建设工程声像档案编制与移交
广州市城市建设档案馆
二〇〇九年七月
声像档案整理编制要求
1 建设工程声像档案归档范围
与建设工程有关的重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的声像资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。

归档范围参见附录A
2建设工程声像档案的归档要求
2.1建设工程项目符合以下条件之一，除了做好照片档案归档与移交外，还须归档并移交专业级专题录像档案：
1 总投资在人民币1亿元以上或建造10栋以上小区的工程项目。

2 获市级以上（包含市级）奖励的工程项目。

3 申报鲁班奖等奖项的工程项目。

4 国家、省、市级的重点工程项目。

2.2 归档的声像档案材料应做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确。

电子文件归档保存选用只读光盘作为载体。

2.3 照片档案的归档要求
1 光学胶卷照相机拍摄的照片应冲洗为3寸的彩色照片，并与底片同时归档。

归档的照片与底片影像一致。

2 数码照片归档应当符合下列要求：
（1）以数码照相机拍摄的照片，应当使用500万像素以上数码照相机的最高解像度拍摄；
（2）数码照片的采集采用JPEG、TIFF、RAW格式。

其中， JPEG格式的文件大小不低于1M， TIFF 或RAW格式的文件大小不低于10M。

（3）归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。

2.4 其他载体档案的归档要求
1 录像磁带需采用DV、DVCam等具数字转换格式及功能的带型。

2 录像档案资料一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明。

3 专题录像档案应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。

4 录像档案电子文件格式应当采用MPEG2或AVI格式。

5 录音档案电子文件格式应当采用MPEG3或WA
3 立案的原则与方法
3.1 归档的声像档案按照建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像档案按照专题立卷。

4 案卷的编目
4.1 卷内文件按照拍摄的时间顺序排列，同一时间拍摄的按事情的重要程度排列。

4.2 卷内目录的编制
1 卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式参见附录B1。

2 序号：即声像档案文件顺序号，用阿拉伯数字从“1”依次标注。

3 责任者：填写声像档案拍摄者或者录制者姓名。

4 文件题名：直接表达文件中心内容，包含人物、地点、事由等要素特征的名称。

5 日期：填写拍摄日期或者录制日期。

6 页次：填写照片或者底片在卷内的所在页号。

7 磁带时间码起止：填写一条录像或录音文件开始与结束的磁带时间码。

8 文件量：填写电子文件的大小，以M（兆）为单位。

9 卷内目录一式两份，一份置于案卷内，另一份置于《声像档案移交目录》内。

4.3 卷内备考表的编制
1 卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式符合C。

2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

（卷内备考表主要标明卷内文件的总数量（照片档案、底片档案标明张数，录像档案和录音档案标明时间长度，电子文件标明文件量）、以及立卷单位对案卷情况的说明。

）
3 立卷人、审核人由立卷单位的立卷人、审核人签字。

4 时间填写完成立卷时间。

4.4案卷封面的编制
1 案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，一般由①工程名称；②分部工程、专业名称或专题；③载体名称三部分构成。

2 案卷封面样式符合附录D。

3 档号、档案馆（室）号、缩微号待移交市城建档案馆时统一填写。

4 案卷题名:应简明准确地揭示卷内文件的内容。

（1）建筑工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单项工程名称、分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容，其中卷内文件概要必须符合（附录A1）中所列案卷内容（标题）的要求。

（2）市政工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单项工程名称、分部工程或专业名称、里程、卷内文件概要等内容。

其中卷内文件概要必须符合（附录A2）中所列案卷内容（标题）的要求。

（3）地下管线工程档案案卷题名应包括建设工程项目名称、单项工程名称、专业管线工程、卷内文件概要等内容。

其中卷内文件概要必须符合（附录A3）中所列案卷内容（标题）的要求。

4 当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

5 编制单位: 填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要
的，其余用“等”代替。

6 编制日期: 填写案卷内全部文件形成的起止日期。

5 案卷的装订与装盒
5.1声像材料的装订
1 照片固定在照片芯页（样式见附录J1）上；底片放入底片芯页的底片袋（样式见附录J2）内。

2 芯页信息的填写参见4.2，其中“题名”即“文件题名”，“照片号”、“底片号”分别填写“照片”、“底片”的序号，“参见号”不必填写。

3 录像带、录音带应当在磁带和磁带盒正面分别贴上标签（样式分别见附录K2、K3）。

5.2 案卷的装盒与卷盒的填写
1案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒。

卷盒样式符合附录D、E。

2卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。

6声像档案的移交
6.1建设工程声像档案与纸质档案同步移交.
6.2声像档案移交目录册的组成
1封面
2概况表
3移交书
4案卷目录
5各卷内目录
6.3声像档案移交目录册的装订
文字材料必须装订，装订前必须剔除文件上的金属物。

装订应采用线绳四等分三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。