项目档案管理规定
为统一规范公司项目文档编号、归档、调档、查阅，特制定本管理 制度。
一、职责
（一）项目经理
1. 负责项目担保前客户资料收集与整理； 2. 负责收集通过担保评审项目之相关文档、编制目录和移交归
档； 3. 负责受理阶段否决和未通过担保评审项目已收集的文档的目
录编制和档案移交归档； 4. 负责担保中定期跟踪客户的经营情况及资信变化情况并形成
页数
1
1） 2） 3） 4） 5） … 2
反担保方基本材料（参照申保 企业） （第三方）保证担保 土地、房产等抵押担保 设备抵押担保 股权质押担保 商标权质押担保 ……… 相关权属资料
… ………
3
其他资料
… ………
备注
交件 人：
时间：
接件人：
时间：
监交人：
时间：
三、编号管理
（一）文件编号结构
文件编号结构为“项目－银行－文件名－年月”，如：美旗城-中 行-承诺函-201003。 1.项目编号
项目编号一般采取三\四\五个字中文简写，如福建美明达鞋业发展 有限公司，可以采取“美明达”或“福建美明达” 2.银行编号
银行编号一般采取二\三\四个字中文简写，列明如下： 1) 中国银行：中行； 2) 泉州市商业银行：商行； 3) 建设银行：建行； 4) 兴业银行：兴业； 5) 晋江农村合作银行：农合； 6) 民生银行：民生； 7) 招商银行：招商； 8) 中国农业银行：农行； 9) 中信银行：中信； 10) 工商银行：工行。
4. 移交 1) 受理阶段否决项目，如客户没有要求退还档案，项目经理应 在否决客户之日起三个工作日内完成档案移交； 2) 评审会否决项目，如客户没有要求退还档案，项目经理应在 否决客户之日起三个工作日内完成档案移交； 3) 公司给予担保项目，项目经理应在开出用款通知书之日起三
个工作日内完成档案移交。 5. 档案签章
15） 2
1)
2)
3) …
基本文件
《担保项目调查书A角报告》 《担保项目调查书B角报告》 《法律审查意见书》 《评审委员会表决意见书》 《担保协议书》 与银行《担保合同》、借据 各类（反）担保合同 《公司决议》 《不可撤销声明》 《承诺函》 《缴款通知书》 《止付通知书》 《同意用款通知书》 各类用印申请单 收妥通知及移交证明 其他文件
3.对外文档名 各类文件直接写明文件名，若文件不止1份，第1份为：反担保
合同1, 第2份为：反担保合同2…,文件名列明如下： 1) 承诺函； 2) 担保协议书； 3) 反担保合同； 4) 不可撤销声明； 5) 止付通知书； 6) 缴款通知书；
…以下不一一列明。
（二）编号管理
1) 项目文档编号由行政专员统一制定； 2) 项目确定受理后，项目经理应及时在行政专员处进行项目受表人及股东身份 证、个人信用报告
3
3
7) 股东会或董事会决议
1
1
8) 相关企业财务报表
10
48
9) 《验资报告》
1
18
10) 企业简介
1
2
11) 企业荣誉
4
4
12) 企业电费缴交情况
3
15
13） 企业及个人对帐单
4
29
14） 企业之间合作协议
1
2 其他重要资料
1) 相关权属证明
1
3
2) 项目经理应负责保管好个人印鉴，不得借出给他人使用，印鉴 遗失应及时报失，重新刻制报备；
3) 行政专员应负责项目经理档案专用印鉴“留样”的保管。 2. 公司档案专用章管理 公司档案专用章由公司指专人归口管理。
（四）归档管理
1. 整理 1) 项目经理应负责根据不同担保项目和反担保措施，项目调查 过程中客户资信核实所需的相关材料，以及评审会要求的反 担保措施，把相关资料收集整理。
3) 主管部门经理须核实借出的真实性和合理性，并监促项目经 理及时返还借出文件；
4) 风控部经理须核实原件借出后法律风险； 5) 副总经理负责查阅申请的初步审批权； 6) 总经理负责查阅申请的最终审批权，未经总经理审批通过，
查阅申请人无权查阅项目材料； 7) 行政专员根据借出申请及申批的时限，及时用电子邮件警示
《有条件通过项目审批表》
变更担保条件审批
《否决项目复议申请》 ………
归档日期： 原件 复印件 份数 份 数
时间：
接件人：
时间：
监交人：
时间：
页数
备注
交件 人：
（本目录由项目经理填报）
反担保措施相关材料
项目名称： 索引号
项目档案号： 归档日期：
内容
原件 复印件 份数 份 数
2. 目录 1) 项目经理将整理的项目资料，根据目录管理要求，编制目 录。
3. 核对 1) 行政专员应根据项目经理提供的资料和目录，编制材料页 码，并逐一核对移交项目资料是否与目录一致并列明资料归 档日期。 2) 风险控制部应审查档案目录，与担保项目和反担保措施，项 目调查过程中客户资信核实所需的相关材料，以及评审会要 求的反担保措施所需的材料内容是否一致，并随机抽检，移 交材料与档案目录的一致性。
主管部门经理审核后方可移交。
索引号 1 基本材料
内容
原件 复印件 份数 份 数
页数
3
40
156
1)
《委托担保申请书》和《担保 1 项目申请表》
6
企业法人营业执照、企业代码 2) 证、税务登记证、银行开户许
可证
6
6
3) 《公司章程》
1
9
4)
企业（或相关个人）贷款卡和 贷款卡打印出的信息
1
1
5) 企业近期纳税申请表及纳税证 明
3. 负责项目文件文件、资料借出、增补等法律风险审核及采取
补救措施。
（四）行政专员
1. 负责统一编制文档编号；负责收档资料及文档的保管； 2. 负责核对移交文档与文档目录的一致性； 3. 负责公司档案归档和调档事务管理； 4. 负责跟踪及提示借出、定期增补等文件在规定时间内归档。
（五）副总经理
1. 负责审查整个项目归档资料的完整性； 2. 负责项目文件查阅、借出、增补的初步审批。
理登记备案，行政专员应拟定项目编号目录； 3) 项目对外的法律文书和单证，编号由行政专员负责核对无误
后，才可发出。
四、归档管理
（一）文档目录
项目文档按三级目录管理，文件按归入一级目录分类整理。 1、一级目录
一级目录包括申保企业材料，公司内部调查及相关流程文件、反担 保措施材料和增补材料四大类。所有项目文档按四大类分类整理和编制 目录。 2、二级目录
（三）反担保措施相关材料
1.（第三方）保证担保； 2.土地、房产等抵押担保； 3.设备抵押担保； 4.股权质押担保； 5.商标权质押担保； 6.其他。 包括：1）反担保人的基本资料（参照申保企业）；2）需提供的有关股 东会决议、董事会决议等；3）相关权属资料；4）其他。
（四）增补材料
1、保后跟踪材料； 由项目经理及时形成文件并移交行政专员，由行政专员进行档案补充。 2、其他。
《保后检查报告》，移交归档； 5. 负责个人专用章管理。
（二）融资担保部经理
1. 负责项目文件、资料查阅、借出、增补的真实性和合理性的 审核；负责对项目全程相关资料、文档的完整性进行监督与 规范。
（三）风控部经理
1. 负责项目法律风险审查并出具《法律审查意见》，并交由项 目经理收集归档；
2. 负责审核通过评审项目相关文档的完整性、合法性，并监督 文档的移交；
二级目录，主要是根据不同项目之间的差异，必须提交的“其他材 料”类。 3、三级目录
三级目录为二级目录下的具体文件名。 目录格式附后。
（二）目录结构
文档目录结构，应包括一级文档名－二级文档名－三级文件名，文 件页码，及档案资料交接情况。
（三）印章管理
1. 项目经理印章管理 1) 项目经理应刻制个人项目档案专用印鉴，提供“留样”以备核 对；
8) 董事会成员名单及签名式样； 9) 股东会或董事会决议（根据《公司章程》）； 10) 委托授权书； 11) 经会计师事务所审计的近3年的及最近一期（即期）的企业财
务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表和财务报表编制 说明等；若未审计，可用相关财务资料代替； 12) 关于企业的全部的《验资报告》（包括但不限于注册验资报 告、历次股权变更的验资报告等）； 2. 申保企业其他重要资料 1) 申保企业如有大额资产或对经营有重大影响的资产，必须要 求其提供相关权属证明。 2) 申保企业及其主要股东已经涉及的诉讼、仲裁和可能涉及的 诉讼、仲裁，必须要求其提供相关判决和仲裁书。 3) 其他。 以上资料（1）、（4）、（5）、（8）、（9）、（10）应提供原 件，其余均可提供复印件（复印件应由申保企业加盖或书写“与原件核 对相符”字样，并签名、盖章，且项目经理应在核对原件无异后签字确 认）。
1) 项目经理、行政专员、风控部经理，应分别在移交人、接收 人与监交人签章。
2) 项目经理应在所移交的文件内用个人档案专用章签章，行政 专员在校对后在移交文件内用公司档案专用章签章。
五、调阅管理
调阅范围采取分级查阅，统一审批管理，原则上不得借离公司。 1.查阅权限
1) 项目经理只有权查阅所负责的项目档案； 2) 风控部经理和融资担保部经理有权查阅所有项目档案； 2.审批管理 1) 查阅人应根据公司查阅流程，填制查阅审批表； 2) 直接上级应负责查阅人查阅需要的真实性，具有查阅的审核
书等； 7) 上述5）、6）、7）项法律文件的《用印申请单》。 2.其他文件 1) 有条件通过，须补充《有条件通过审批流程表》； 2) 担保条件变更，须补充变更担保条件审批； 3) 否决或再议项目，除了最新通过的相关流程文件外，还须包括之
前所有流程文件，以及《否决项目复议申请》。 4) 出具担保确认书时须填报《担保决议及声明审批表》