三、运行说明
（一）本制度运行原理 本制度根据本单位自身的情况和单位内存在的问题，参考内控管
理制度而指定的。 （二）本制度所需配套措施
要想建立合理的完善的制度，必须一定要有管理改革措 施，要做到上述所说；
1.提高领导和管理者的责任意识 2.对内部控制制度要进行有效的评价。
3.建立相对独立的内部审核机构，充分发挥其监督作用。 总之，对单位内部管理制度的实施，要综合运用全方位、 全过程的管理模式，运用后勤手段、经济手段、法律手段，才 能达到预期的效果，才能真正建立健全完善的单位内部管理制 度。
办公用品申请表
序号 品名 规格 数 备 申请部 申请人 量 注 门 签字
01227 本记本 联想， 2 欠 后勤科 后勤盖
电脑 高
缺
章
00864 桌椅 单人大 2 换 后勤科 后勤盖
型
旧
章
二月份那次申请购买，登记入账备注填写同样是欠缺。财务人员经此两 项购买登记已在办公费的使用上达到18200元，而原本这是可以避免 的。2月份的电脑购买配给了单位领导李某，李某的笔记本又因为4月12 号的调职，不了了之。由于领导换任，把前任离职留下的新桌椅换成了 新购买的这两套。任务到了后勤科，后勤对于电脑的库存不足，单位人 只有再次申请购买。一般笔记本电脑后勤是一年半左右或者二年左右视 领导情况可以申请领用或者采购，而二月份的申请已用。 （三）使用情况：办公用品尤其低值易耗的办公用品使用只要各个科室 人员签字或者盖章，就可以领取。而稍微大型的物品，比如台式电脑在 维修不好的情况下，领取新式申请只要科室领导签字或者盖章，超过3 台电脑或者以上才需要高层领导的签字。上面领导的自我方便，下面制 度的政策方便。造成了内部人员对待办公物品的使用上宽松。没有严格 的监督管理，小型的低值易耗品，如A4，A5纸后勤一月份的库存不到一 个月就已使用完毕,每个月的财务预算总是超支，财务部和领导因为费 用使用是为领导和各个科室，因此便不与理会这些预算超支情况。
1、 选题立项的起因、理由
离开学校实习期间，我在兰花集团的大阳煤矿实习。而在 2012年3月份到5月左右的这段时间内，我通过观察以及在单位内 的亲身经历让我发现所在单位上的后勤管理不足，尤其是后勤对 办公经费的使用上。每月的办公经费使用数额非常高，这里的办 公费是指购置小额办公用品费、书报费、交通费、购买硬盘、光 盘、软盘等电脑用品，以及插座等维修零件、包括从仓库领用的 办公用品；还有一些因为其它原因另行设置的明细账目、科室物 品费、等等费用。在单位内部的大多数人，使用办公物品时是随 意又大方。人员众多，使用量大，这是管理高层对这些东西消耗 不重视的缘由，申请就批,库存不够就去购买。在对待低值易耗 品的费用花销上，大家都到了相对奢侈的地步，让人看的揪心。
(3） 领用发放 对于物品的领用一定要计划供应，并且发放时一定要:一核对，二签
字，三记账，四盘点。同样的单据要一式三份，领用单位、发放单位，
财务各保管一份。要不定期的检查使用情况，看是否虚报领用。各部门 按规定时间统一领取办公物品，同时间领取物品，可利用单位之间的了 解查看是否有乱用物品的人员、单位，也有利于监督、节约。 低值易耗品领用表；
设计是针对单位的实际情况，管理经营制度设计的，是根据其业务 流程设计的，而且与其单位相关人员相适应，使本制度在实施方面与单 位的制度、人员相配套，本制度规定明确详细，操作性强，可以在单位 贯彻执行下去，所以本设计符合单位关于管理的要求，可行性较高。
序 物品 备注（是 数 号 名称 否易耗 量
品）
检查 领用人 结果 （科）签
字
矿领 导签 字
备注(使用 方向)必填
(4） 对于非低值易耗品，让各部门采取以旧换新制度(如鼠标，计算 器，订书器）。而消耗品额外领取时填取使用方向（笔记本，科室人员 数目，会议记录）。 （五）禁止外借，单位内的办公物品不许外借其它单位，各科室的东西 不许带出单位，如果因外借造成损坏的要双倍赔偿。 （六)严于律己，单位办公用品禁止用在私人地方，尤其是领导要以身 作则。 （七）财务人员对于各科每月报上来的办公用品使用费要核实 （八）加强单位领导责任意识，每月都上报办公费的使用情况，提高管 理者对费用的敏感性，对财务的使用状况有个清楚的认识。
位内的管理要求，也更符合现代的市场化经济、企业自身经营发展 特点的企业内部管理制度体系。 （二）本设计的实用价值 1．本制度是根据公司的流程和环境专程设计的。 2．本设计严格了内部办公用品的管理制度，避免了相关人员 挖 企业墙角、及内部人员的营私舞弊。 3．本设计也能够更好的方便管理公司的内部会计业务，有助于提 高公司的内部环境和经济效益。 （三）本设计的可行性
一个大型的企业单位，对待办公费用的态度让人对公司内部 环境担忧。良好的公司环境有利于企业的发展，环境良好对员工 工作状态有利。
对此我凭借自己微薄的知识对办公费用进行了设计，望大家
指证。
二、设计内容 大阳煤矿办公费管理设计方案
第一章 单位情况
大阳煤矿分公司是山西兰花科技创业股份有限公司的重点煤炭企 业，现有员工2000余人，固定资产1.8亿元，年生产能力达150万吨,国 有中型矿井。现管辖部门有财务科，销售科，通风科，后勤科，生产 科,运输科等等多个科室，和一些非科室的内部部门；如车队、核算 室、办公楼，队部、信息中心、调度室等。
（三）运行中的注意事项 1．本制度可根据公司实际变化经批准、履行一定程序后进 行 补充及修改。 2．领导不能凌驾于制度之上，违反制度规定，破坏制度执 行， 应该在制度实施过程中起到领导带头作用，严格执行公司制 度。
四、设计的自我评价
（一）本设计的创新点 这套制度相比公司以前的制度更大胆更认真更适合现在的现在单
采购员
采购原 因
1
2 Biblioteka 3 4 5
6
7
8
9
10
金额合计
申请人
办公室主 任
部门责任 人
财务责任 人
矿领导
晋城兰花集团大阳煤矿办公费管理
制度设计
模拟委托单位：兰花集团大阳煤矿 模拟委托单位负责人： 委托时间： 设计单位： 技术顾问（指导教师）： 设计人所在专业和班级： 设计人学号： 设计人姓名： 复核人： 设计完成时间：
目录
1、 选题立项的起因、理由 2 二、设计内容 3
第一章 单位情况 3 第二章 单位内部办公费用存在的问题 3 第三章 对应问题产生的管理方法 5 三、运行说明 8 （一）本制度运行原理 8 （二）本制度所需配套措施 8 （三）运行中的注意事项 8 四、设计自我评价 9 （一）设计的创新点 9 （二）设计的实用价值 9 （三）设计的可行性 9
第2章 单位办公费的问题
（一）个人信息：本人在实习期间属于单位后勤供应科，我负责办公楼 用品管理及办公经费的报账登记。两个月左右的时间，我负责了两次报 账登记。
（二）实际业务：以下是单位2012年4月12号那天的办公用品购买填报 的采购申请表，电脑笔记本新购买2台，价格16000元。新式桌椅2套 2200元。因为单位高层每人有权配备一台笔记本电脑方便随时使用，所 以有了这项业务，并且通过批准，而且是领导使用，单位领导和采购部 抱着睁一只眼闭一只眼的态度通过了我们后勤科的申请。其实在2月份 的前期，实际已经申请购买了一台笔记本.
办公用品申请单
序 品 数 金 单 申请 备 签 矿领 号名 量 额 价 人 注 字 导
（2) 低值易耗品的采购规定
各科室是根据需求量申请领用，而采购部根据各科室的情况采 购。对于采购金额超过500元以上的必须要有矿领导的签字。
办公用品采购申请单
采购申请日期： 年
月日
编 号
名 称
规 格
数 量
单价 金额
第三章 对应问题产生的管理方法
对于每个月甚至每两个月都有办公费预算超支的情况，有人员过度使用 浪费照成的，也有领导奢侈浪费照成的，加上财务人员责任意识问题， 形成了上述情况，对此解决方法有以下； （1) 制定低值易耗品的领用管理规定：
1、 申请原则：要从实际出发，不要盲目的申请，或为私人使用而 去申请，一经发现严惩。 2、 申请时间：每个月的27号去后勤申请下个月的领用物品，如过 期不申请的视为无申请需求。 3、 申请程序：填交申请单，申请单由办公人员汇总申请需求，由 申请人签字，交到办公室，办公室主任查看经过核实无误后，方可 交由后勤部。后勤部查实无虚领后再签字，通过申请。如超过等价 金额500元的需要矿领导签字但金额超过5000元以上必需两人以上领 导签字方可通过申请。