4.1.3文件的受控和非受控
(1)文件上加盖“受控”印章的文件为受控文件。本站编制的管理体系文件(如质量手册、程序文件及作业文件等)和国家现行有效的相关法规、法令、政策及行业和当地需直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等质量文件、属于受控文件；
第X页共X页
第A版第X次修订
颁布日期年月日
4.4文件的编号
(1)本站所有管理体系文件均按《编号管理规定》Q/SH003.004进行编号；
(2)本站编制的拟发放技术性文件，按本站发文编号进行编号；
(3)本站图书和技术性资料按本站图书资料编号。
4.5文件的审核、批准和发布
(1)本站质量手册由质量负责人审核，站长批准、发布；
(2)经站长或技术负责人审批后，由资料信息员填写《发文登记表》，划密，并按审批发放范围发放，原文需按类归档。
4.7文件更换和换页
如本站管理体系文件需修改，应按《管理体系文件编制与管理程序》Q/SH002.001执行。
4.8文件的换版与作废
(1)有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废。按原发放范围、发放程序换发新版本文件；
(2)技术负责人(业务室)负责外来技术文件的控制和管理；
(3)各职能部门的专用文件及资料由各职能部门自行控制保管；
(4)档案室负责所有文件的存档。
4程序要点
4.1文件的分类
4.1.1本站编制的文件
(1)本站编制的管理体系文件(如质量手册、程序文件、作业文件等)；
(2)本站编制的各类一般性技术文件(如请示、报告、总结等).
6记录
(1)外来文件接受登记表Q/SH002.006A
(2)发文登记表Q/SH002.006B
(3)文件处理表Q/SH002.006C
(4)文件审批单Q/SH002.006D
(5) (受控文件)发放与回收登记表按《管理体系文件编制与管理程序》
(6)文件更改单按《管理体系文件编制与管理程序》
(7)受控文件一览表Q/SH002.006E