・医学论文撰写讲座・参考文献管理软件———EndNote简介(一)任爱国 通常,在用Micro soft Word撰写论文的过程中,如果要插入参考文献,需要依次输入参考文献的编号,再做成上角标格式,如“[1]、[225]、[1,5,628]”;在文末则要逐条键入与文内引用相对应的文献编号和参考文献信息。
如欲增加或删除参考文献、变更参考文献的顺序,或者改变参考文献的格式,必须重新手工操作一遍,效率十分低下,而且极易出错。
如文末文献的编号与文内引用编号不一致、引用同一篇文献时出现多个编号、英文拼写错误、文献格式不正确等。
事实上,这些正是论文稿件中最常见的错误。
撰写综述或学位论文时,参考文献的数量大多在数十篇,甚至百篇以上。
参考文献的编辑尤其烦杂,而且更容易出现错误,影响人们对论文的评价。
使用Word的尾注功能,也可部分实现对参考文献的自动管理。
但与专门的参考文献管理软件相比,仍然不够便捷。
参考文献管理软件可以非常方便地查找到需要的文献、插入Word文本内、自动生成杂志需要的格式,并且可以轻松完成参考文献的修改和参考文献格式的变更。
不但效率高,而且可将参考文献中的错误减少至最低。
文献管理软件有多种,国外的如EndNote、Reference Manager、Procite、Biblioscape等;国内的如医学文献王、Note Express等。
Procite和Reference Manager不支持中文,Biblioscape易用性不是很好。
以下介绍EndNote的使用方法。
一、EndNote概述EndNote由Thomson Corporation下属的Thomson ResearchSoft(http://www1endnote1 com)开发,目前最新版本为X(1010)。
Endnote 的主要功能包括:11建立本地文献数据库:通过将CD2ROM文摘数据库或网络文摘数据库检索结果保存后导入、作者单位:100083 北京,北京大学生育健康研究所健康促进研究部网络文摘数据库检索后直接输出、远程联机检索、手工输入等方法,建立本地专题文献数据库,便于浏览、检索和标记(读书笔记)。
21自动生成参考文献清单:通过与Word的无缝衔接,在用Word撰写论文时,在文内插入需要的参考文献,在文末自动生成符合杂志要求的参考文献清单,并可轻松实现对参考文献的修改,如增加、删除、变更顺序等。
31管理参考文献全文、图片、表格:将EndNote数据库内的文献信息与本地的文献全文、图、表,或网上的pdf全文建立链接,便于阅读和管理。
二、EndNote的安装EndNote的安装与一般软件的安装过程类似。
安装完成后,在桌面增加EndNote图标,并在Windows内增加“EndNote”程序组,内含“EndNote Help,EndNote Manual,EndNote Program和Update EndNote”四个图标。
点击“EndNote Program”即可启动EndNote。
EndNote除了独立运行之外,还作为Word的一个插件,与Word协同工作。
安装成功以后,系统自动在Word中建立一个EndNote X工具栏。
通过点击工具栏上的按钮,可以实现两者的协同工作和互相切换。
三、EndNote的工作原理EndNote需要首先建立一个本地数据库,以1enl为扩展名。
数据即参考文献。
可以通过以下任何一种或多种途径得到:从文摘数据库(如M EDL IN E、CBMdisc、CN KI等)检索、存盘,然后通过过滤器(Filter)导入。
从网络文摘数据库(如EMBASE、Ovid等)检索后直接输出(Export)。
从全文网站下载(Download)。
远程联机检索。
手工输入。
・621・数据库一旦建立,可以在本地浏览和阅读,还可在数据库中增加文献读书笔记。
在写作论文需要插入参考文献时,利用EndNote中的命令或Word 中EndNote插件的命令按钮,将相应文献插入Word文本内。
最后,按照选定的式样(Style),逐一或者成批生成文末参考文献清单。
EndNote 的工作原理,见图1。
图1 EndNote工作原理示意图 在使用EndNote之前,需要了解几个与EndNote有关的基本概念。
11Library:EndNote数据库,即EndNote用来在本地存储参考文献信息的文件,扩展名为1enl (EndNote Library之意)。
每条文献即为一条记录。
21Reference:参考文献。
一条参考文献就是EndNote数据库内的一条记录。
EndNote数据库中的参考文献可以从多种途径获得,见图1。
31Reference Type:参考文献类型,比如Journal Article(杂志文章)、Book(书籍)等。
41Import Filter:导入过滤器,将文献检索结果导入EndNote数据库时所用的过滤软件。
由于每个文献数据库的输出数据格式都不一样,导入数据时应根据文献数据库选择对应的Filter,才能将检索结果正确导入EndNote数据库。
EndNote自带国际上各种常见文献提供商的Filter579个,但无中文文献库的Filter,需要从国内网上免费下载(如http://dhp1ys1681com),也可以自己制作。
51Outp ut Style:输出样式,即参考文献在Word文本内的引用格式和文章末尾参考文献清单的格式。
每种杂志的参考文献格式可能不尽相同,撰写论文时,需要选用自己打算投稿的杂志的Style。
EndNote自带了2305种杂志的Style。
同样,没有中文杂志的Style,需要从网上免费下载(如http://dhp1ys1681com),也可以自己制作。
四、EndNote数据库的建立启动EndNote,在弹出的窗口内选择“Create a new EndNote library”,点击“O K”。
在弹出的窗口内选择EndNote数据库文件的存放地点(文件夹),为文件命名,点击“保存”。
这样,一个空的EndNote数据库即建立完毕。
在EndNote数据库所在的文件夹内,除了以“1enl”为扩展名的数据库文件外,还有一个与数据库文件同名,但以“1Data”为扩展名的子文件夹,用于存放EndNote数据库内插入的文件或图表等。
五、EndNote的界面和菜单(一)EndNote的界面11主窗口:上部的窗口即主窗口,用于浏览参考文献的关键信息。
默认显示8个字段:Image (图表)、Link to PDF(PDF文档链接图标)、Aut hor(作者)、Year(出版年)、Title(标题)、Journal/Secondary Title(期刊名)、Reference Type(参考文献类别)、U RL(文献的网址)。
点击这些字段条就可以交替按照这些字段的升序或降序对参考文献进行排序。
显示的字段个数、顺序、名称和字段名称可以定制(Edit→Preferences…→Display Fields)。
在主窗口内可以对参考文献进行检索、编辑、复制、删除、增加新参考文献等操作。
用鼠标或键盘的上下移动键可在文献间移动。
双击某一文献即可打开一个新窗口,可以对该文献进行浏览和编辑。
21预览窗口:下部的窗口为预览(Preview)・721・窗口。
点选主窗口文献时可以在预览窗口中显示其详细信息。
一次只能显示一条文献的信息。
信息显示格式可以在工具栏右侧的下拉菜单(或点击Edit→Outp ut Styles),从列表选择,如Annotated (同时显示摘要)、Aut hor2Date、Numbered、Show All等。
也可以按照某种杂志的格式显示。
显示格式也可以自定义(Edit→Preferences…→Display Fields)。
(二)EndNote的菜单EndNote的主要菜单有下列几项。
11File:用于新建数据库、打开已有数据库、另存数据库、导出数据、导入数据等。
21Edit:用于拷贝、粘贴数据、编辑输出式样、编辑导入过滤器、定制EndNote等。
31References:用于新建、编辑、删除参考文献、插入对象(如图、表、文件等)、检查重复文献、建立文献与网页或p df文件的链接、打开已建立的链接等。
41Tools:用于联机文献检索、恢复破坏的EndNote数据库等。
六、EndNote数据库文献的导入或输入可以通过多种方式和途径,往EndNote数据库内添加参考文献数据。
(一)从Medline CD2ROM检索和导入1.检索:利用Medline CD2ROM进行检索,然后保存(Download)检索结果。
2.导入:(1)点选EndNote“File”菜单里的“Import…”;(2)在弹出的Import对话框内,点击“Choo se File…”按钮,选择Medline CD2ROM检索保存的文件,然后点击“打开”按钮;(3)在“Import Optio n”下拉菜单里选择“Medline(SP)”过滤器。
如果列表里没有,可以从选择“Ot her Filters…”进入“Choo se An Import Filter”对话框,进行查找并选择Medline (SP);(4)在“Duplicates”下拉菜单内选择重复文献的处理方式:Import All(不作任何处理)、Discard Duplicates(去除重复文献)、Import into Duplicates Library(导入重复数据库)。
(5)点击“Import”按钮,导入完成。
(二)从PubMed Medline检索和导入1.检索:(1)在PubMed网站(http://www.ncbi. /)上进行检索;(2)在“Display”下拉菜单中选择“M EDL IN E”;(3)在“Send to”下拉菜单内选择“File”;(4)在弹出的窗口中选择“保存”,保存检索结果。
如果没有弹出窗口,请检查IE的下载阻止功能设置。
2.导入:(1)点选EndNote“File”菜单里的“Import …”;(2)在弹出的Import对话框内,点击“Choo se File…”按钮,选择PubMed Medline检索保存的文件,然后点击“打开”按钮;(3)在“Import Option”下拉菜单里选择“PubMed(NL M)”过滤器。
如果列表里没有,可以从选择“Ot her Filters…”进入“Choose An Import Filter”对话框,进行查找并选择PubMed (NL M);(4)在“Duplicates”下拉菜单内选择重复文献的处理方式;(5)点击“Import”按钮,导入完成。
(三)从EMBASE检索和输出在EMBASE网站(http://www.embase. com/)进行检索;在“Selected:”处选择要下载的文献数量;点击“Export”链接;在弹出窗口的下拉菜单中选择“EndNote”,然后点击“Export”按钮;在弹出的窗口内选择“打开”,在弹出的“Select a Reference Library”窗口内选择事先建立的EndNote数据库,然后点击“打开”,输出完成;也可以不选择“打开”而选择“保存”,将检索结果保存(文件扩展名为.enw),以后需要时再双击该文件,将检索结果输出至事先建立的EndNote数据库。