办公设备及耗材管理制度
为进一步严肃财经纪律,规范采购制度,大力倡导节约为荣浪费为耻的优良风尚,经研究制定《办公设备及耗材管理制度》。
一、办公设备及耗材的范围。
办公设备是由单位统一采购登记的电子设备、机械设备,包括台式电脑、手提电脑、复印机、打印机、传真机、投影仪、电话机、照相机、摄像机、移动硬盘等。
办公耗材包括打印复印纸张、信笺、信封、打印机墨盒与硒鼓、复印机硒鼓、碳粉、传真机专用纸及碳粉条、优盘、笔记本、回形针、订书机及钉、夹子、文件夹等。
二、办公设备的采购程序。
重大办公设备经单位会议讨论决定后,由办公室报总经理批准,经总经理同意后采购。
三、办公设备的登记备案。
办公设备一律经办公室负责登记造册备案,其备案表由办公室及单位财务存档。
四、办公设备的维护与保管。
办公设备实行分类管理:
1、复印机、投影仪、公用打印机、照相机、摄像机由办公室统一保管,任何部门需要外借使用者,须书面报告办公室,办公室按先后顺序及重要程度决定是否外借。
2、台式电脑、传真机、电话机由部门负责保管,保管期间如因非公事损坏、丢失等情形,由该部门集体负责修复或赔偿,保证其处于完好使用状态,所发生费用不得列支单位财务费用。
3、手提电脑、移动硬盘、独立光驱由部门明确专人保管,期间如发生非公事原因损坏、丢失等情形,由该人负责修复或赔偿,保证其处于完好使用状态,所发生费用不得列支单位财务费用。
如因公事原因毁损、丢失,应及时报告分管领导,进行调查核实后,报单位务会议讨论后妥善处理。
4、办公设备维修。
由部门报办公室统一安排维修。
保修期外设备原则上委托供货单位负责维修。
五、办公耗材使用及管理。
1、办公耗材由办公室统一采购。
供货方根据供货价格、供货质量、服务质量综合评定,每年确定一次。
2、办公耗材实行计划管理。
复印打印纸、笔记本、书写工具、装订工具及配件等实行统
一采购计划供应。
单位内部文件、资料除特殊要求外必须双面打印,单位建立单位域网统一负责打印,除密件及涉及经费、考核等内容外各办公室不得自行打印材料。
公用复印机打印机使用实行主动登记制度。
3、电子易耗品由办公室统一采购,损坏或升级时,要以旧换新,登记到人。
如发生遗失
现象或无理由毁坏者,由该保管人负责赔偿。
人员调离时,电子易耗品应上缴办公室。
六、外协产品制作管理。
外协产品是指必须由专业单位制作的印刷品、宣传资料、电子媒体、影像资料等。
由分管领导提出,主要领导同意后邀请两家以上外协单位提出方案,在同等质量和服务前提下确定最低价作为委托方。
各部及个人不得私自安排各种外协产品的制作。