图1
可见内页空出了学生的姓名、性别、出生年月日、身份证号、专业等个人信息，所以设定好位置格式后只需要引入变量即可自动生成，我把这个文件设定为主文档，因此，符合了邮件合并的功能的条件。

三、主文档的创建。

启动Word2003程序，我首先根据毕业证的实际大小和纸张方向进行页面设置。

然后根据毕业证书内页的空白位置，以文本框的形式（将文本框的“边线”设置成“无线条颜色”、“填充”设置为“无填充颜色”）设定与毕业证内而相关的打印内容（即学生信息和固定内容）的位置及格式（如图2），在图1中，“校长：”处是印章的，我们对此处不用处理。

图2
并在空白白纸上打印出来，与空毕业证内页叠加比较，微调打印内容直到与毕业证上的空白位置合适为止。

把调整合适的文件保存为“内页模板.doc”。

四、提取并处理数据。

根据内页模板即图2中列示出的学生信息变量（用红色显示变量），从个人信息表中提取有用信息并加工。

图3
在图3中，（1）处为姓名，（2）为性别，（3）为出生年（大写），（4）为出生月（大写））为出生日（大写），（6）为专业，（7）身份证号。

这些信息有些为表中现有信息，可以直接调入使用。

有些不可以直接使用，比如出生年月日，身份证号码显示的阿拉伯数字，而毕业（1） （2）
（3）
（4） （5）
（6）
（7）
图4
第三步：输入公式完成后，按回车键，这样可以计算出第一个学生的出生年。

第四步：拖动F2单元格的填充句柄，如图5所示。

即可计算出所有学生的出生年。

图5
第五步：计算学生的出生月：在G2单元格中输入如下公式：
=choose(mid(C2,11,2),"一"，"二"，"三"，"四"，"五"，"六"，"七"，"八"，"九"，，并按回车键。

第六步：计算学生的出生日：在H2单元格中输入如下公式：
=IF(LEN(MID(C2,13,2))=2,CHOOSE(MID(MID(C2,13,2),1,1)+1, "","十", "二十CHOOSE(MID(MID(C2,13,2),2,1)+1,"","一","二","三","四","五","六","七","八","九
第二步：显示“邮件合并”工具栏（依次单击“视图”“工具栏”“邮件合并”），该工具栏如下图6所示：
图6
第三步：单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，弹出如下“选取数据源”对话框，（图7）
图7
第四步：在“查找范围（I）”处的“我的数据源”下拉列表按钮，找到并选择上面建立好的Excel数据源文件“个人信息.xls”，如图8所示。

图8
第五步：单击上图9中的“打开”按钮，在弹出的“选择表格”对话框中选择“Sheet1$”工作表，单击“确定”按钮。

2、插入数据域。

删除主文档中如“某某某”，把光标置于要插入相应项目（姓名）的位置，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，在弹出的“插入域”对话框中，单击“域”列表框中的相应项目（姓名）（与“个人信息.xls”表格中的标题列是一一对应的），如图9所示，
图9
然后单击“插入”按钮，最后单击“关闭”按钮。

（Word中不能一次插入多个域，插入完毕不自动关闭弹出的窗口）。

重复上述操作数次，依次插入其他变量（性别、出生年、出生月等等）。

全部完成之后，“内页模板.doc”是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我把插入的数据域都用红色表示）：如图10所示。