员工费用报销管理规定
第一条: 目的
为了严格公司管理制度, 合理控制公司经营费用, 根据公司经营活动的特点, 特制订制度。
第二条: 适用范围
本制度适用于公司所有员工。
第三条: 报销职责:
1、报销人须对报销单据的真实可靠、完整性负全部责任; 如发现有不真实的报销内容, 不予报销, 并给予处罚( 请领导补充) 。
2、报销所属部门主管须认真核实单据再签名, 并为所签报销单负连带责任, 若有包庇作假等行为, 追加签名者责任( 请领导补充) 。
第四条: 报销时间:
费用报销单于每月10号之前上交财务部, 报销费用审核完后, 财务部于25号之前发放报销费用( 如有特殊原因延后须提前知会) 。
项目部报销单也必须在10号之前寄到部门主管收取, 请提前安排并寄出报销单, 以免延误报销时间。
第五条: 报销流程
报销人填制单据→部门负责人→出纳→财务主管→总经办审批
( 票据齐全) ( 审核并签名) ( 审核票据及报销内容)
第六条: 报销单粘贴、填写及发票要求
1、费用报销单须采用公司统一报销单、黑色签字笔填制, 并注明报销日期, 用途, 附件张数、金额及相关备注。
费用报销单的填写一律不允许涂改, 特别是金额, 合计金额要精确到分, 并要保证大、小写一致, 大写金额为零的不得以”×”、”/”等代替, 否则无效。
2、报销发票须粘贴整齐, 贴于费用报销单后方, 一份报销单最多报销四项费用。
3、报销项目及粘贴过程中应区别费用性质( 如: 交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等) 分类报销、粘贴, 便于归类计算和整理。
4、员工报销费用必须凭相对应的发票报销, 如特殊原因未有发票可凭收据报销( 不得自制收据及原始凭证报销) , 收据上方须写上公司名称并盖有出票方的章印方可报销。
缺少的部分发票, 员工须找齐其它发票
做填补。
如有单据丢失情况发生的, 可填写现金支出证明单由知情人证明情况( 无知情人的由上级审核批准) , 经签字批准后按照费用报销金额的90%准予报销( 请领导补充修改) 。
第七条: 报销规定:
1、业务招待费管理:
1.1定义
a)业务费: 指因业务需要赠送客户的礼金、礼品、纪念品、烟、酒等。
b)招待费: 指因业务需要宴请客户的用餐费( 包括工作餐) 、娱乐费用、接待客户发生的差旅费、住宿费, 参观费等及招待来访客户的茶叶、水果、饮料等费用。
招待费的接待对象为上级领导、业主单位、重要业务联系单位、政府机关相关人员等。
1.2管理流程
1.2.1公司用于接待客人的茶叶、水果、饮料, 以及以公司名义制作的纪念品、礼品等, 统一由公司综合部按照公司要求采购、订做、保管、发放, 各部门需领用时, 按有关规定填写《礼品领用单》, 办理领用手续。
1.2.2各部门因公需要宴请客户及购买礼品赠送客户的, 应事前填写《招待费申请单》, 经相关领导审批后方可开支。
因工作外出或无法填写申请单时, 由招待申请人以电话、短信、邮件的方式向有关领导提出申请, 经批准后方可实施招待, 事后三个工作日内补办申请手续, 无补办手续的不得报销招待费用。
申请限额只准”一事一用’’, 不得互相套用。
业务招待费申请标准审批表:
1.2.3因公宴请接待客户时, 由相关部门实行对口接待, 严格控制公司陪客人数, 原则上陪客人数不得超过2人, 若公司陪同用餐人员多于2人时, 应事先经过分管副总经理批准。
宴请接待严格执行分档次接待原则, 各档次选定1-2家酒家、宾馆对应接待, 禁止越档次接待。
定点酒家( 宾馆) 每月定期结账, 结账报销时应附每次明细消费清单。
1.2.4公司下属分公司、子公司员工因公务出差到总公司, 一律在食用工作餐; 总公司员工因公务到分公司、子公司出差原则上用工作餐接待。
特殊情况报总经办批准。
1.2.5接待人员必须在业务招待费发生后10个工作日内填具《招待费报销单》, 并附《招待费申请单》( 如果属于出差过程中产生的招待费, 需附有《招待费用使用说明》) 经相关部门负责人、总经理审批核准后,
出纳人员方得凭以报销。
业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则, 不得由她人代报业务招待费。
公司业务招待费报销需凭写有公司名称的合法、有效发票( 陪同人员必须在发票背面签名确认金额并对签名负连带责任) 及《招待费申请单》报销, 不得虚报、冒领, 上述情形一经查出, 除追回已经报销款项外, 并视其情节轻重给予不同程度的处罚; 无票、收据、填写不清晰或理由不充分以及不符合业务招待标准、报销流程、审批权限的, 财务部有权拒绝报销。
1.3用餐标准及陪同人员
1.3.1一般业务往来单位至公司办公的经理级以下的工作人员需用餐的, 可由公司负责具体接洽办公事务的人员负责至前台工作人员处登记并预订工作餐( 标准: 20元／餐) ; 如实际情况确需超标准支付的, 须报总经办批准; 内部人员招待用餐( 到综合部做登记, 就餐对象、人数、金额, 签名确定) , 如未知会批准者, 不予报销, 对内招待按30元/人标准。
1.3.2对业主单位和重要业务联系单位经理级以上工作人员的接待,
由相关业务部门负责, 内部陪同人员不得超过2人, 每次接待及宴请标准控制在80元／人以内, 酒水标准白酒控制在150元／瓶以下, 如实际情况确需超标准支付的, 须报总经办批准;
1.3.3特殊情况下由总经办批准掌握标准。
报销时需提供总经理签名确认的《招待费用申请单》;。