贷款档案管理办法一、总则（一）为进一步规范料小额贷款公司(以下简称“公司”)贷款档案管理工作，确保公司能够及时、完整、规范进行贷款业务档案管理操作，主要风险能得到有效控制，有效地为公司的贷款提供参考依据，特制定本办法。
（二）贷款档案是公司在办理各项贷款活动中形成的，具有查考、利用价值的各种不同形式和载体的历史记录。
是公司信贷工作的真实记录，是贷款管理工作的原始凭证和参考依据。
（三）本文件是系统性文件，适用本公司贷款业务管理的全过程，供信贷员、风险管理专员、档案管理员、贷后管理人员、内审人员使用。
（四）公司按照档案集中管理的原则，加强对贷款档案的管理。
明确分管领导，建立贷款档案管理网络，档案管理人员应和其他部门密切配合，共同做好贷款档案的收集、管理工作。
二、贷款档案管理的原则（一）贷款档案分为核心资料和附属资料。
1、核心资料包括企业基本资料、自然人基本资料、贷款业务档案和其他核心资料等；2、权证类贷款档案是指担保方式为抵押或质押等方式贷款中所涉及的重要权利凭证或重要法律文件，重要凭证原件提交财务部门入库保管，贷款业务档案资料留存复印件；3、管理类贷款档案是指借款人及担保人提供的与信贷业务相关的贸易合同、项目审批手续等文件，及信贷人员按照信贷操作流程对借款人及担保人进行贷前调査和审查形成的相关资料；4、要件类贷款档案是指用于证明信贷业务法律行为的基本要件以及信贷业务操作环节的相关业务凭证。
（二）贷款业务档案管理实行"分级建档、集中管理、专人负责"的管理原则；贷款业务挡案资料由客户经理归集，并对真实性、完整性、合法性负责。
贷款企业提供的资料必须加盖企业公章（单项资料涉及多页情况，加盖骑缝章），复印件应由客户经理签字确认真实性。
（三）公司全部贷款业务均应建立业务档案。
（四）贷款业务档案以每笔业务合同为单位建立档案进行管理，卷内可以多册。
（五）企业基本资料、自然人基本资料档案以客户为单位归集建档并整理成册；基本资料档案可以在不同业务间共享，但信贷员应确认现有档案资料能够反映客户最新信息。
（六）公司贷款档案由信贷部综合员集中保管，各部门间进行档案交接应进行登记。
（七）贷款档案保管期一般为每笔贷款业务结清后次年的1月1日起5年；重要档案，如各种报表的年度汇总表、业务档案交接表和销毁清单应永久保管。
（八）因工作失误致使贷款档案毁损、遗失的，应根据责任人的过失情况进行责任追究。
三、贷款档案管理流程（一）贷款档案的收集、整理、移交工作。
信贷业务部信贷员：1、放款当日将抵押物产权证书、抵押物他项权证、抵（质）押物财产保险单、权利质押的有价单据原件移交财务部门；2、完成放款后10个工作日内将全部资料移交综合员，填写《贷款资料存档目录》；3、每月最后1个工作日前将贷后检査资料移交档案管理员。
(二）审査贷款档案的完整性、合规性。
综合员：1、审核客户经理提交的资料是否完整；2、审核客户经理提交的资料是否合规；3、专人保管《贷后档案资料移交清单》，按年装订，结清贷款装订成册。
(三）黏贴印花税。
档案管理员根据我国现行相关法规的要求，在《借款合同》等贷款业务要件类档案粘贴印花税发票。
（四）档案资料分类。
1、档案资料分为核心资料和附属资料；2、核心资料包括：企业基本资料、自然人基本资料、贷款业务档案和其他核心资料等；3、企业基本资料包括：《企业法人营业执照》、《事业单位登记证》、《民办非企业登记证书》、《外商投资企业批准证书》等企事业法人证书复印件；《组织机构代码证》及《税务登记证》（含国税、地税）复印件；公司章程复印件；企业法定代表人资格证明、履历及身份证复印件；贷款卡复印件及査询结果；企业法人的注册资本验资报告复印件(含历次变更后连续的验资报告〉；近三期财务报表及上两年年度审计报告〈至少）复印件（含资产负债表、损益表、现金流量表〉；现有借款明细、开户情况清单（根据业务需要）；客户情况变动说明材料：如企业变更登记文件复印件、生产经营资料，企业转制、改组等重大行为的相关材料复印件等；4、自然人基本资料包括：身份证件或境内有效居住证明的复印件；婚姻状况证明文件；个人征信查询的授权书、查询记录原件；财产证明的复印件；收入证明原件等；5、权证类贷款档案主要包括：抵（质）押物清单及说明；抵押物产权证书〈必须经有权部门盖抵押登记章，是否留存原件按产品管理办法的规定执行〉；抵押物他项权证；抵（质）押物财产保险单；权利质押的有价单据原件；抵（质）押登记手续原件；有处置权人或产权人权力机构出具的同意抵（质）押的书面证明；可挂失有价单据的停止挂失、停止支付手续原件；抵押物评估报告、质押物价值证明文件等；6、管理类贷款档案主要包括：审贷会及授权人员审批意见；借款人、保证人信用评级测分表；贷款调査和审査报告；交易合同复印件、相关税务发票复印件；房地产开发项目的建设开发可行性研究报告、项目立项批准文件、《国有土地使用权证》、《建设用地规划许可证》、《建筑工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》、环保手续、地价款交缴证明、《商品房预（销）售许可证》复印件等；固定资产项目贷款业务的可行性研究报告、项目立项批复文件，项目方案变更、概算调整的批复文件，项目概、预算审査报告；《国有土地使用权证》、《建设用地规划许可证》、《建筑工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》、环保手续复印件等；7、要件类贷款档案主要包括：借款人权力机构（如董事会）同意申请借款的书面文件；借款人权力机构成员签字样本（如董事会成员）；自然人控制的企业需加盖工商査询章；保证人同意担保的董事会决议或权力机构文件；保证人权力机构成员签字样本（如董事会成员）；自然人控制的企业需加盖工商査询章；担保函、项目担保意向书；由授权代理人签署合同的，留存企业法定代表人对授权代理人的授权委托书原件；授权代理人履历及身份证复印件；贷款业务主合同及协议；如综合贷款合同、借款合同、展期协议等；贷款业务从合同；如最高额保证合同、保证合同、抵押合同、质押合同等；公证书〔贷款主合同、从合同）（根据业务需要）；借款借据、借款申请书、延期还款申请书；借款人、保证人提供的还款计划或承诺书；放款通知单及回单；利息收回凭证（复印件)、本金收回凭证、还本付息通知单、利息催收通知书和回执、逾期贷款催收通知单回执、公正送达、律师函等；贷款诉讼案件起诉状、判决书、裁定书、强制执行书等法律文书；8、其他核心资料主要是指：贷款业务各项资料的变更，主要包括变更后的执照，公司章程变更、法人变更、增资扩股及股权变动等；9、贷款档案附属资料主要包括：风险预警资料；贷款后检査资料；借款人及担保人与本公司之间的商业信函；借款人及担保人提供的简介资料，综合资料等；客户信用记录资料；借款人及担保人有关生产经营资料和行业信息资料；借款人及担保人年度财务收支情况；借款人及担保人所在行业重大政策变化信息及有关新闻报道，与贷款业务相关的新闻报道等。
（五）综合员编写页码。
全部资料须逐页编写页码，凡有字迹即为一页，双面复印资料双面分别编号，并在每页的右上角记录。
编写规则按《贷款资料存档目录》中资料所属分类顺序编写。
（六）档案编号由两部分组成：第一部分为合同编号，第二部分为按贷款发放顺序编写的顺序号。
（七）贷款档案需填写《贷款资料存档目录》清单。
1、贷款业务档案按《贷款资料存档目录》所属分类单独归集；2、贷款后检査收集的管理类、要件类和其他类核心资料，汇总装订成册（每年至少一次)；贷后收集的企业基本资料应纳入企业基本资料档案管理；3、贷后检査报告、五级分类资料、风险预警资料等附属资料，按户定期分别装订成册（每年至少一次〉；4、立卷档案必须放入档案盒内保管，贷款档案禁止使用档案袋保管。
（八）综合员至少按月检查各类档案保管情况，如发现贷款档案违规使用、遗失等情况，应立即向总经理汇报，并采取处理措施。
（九）档案借阅。
1、公司员工。
（1）《借阅贷款档案资料登记簿》上逐项登记，经双方签字后借出；（2）归档后贷款档案只能借阅，不能借出；遇特殊情况，需总经理签字同意，可提供所需资料的复印件。
2、公、检、法工作人员。
贷款档案资料不对外单位提供，公、检、法等有权机关査阅，按上述档案借阅（公司员工）的流程处理。
3、综合员调离。
综合员调离时须办理贷款档案的移交手续。
接收人对交接的文件和资料应按卷内目录逐项核对，填写《信贷业务人员调离交接报告》中信贷档案交接记录部分，双方签字确认。
部门经理监督交接过程，并签字确认。
（十）档案装订。
综合员：贷款业务结清后，凭财务部门出具的贷款本息收回通知单，于5个工作日内将已结清本息的贷款档案进行归集装订，并在档案封面上加盖"结清"章，转入归档区保管。
归档档案应编制《归档结清档案保管簿》，按顺序逐笔记录。
（十一）档案销毁。
贷款档案保存期满后，在总经理主持下由信贷部门和综合部共同组成鉴定销毁小组，负责组织对到期贷款档案进行鉴定，鉴定工作结束后，提出工作报告，对确无保存价值的进行登记造册，由档案人员签字确认，经董事会批准后进行销毁。
四、贷款档案管理的职责（一）信贷部的职责。
1、信贷部门应做好贷款文件材料的收集、整理和归档前的保管工作，贷款文件材料应按照贷款项目分别存放；2、逾期贷款本息全部收回或呆账贷款经批准核销后，信贷部门应将收回逾期（核销呆账）贷款通知单和相关的文件材料及时送综合部归档；3、信贷部门因工作需要调换项目信贷员时，应由信贷部门负责人组织办理贷款文件材料的交接工作。
（二）综合人员的职责1、负责对贷款档案工作的指导、监督和检査；2、建立对贷款档案管理的具体办法和制度；3、负责对贷款档案的接收、管理和提供；4、负责对超过保管期限贷款档案的鉴定、销毁工作。
(三）风险部门及其他贷款档案使用者的职责。
1、风险部门及其他贷款档案使用者在贷款档案归档前使用贷款文件资料时，要注意贷款资料的整理和归档前的保管工作，贷款文件材料应按照贷款项目分别存放。
2、风险部门及其他贷款档案使用者在使用、借阅、添加贷款文件材料时，要完善交接手续，并对贷款档案承担保管的职责。
五、附则（一）本办法由本公司负责制定、解释和修订。
（二）本办法自公布之曰起执行。