河南前所商贸有限公司各部门管理制度
第一章总经理办公室管理制度
一、会议管理制度
第1章总则
第1条为了规范总经理办公会议的管理，提高总经理办公会议的效率，特制定本制度。

第2条本制度由总经理办公室制定，呈准后通知实施，修改时亦同。

第2章会议的主持与内容
第3条总经理办公会议由总经理或分管业务的副总经理提议并主持，由总经理办公室协调组织、准备和召集。

第4条会议的主要内容有以下四点。

1. 研究、部署并讨论商场超市的重大问题，如确定商场超市的发展方向及规划，制定商场超市的各项规章制度等。

2. 总结评价每月商场超市工作情况及营业情况，安排布置下月工作任务。

总结每一季度的工作情况和成绩。

3. 表彰奖励先进集体、个人经营活动，汇报、分析商场超市计划执行情况和经营活动成果。

4. 提出改进措施，广泛采纳能提高商场超市经济效益的良策。

第5条总经理办公室要做好会议记录，及时传达所需要贯彻的内容，并检查其落实情况。

第6条会议主持人、召集部门和与会人员都应做好准备工作，如拟好会议议题和提案，确定汇报总结的提纲、要点。

第3章会议的安排
第7条安排例会。

为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

1. 总经理办公会:研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大事项。

2. 行政事务会:总结评价当月销售工作情况，安排布置下月工作任务。

3. 经营活动分析会:汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。

4. 安全工作会（含治安、消防工作）:汇报总结前期安全、防损、消防工作
情况，分析处理事故的方法，检查、分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

5. 部门事务会:检查、总结、布置工作。

第8条安排其他会议。

凡涉及多个部门经理参加的各种会议，均须于会议召开前十天经分管副总经理批准后，报总经理办公室汇总，并由总经理办公室统一安排召开。

1. 总经理办公室每周应将公司例会和各种临时会议进行统一平衡，并编制会议计划，分发到公司主要管理人员及有关服务人员手中。

2. 凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。

未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

3. 对于准备不充分、重复性或无太大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。

4. 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。

5. 各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

第9条有以下原因，副总经理以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会。

1. 有重要事项需提交公司办公例会讨论决定。

2. 需录用或辞退各部门重要业务管理人员。

第4章会议的程序
第10条首先是做会前准备。

会议主持人、召集部门和与会人员都应分别做好准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案，决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水，通知与会者等。

第11条其次是进行会议通知。

将会议名称、议题、会期、起止时间、地点、出席人员范围等准确通知到有关部门和人员。

参加会议的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。

第12条再次是进行会期服务。

会间需用的文件资料，要准确、完整地发放给与会人员；做好会议记录；做好临时议题的调整和安排。

第13条会后工作如下。

1. 根据会议精神，总结编写文件、简报并及时下发。

2. 根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作，并立卷归档。

3. 会议形成的决议，由与会的公司领导班子成员签字确认，并协调各部门贯彻落实，同时组织检查，并向有关领导汇报。

4. 会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见。

5. 会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收人签收。

6. 会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。

7. 会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。

8. 会议纪要属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。

第5章附则
第14条本制度由总经理办公室制定和修订，各项条款的解释由总经理办公室负责。

第15条本制度自审批通过之日起生效。

二、会客预约制度
第1条为了规范总经理会客预约的管理，提高总经理办公室工作效率，特制定本制度。

第2条本制度适用于总经理办公室各员工。

第3条总经理办公室人员接到预约时，应了解客人的身份、特殊要求和会面时间，做好书面记录。

第4条把接待重要客户的任务以书面或电话形式上报总经理。

第5条总经理接到通知后，应详细了解客户的身份、特殊要求及会面时间。

第6条总经理办公室人员根据总经理的安排做好接待准备工作，具体工作包括以下四点。

1. 会议室、文件资料的准备。

2. 相关部门配合的准备。

3. 招待的准备。

4. 其他准备工作。

第7条热情迎接客人的到来。

第8条本制度由总经理办公室制定，各项条款的修订需报总经理审批。

第9条本制度自审批通过之日起开始实施。