Q/KQGQ/KQG 1CW 024-2013发票、收据管理规定2013 - 08 - 14发布2013 - 08 - 14实施内 蒙 古 大唐国际克什克腾煤制天然气有限责任公司企业标准 内 蒙 古目录前言 (II)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 管理职责 (1)5 管理内容 (1)5.1 组织管理体系与职责 (1)5.2 发票、收据的开具 (2)5.3 发票、收据的取得 (3)5.4 发票、收据的保管 (4)5.5 责任追究处罚 (5)6 相关文件 (5)7 记录及报告 (5)前言为规范公司发票、收据管理工作，根据《中华人民共和国发票管理办法》《会计基础工作规范》和《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》等法律法规的有关规定，特制订本标准。
本标准由综合管理体系办公室提出。
本标准由财务部归口管理。
本标准起草部门：财务部。
本标准主要起草人：赵京。
本标准主要审核人：赵京。
本标准批准人：肖大斌。
本标准由财务部负责解释。
本标准是首次发布。
发票、收据管理规定1 范围本标准规定了公司的发票、收据管理的基本规则。
本标准适用于内蒙古大唐国际克什克腾煤制天然气有限责任公司的发票、收据管理工作。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
《中华人民共和国发票管理办法》《会计基础工作规范》《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》3 术语和定义无4 管理职责4.1 财务部a)是发票、收据的统一管理部门；b)负责发票、收据相关规定的制定、修订；c)负责公司发票的购买和自印冠名专用发票、收据的统一印制；d)负责根据公司的经济业务和往来业务对外开具发票、收据；e)负责对公司收取的发票、收据进行稽核；f)负责公司发票、收据的保管和公司收到的增值税专用发票抵扣联的保管。
4.2 办事部门a)业务经手人对经手的收据和发票承担送达责任；b)保证所提供的开票信息和取得的收据或发票与所发生的经济业务性质相符。
5 管理内容5.1 组织管理体系与职责5.1.1 发票、收据的领购是指财务部办税人员持税务登记证副本、发票领购薄、IC卡或金税卡、发票专用章或财务专用章、购票人员身份证及税务要求的相关证簿到所属税务机关购买合法发票。
5.1.2 发票、收据的印制和领购管理要求5.1.2.1 财务部发票管理员根据发票、收据的使用情况，填写《发票、收据购买/印制申请单》（以下简称“《申请单》”），经业务主管审核，并经财务部主管副部长或财务部部长审批后方可购买/印制，并将购买/印制结果补充到《申请单》，购买/印制后存入财务部临时库房保管。
财务部发票管理人员需妥善保存《申请单》，每年年底统一装订成册，并作为财务资料移交财务部档案管理员，作为档案保存。
5.1.2.2 公司各部门使用的发票、收据，必须由财务部统一向税务机关购买或者申请印制。
5.1.2.3 发票领购必须由财务部专职办税人员办理，原则上应专人专车或两人同行。
5.1.2.4 领购发票、收据时，专职办税人员和发票管理人员要及时进行检查，如有残缺、少份、缺号、错号、上下联错位、未印防伪标记等印制问题，应整本退回。
5.1.2.5 要建立发票、收据领用登记簿，由专人负责发票、收据的领用登记，做到交接签收记录完整，定期编制公司“发票、收据领用存月报表”。
5.1.2.6 发票、收据购买/印制后，必须于当日直接送存发票临时库房保管，不得携带或送存到其他任何场所。
5.1.2.7 严禁向税务机关以外的任何单位和个人购买发票。
5.2 发票、收据的开具5.2.1 发票、收据的开具，是指当公司对外发生经济业务和非经济事项时，按经济业务和往来业务内容向付款方开具发票、收据。
5.2.2 发票、收据开具管理要求5.2.2.1 发票、收据开具人，必须是财务部指定发票管理人员，其他任何人不得代替开具发票、收据。
遇有特殊情况，需由其他人员临时代替发票管理人员开具发票、收据时，必须经财务部负责人书面同意。
5.2.2.2 发票开具机器，必须存放财务部指定地点。
5.2.2.3 发票内容必须如实反映公司的实际经济业务内容，应根据实际经济业务内容选择恰当的发票类型，且应符合主管税务机关的相关要求。
严禁自行扩大各种专业发票的使用范围。
不得代其他单位开具发票。
5.2.2.4 发票必须根据销货清单、合同并经相关业务部门审核认可后的单据，按经济业务内容开具相关业务发票,未发生实际经济业务一律不得开具发票。
5.2.2.5 发票、收据须按时间、顺序，逐栏、全部联次一次性如实复写或打印，内容完全一致，并加盖单位发票专用章。
5.2.2.6 发票、收据项目必须填写齐全、准确，与实际业务相符，字迹清楚，不得压线、错格，小写合计数前用“￥”符号封顶，未填写的大写金额单位应封顶。
5.2.2.7 必须如实填写付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称，付款单位和发票单位原则应保持一致。
5.2.2.8 发票开出后，当发生销货退回或当月开错发票跨月修改时须开具红字发票的，必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方的有效证明。
发生销售折让的，在收回原发票并注明“作废”字样后，重新开具销售发票。
开具红字发票内容、金额必须与原发票一致，并将原开具的正数发票收回作为附件。
5.2.2.9 发票开具后，必须由对方单位签收；业务经手人代为送达的，需由业务经手人签字，承担送达责任，并在一周内将送达结果在登记簿上注明。
5.2.2.10 必须在收到足额资金款项后方可对外开具发票。
若未收款或收款金额不足，必须经财务部负责人及财务负责人共同书面审批同意后方可开具发票。
5.2.3 自印冠名专用发票开具管理要求（开具自印冠名专用发票，必须依据用户提供的缴费单等原始缴费凭证，并与之核对，专用发票各栏目包括：开票日期、客户名称、商品名称、单位、数量、金额、营业网点、换开发票凭证、大小写金额、开票人等信息，必须逐项如实填写。
5.2.4 增值税专用发票开具管理要求5.2.4.1 公司在销售货物或者应税劳务时，应向索取增值税专用发票的购买方开具增值税专用发票，并在增值税专用发票上分别注明销售额和销项税额。
属于下列情形之一的，不得开具增值税专用发票：1.向消费者个人销售货物或者应税劳务的；2.销售货物或者应税劳务适用免税规定的；3.小规模纳税人销售货物或者应税劳务的。
5.2.4.2 专用发票各联次需准确、合法使用。
专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。
发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。
其他联次用途，由一般纳税人自行确定；5.2.4.3 作废的专用发票，销货方必须在开具专用发票当月，收回发票联、抵扣联，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存，并将作废专用发票在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理。
专用发票符合以下条件，可按作废处理：1.收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；2.销售方未抄税并且未记账；3.购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”或“专用发票代码、号码认证不符”的；5.2.4.4 增值税专用发票开出后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，销货方应根据税务机关出具的《开具红字增值税专用发票通知单》，开具负数发票。
5.2.4.5 因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，由购买方填报《开具红字增值税专用发票申请单》，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具《开具红字增值税专用发票通知单》，销货方根据通知单开具红字专用发票。
5.2.4.6 因开票有误购买方拒收专用发票的，且在有效认证期限内的，购买方应提供拒收证明，说明导致开票错误原因、错误的具体项目（如发票开具时间、发票金额、税额等）以及正确内容，销货方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》，主管税务机关审核确认后开具《开具红字增值税专用发票通知单》，销货方根据通知单开具红字专用发票。
5.3 发票、收据的取得5.3.1 发票、收据取得是指公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项或非经济往来业务时，应当向收款方取得相应发票、收据。
5.3.2 发票、收据取得管理要求5.3.2.1 取得的发票、收据种类、内容必须与所发生的经济业务性质相符。
5.3.2.2 发票、收据中所列基本信息必须填写齐全，包括客户名称、税务登记证号、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额，开票人，开票日期，开票单位(个人)名称(章)等项内容，并检查发票是否盖有收款单位发票专用章。
5.3.2.3 发票、收据取得人应审核发票填开项目是否齐全、准确，检查发票注明的开票单位名称、加盖的发票专用章或财务专用章、合同签订单位名称、收款单位名称之间是否相符，所开具的内容是否真实并与本单位的经济业务一致，如发现问题必须及时与开票单位核实、更换。
5.3.2.4 取得的发票、收据抬头与公司全称要求不一致的，应责成付款业务经手人更换。
5.3.2.5 发票、收据填开项目不齐全、内容不真实、字迹或加盖印章不清楚、有涂改迹象、开具项目与所发生经济业务不符等不符合发票相关管理规定的发票，以及经税务机关通报作废的发票一律不得作为报销凭证，财务部及相关业务人员必须拒绝收取。
5.3.3 增值税专用发票取得管理要求5.3.3.1 取得专用发票的内容必须与所发生的经济业务性质相符，发生以下经济业务原则上必须取得增值税专用发票：a)存货；b)固定资产；c)物料；d)生产用水电气；e)软件产品；f)办公用品；g)维修料及加工、修理、修配劳务；h)劳保用品；i)其它用于生产经营的购进货物和应税劳务。
5.3.3.2 专用发票的取得人收到供应商开具的增值税专用发票后，应审核发票内容是否清楚、准确，如发现发票代码、发票号码、金额、税额、密码区及纳税人识别号等无法辨认的情况，须先行和供货单位核实、更换。
5.4 发票、收据的保管5.4.1 发票、收据保管是指对发票领、购、存环节中，按有关规定指定专人保管未开具的空白发票、收据、已开具的发票、收据存根联、取得发票、收据的发票联或抵扣联等，对发票、收据的交接、传递、保管进行控制，以保证发票、收据的安全与完整。
5.4.2 发票、收据保管要求5.4.2.1 所有空白发票、收据自印、购买、领用后，应由公司财务部发票管理员专人管理，存放在有安全保护措施的保险柜中，视同现金管理。