目文档管理制度为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。

要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2. 归档文件应为原件（正本）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。

原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。

文件不能涂改，不允许用涂改液修改或橡皮擦改。

要求编写页码，不能有断码，有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。

5. 归档文件要求是最终的有效版本。

如：重大施工方案可以先报一份方案内容，待评审后专业人员出评审记录、参评人员签到表（原件）返回施工单位，按评审意见修改后正式报审。

执行监督反馈程序，对报审的资质一定要在有效期内，工器具校验、检验记录要在检验有效期限内使用。

6．表格纸张要求70g以上纸，规格为A4（210㎜×297㎜），文件幅面为A4规格，文件装订边距一般要求：横排版心与打印纸的边距为25㎜（上、左）、20㎜（下、右），竖排版心与打印纸的边距为25㎜（上）、20㎜（下）、25㎜（左）、20㎜（右），页脚1cm，案卷内工程文件材料必须采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，小四，1.5倍行距。

填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写、齐全，并标明日期，日期填写标准。

7．项目文档制成材料应利于永久保存。

形成文件的设备要符合标准：打印必须是激光印字机。

复印机、扫描仪符合质量要求。

签字要用碳素墨水，杜绝铅笔、圆珠笔字迹。

禁止用复写制成文件。

8．确保项目文档的准确性，做到图纸与实物相符，记录与数据一致，要求在填写验评记录、施工记录过程中，应该填写数据的地方必须如实填写数据，不得以“符合规范标准”、“符合厂家要求”之类的文字替代；要求填写试验报告的要填写报告的真实编号，并保证能查得到。

9．日期：日期应填写按四位年，两位月、两位日填写，如2008年05月16日，没有年月日标识的要求用8位数字表示，如2009.10.05。

项目文档生成日期要注意与上报程序及工序相符统一，如：施工方案要先于开工报告日期，技术交底日期先于施工记录日期等。

四、项目文档管理要做到“三同步”和“三统一”1．工程一开始就与编制竣工文件同步进行；各参建单位进场后就要求编制竣工档案工作计划，即向监理部填报单位工程数量，预计组卷数量，认真学习监理部下发的项目竣工档案管理细则，明确组卷的原则、方法。

2．工程进行中要与竣工文件的积累、整编、审定同步进行；按监理部管理程序规定，施工单位应在工程正式开工一个月前，分别完成施工组织总设计、专业施工组织设计、重大项目的施工技术措施、方案的编制工作；单位工程开工报告、施工作业指导书、施工质量验收项目划分表（首版可不写版本，升版后第一版为A版，二版为B 版，依次类推）由施工单位在单位工程开工前七天编完报审；供货商资质要在主要材料进场前报审；原材、主材必须在进场后一天内申报，施工前做好图纸会审；每个单位工程的6-8张工程照片要做好原始积累；施工记录、质量验评记录做到与工程进度同步，与进度付款报表挂钩；建立监督机制，使竣工文件的积累、整编、审定在可控之中。

3．工程竣工时与提交竣工资料同步进行；机组试运行完成之后30日内提交全部合格的竣工档案。

4．统一标准，按合同、标准、规定等的要求，建立和健全各项规章制度，使各项运作规范化。

5．统一管理，设置资料管理部门，归口管理项目文档，配备专职项目文档管理人员，建立项目文档管理体系。

6．具备条件统一软件，实现信息共享，提高工作效率。

五、对申报项目文档的具体要求1．报批供货商资质；应包括：（1）营业执照；（2）生产许可证；（3）产品（典型产品）的检验报告；（4）企业质量管理体系认证或产品质量认证证书；（5）新产品应有试验报告、鉴定证书等；（6）特殊设备应有安全许可证。

注：以上文件要求在复印件上加盖原单位公章。

2．原材、主材、半成品、加工配制件的报审：应包括：（1）监理单位现场见证取样单；（2）试验委托单；（3）材料出厂质量证明（加盖供货商公章）、出厂试验报告。

（4）材料复验试验报告；（5）供货商资质报审的复印件。

3．设备缺陷通知单、设备缺陷处理报验单，要求附有照片作佐证资料。

4．单位工程开工报告要求附开工条件清单或佐证资料。

5．项目划分表编制要求按国家验评计划进行，其中有的项目不是编制单位施工范围，该项目在项目划分表中不体现，原项目编号空缺且不得被占用。

新增的单位工程填加在相应专业的项目划分表之后，编号原则上顺延，具体由监理单位确定。

6．商品混凝土质量文件：水泥、砂、石、外加剂、粉煤灰等原材料出厂质量证明文件，复试报告、材料进场报审单，跟踪台账。

混凝土粗、细骨料碱活性检测报告、水泥碱活性和氯离子含量检测报告、混凝土用水鉴定报告。

混凝土搅拌机计量校验记录。

混凝土配合比试验报告、施工配合比通知单。

混凝土开盘鉴定记录。

搅拌记录、生产质量控制记录、生产强度统计评定记录。

商品混凝土发货单、出厂合格证。

7．沉降观测记录要附有沉降曲线；卷册内要附所使用仪器计量检测合格证书复印件；沉降观测资料在竣工移交时应有“技术报告”。

8．特殊作业人员资质报审：（1）附件的要求：资格证书及上岗证书复印件（共几页）（2）监理单位审查意见：查阅数量、证件资质有效，经考试合格（如需要现场考核的填写），允许参加****工程施工。

（3）特殊说明：特种（特殊作业对产品安全、质量产生直接后果的有证操作人员）作业是指容易发生人员伤亡事故，对操作者本人、他人及周围设施的安全可能造成重大危害的作业。

直接从事特种作业人员称为特种作业人员，本工程含：质检员、测量员、电气操作（试验）、热控试验、土建（金属）检试验、焊接操作人员、热处理作业人员、起重工、起重机械（含电梯）司机、架子工、安全员等，统一按单位报审。

10．用水用电、封路、占道申请;要求事先策划，提前申请。

11．安全作业票，要求当日一票，不能提前，更不能补票。

12．施工组织设计、专业施工组织设计、作业指导书、重大施工方案报审需要有单位的内部审批页。

六、项目文档的接收、保管规定1．各接收项目文档方要在发文方的登记簿上签字，确认收到。

并在自己的收文簿上认真登记所收到文件的内容、编号、接收时间及处理流程。

2．接收文件的单位，必须抓紧时间处理，以保证项目文档的时效性。

如因文件运行延误造成损失，将追究造成延误的相关责任单位或个人的责任。

3．项目文档的保管；各参建方要指定专人负责项目文档的保管，建立借阅制度，不要让项目文档滞留在个人手中；项目文档要按科学的分类有序存放，要做到既方便施工过程中的查阅、求证的需要，又要满足项目竣工后文件的组卷、归档、移交。

4．施工过程形成的电子版、工程照片，应在指定的微机中，建立与纸介质文件分类方法相对应的子目录，系统、分类存放。

要建立定期备份磁盘脱机保存制度。

5．安全保管，要防水、防火、防霉、防虫等。

七、设计变更的管理1．严格执行图纸会审技术交底程序工程设计图纸是建设单位组织工程施工的重要文件，也是工程建设数量最多的文件。

为使施工人员充分了解工程特点，熟悉设计内容，领会设计意图，明确设计要求的质量标准，正确地按图施工，将设计差错消除在施工前，确保工程质量，避免返工浪费，对施工图要进行图纸会审并进行设计交底。

2．升版、作废图纸的管理对设计院、生产厂家的升版图纸一方面要及时下发，另一方面对作废的图纸及时回收上交，标识作废。

3．对图纸的变更管理设计变更文件是和施工图同样重要的施工文件，因此对设计变更的提出、审批、执行、检查、验收、签证、和关闭必须进行严格管理，要求对变更的图纸做变更标识，变更单执行反馈制度。

4．施工单位在完成设计变更通知单的施工内容后，应填写“设计变更执行反馈单”报监理查验，承包单位应将设计变更通知单涉及的施工部位、施工内容、完成起止时间和引起的工程量的变化等在“设计变更执行反馈单”中进行说明，并编制“设计变更执行反馈汇总表”（记录1）项目文档编码管理要求1．项目文件简码适用范围本编码规则适用于玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目技术文件、记录的编码管理，各参建方均需严格执行。

2．项目文件简码结构形式项目文件在公司编码规则基础上实施简码结构，项目文件简码结构按项目文件管理类型分为两大类，即：工程技术文件，工程质量报验文件，两类文件简码形式。

3．工程技术文件工程技术文件编码采用四段或三段编码结构形式，第一个字段采集拼音简码，第二个字段采集文件类型代码，第三个字段采集专业、专业+(系统)单位工程、原材代码或省略，根据文件类型的不同选取不同基础码，第四个字段为流水号(即小流水)，结构形式为如图：———NNNNNNNN NNNNN NNN流水号（3位数字）专业码；【专业+（系统）单位工程】码；材料类型码；（1-5位数字或字母）或省略文件类型码（四位数字）编制单位代码（4位数字）3.1第一个字段拼音简码代码由监理部最终讨论确定，根据施工单位的到位情况由监理部及时更新。