第一层次的条宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。
5.3.5.3段是章或条的细分。段不编号。尽量不出现“悬置段”。
5.3.5.4附录的章条编号前应加上附录编号中表明顺序的字母，字母后跟下脚点。如，附录A中的章用“A.1”、“A.2”等表示。
5.2.6范围（主题内容和适用范围或目的和适用范围）
范围为必备要素。“范围”或“适用范围”应明确表示文件的对象和所涉及的各个方面，由此指明文件的适用范围。必要时，可指出文件不适用范围。范围的文字简洁，不应包含要求。
“主题内容”应指明文件的主要内容。
“目的”应说明编制文件要达到的目的。
5.2.7规范性引用文件
修改码XXXXXXXXXX
（文件标题） 版本号X
1范围
2规范性引用文件
3术语、定义
4职责
5管理内容和要求
页 码11/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录E
（规范性附录）
文件中的字体字号
序号
页别
位置
文字内容
字体字号
01
封面
昆钢质量管理体系文件
四号黑体
02
封面
版本号、文件编号
四号宋体
03
封面
文件标题
修改码0编写规定版本号
加宽，倍数不限。
5.4.1附录A应另起页。各个附录通常另起一页，如果有多个较短的附录，可以接排。附录编号和标题各占一行。
5.4.2正文的格式见附录D。修改码采用从0开始的阿拉伯数字顺序编起。“0”表示本版本尚未修改，其他数字表示本版本文件本页码被修改的次数。
5.4.3章条编号顶格起排，编号与标题或文字之间空1字的间隙。章的标题占两行。条的文字回行时顶格排。示例见附录C。
5.2.1.9封面的示例见附录A。
5.2.2目次
目次为可选要素。如果需要，可设置目次。目次所列的内容和顺序为：
――前言；
――章；
――带有标题的条；“术语和定义”一章中的条不在目次中列出。
――附录。
――目次的标注形式：左边为目次内容，右边为页码，内容与页码间用“………”相连。
5.2.3前言
前言为可选要素。前言表述本文件的主要内容。说明与前一版本相比的重大变化。说明本文件与其它文件的关系。说明历次版本的修改发布情况。前言不应包含要求、图和表。
5.2.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2.2.1XXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
规范性引用文件为必备要素。应列出文件中引用文件的目录。引用文件可以注日期引用，也可以不注日期引用。
――如果引用文件其中特定的要素，则应注明日期引用，应给出文件的发布年号和准确名称。
――不注日期引用应视为包括所引文件的所有修改单和修订版。
引用文件不引用非公开性及在文件编写过程中参考过的标准和文件。上层文件不应引用下层文件。
标识标准、介绍其内容、背景、制定情况以及该文件与其他文件的关系的要素，即标准的封面、目次、前言和引言等。
3.2规范性要素
要声明符合文件规定而应遵守的条款要素。
3.3必备要素
在文件中必须存在的要素。
3.4补充要素
提供附加信息，以帮助理解或使用文件的要素，即文件的资料性附录、参考文献和索引等。
3.5可选要素
页 码2/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
前言
本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。
本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范围，改变了文件封面和各页面的要求。增加了职责的要求。增加了文件的编排格式和印制要求。
5.2.12修订状况记录表
修订状况记录表为必备要素，用于记录文件修订历史。
――修订状况记录表格式见附录B。
页 码5/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
――修订状况记录表中，页码栏记录被修改条款所在的页码；修改记录被修改的条款编号；审核、批准栏若以撤换修改页的形式进行的最近一次修改，由审核、批准人签名，以往的修改审核批准人的姓名采用打印形式。当采用修改单形式对文件修改时，修改状况由文件持有单位标注。
附录C
（规范性附录）
条文编排及层次编号示例
1目的和范围
2规范性引用文件
3术语、定义
4职责
5管理内容和要求
5.1XXXX（小标题）
5.1.1XXXX
5.1.2XXXX
5.2XXXX（小标题）
5.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2XXXXXXXXXXXXXX。
补充要素 资料性附录
5.2文件各部分的内容要求
5.2.1封面的构成及要求
5.2.1.1每个文件均应有封面。封面由单位名称、文件类别、文件标题、文件编号、版本号，文件编写人、审核和批准人，审核和实施日期、发放号、受控标识等组成。
5.2.1.2单位名称：质量手册、程序文件、集团公司级作业文件，使用“钢铁集团有限责任公司”。二级单位的作业文件使用“XXXXX(本单位全称)”，如“第四轧钢厂”等。
5.2.8术语、定义
术语、定义为必备要素。应给出为理解文件中某些术语所必需的定义。应包含行业用语、符号和缩略语。
5.2.9职责
职责为必备要素。应明确文件所描述的事项的负责和配合单位，明确职责、权限和工作接口。
5.2.10管理内容和要求
“管理内容和要求”为必备要素，是文件的主体部分。详细规定该事项所涉及的全部内容和应达到的要求，以及采取的措施和方法。
5.2.2.3XXXXXXXXXXXXXXX。
5.3XXXXX
5.4XXXXXXXX
5.4.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.4.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
页 码10/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录D
（规范性附录）
正文格式
页码X/X文件编号XXXXXXXX
5.2.11附录
附录分为规范性附录和资料性附录。
――规范性附录为可选要素。为文件不可分割的部分。
――资料性附录为可选要素，是给出的附加信息。
――附录应按条文中提及的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编
号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写英文字母组成。字母从“A”开始。附录编号下方应标明附录的性质，即：规范性附录或资料性附录，再下方是附录标题。
本规定代替文件《质量体系文件编写规定》于年月日发布第1版。
页 码3/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
1目的和适用范围
为统一规范质量管理体系文件编制工作，特制定本规定。
本规定适用于质量管理体系管理性文件的编写、印制。其他文件的编写亦可参考本规定有关内容。
2规范性引用文件
3术语
3.1概述性要素
5.2.4引言
引言为可选要素。需要时，用来说明编制文件的目的或依据。
页 码4/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
5.2.5标题
标题为必备要素。由管理对象和业务特性两部分组成。标题应力求简练，准确表示出文件的主题。
注：若文件为文件修改单，标题则为“关于《XXXXXX（原文件标题）》的修改单第X号”，其中，第X号表示该文件的修改次数。
一号黑体
04
封面
审核日期、实施日期
四号宋体
05
封面
编写、审核、批准
四号宋体
06
正文各页
文件标题
四号黑体
07
各页
版本号、文件编号
五号黑体
08
各页
文件条文
五号宋体
09
各页
文件章、条的编号用标题
五号黑体
10
附录
附录编号、标题
五号黑体
11
附录
内容
五号宋体
12
附录
章、条的编号用标题
五号黑体
程序（作业）文件 版本号X
页码x/x
XXXXXXXX（文件标题）
受控标识：
编写 批准日期
审核 实施日期
批准 发放编号
页 码8/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录B
（规范性附录）
修订状况记录表格式
版本号
页码
修改码
修改条款
审核
批准
批准日期
实施日期
页 码9/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
5.3.1.4为清晰起见，数和数值相乘时，应使用“×”，而不使用圆点。
5.3.1.5文件中使用的组织机构名称应为全称。若使用简称，则在第一次使用简称时，应在简称后给出全称，并加上圆括号。
5.3.2表格
文件如果使用表格更有利于理解，则可以使用表格。表格应有名称和编号，表的编号由“表”和从1开始的阿拉伯数字组成。表的编号与文件的章条号无关。
在文件中不是必须存在的要素。其存在与否视文件的具体需求而定。
3.6要求
表达应遵守的准则的条款。
3.7条款
规范性文件内容的表述方式，一般采取陈述、指示、推荐或要求等形式。
4职责
4.1集团公司办公室是文件编制的归口管理部门。负责制定文件编制的规定，并组织实施，对文件编制的规范性进行检查和指导。
4.2文件编制单位对文件编制的规范性负责。
5.3.5.4章条划分的示例见附录C。