公文处理实施办法
第一条为使公司公文处理工作规范化，制度化。
根据国家公文处理的有关规定，制定本实施办法。
第二条做好公文处理工作，是公司的一项重要工作，所有公文都要注重从实际出发，调查研究，实事求是，以高度负责的精神，努力提高公文处理工作的效率和质量。
第三条公文处理必须做到准确、及时、安全。
第四条统一协调，相互配合。
行政部是公文处理工作的综合部门，具体负责统一收文，办理以公司名义发出的各类文件的核稿、报批、盖章、发送、立卷、归档工作，并负责有关重要文件的传递。
第五条收文
（一）各部应建立严格的收文登记制度，加强公文的管理，保证收到的公文件件有着落。
（二）凡送公司的所有文件、材料，均由行政部负责签收、拆封，并按规定编号、登记。
署名送领导同志的信件，送领导本人拆封。
（三）收文要登记收文日期、收文编号、来文单位、标题、密级等。
（四）行政部收到文件后，及时提出注批、注办意见，呈送领导人批示或交有关职能部门办理。
（五）承办部门收到需办理的公文后应及时办理，不得延误推诿。
涉及几个部门的事项，应主动与有关部门协商办理。
办理确有困难的，应当及时说明，对不属于本部门职权范围的或者不适宜本部门主办的，应请主批人改批。
（六）部门间公文传阅，一般由领导批转，至少应报领导备案，
否则，部门间不得横传。
阅文要抓紧，应在规定的时间内还给传出部门，不得误时、误事。
第六条发文
（一）拟稿
1、公司公文种类及形式：
种类：
（1）决定。
运用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署，奖惩有关部门及人员。
（2）通知。
适用于转发上级公文，公布规章制度，要求各部门周知、办理和共同执行的事项。
（3）通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。
（4）报告。
适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。
（5）请示。
适用于向上级请求批示，批准。
（6）意见。
适用于对重要问题提出解决处理办法。
（7）函件。
适用于不相隶属单位间相互商洽工作，询问和答复问题。
（8）会议纪要。
适用于记载、传达会议主要情况，要求与会单位共同遵守执行的决定事项（格式见附件3）。
（9）决议。
适用于记录领导集体讨论决定的重大会商成果，有须强制执行的严肃意义。
形式：
（1）报送政府部门的公文，以中铁名人实业发展有限公司名义呈送，须采用标有公司名称的红头文件，经授权领导签批同意、加印后方可外送。
（2）与施工单位、供货单位、设计监理等单位横向传送的文件，用《备忘录》方式拟稿，经项目经理签字加盖项目部章后再行外送。
（3）项目公司内部公文，除《会议纪要》、《决议》外，一律采用《内部通传》方式传递（格式见附件4）经部门经理以上人员签字后再行传送。
2、拟稿。
一般应本着“谁主办、谁拟稿”的原则进行。
重要文件应由领导同志亲自主持研究，确定专人拟稿。
3、拟稿要按公文有关要求办理。
行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范、恰当确定密级和紧急程度，公文用语力求准确、规范、精炼，切忌大话、空话、套话。
4、拟稿纸要统一，书写不使用红墨水、铅笔、圆珠笔，字迹要公整，引文应将字号全部引出。
5、稿中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专业术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一律均应使用汉字。
计量单位一律使用法定计量单位。
6、结构层次序号，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
7、会签。
文稿送批前，对涉及多个部门的，要执行会签制度。
会签部门、单位负责人要签字，会签意见不一致的，报告公司领导审定。
（二）核稿
行政部对各部门拟稿必须认真审查、审核、把关，从政策、文字、体式、会签手续等多方面进行认真审核。
其内容主要有：
1、是否需要发文。
2、是否符合国家的方针政策、法律、法规。
3、引文是否无误，文字表述是否准确、严密、简练、生动，标点是否准确，文体格式是否合乎规范，是否体现公司利益及沟通意图，与受文方的阅读水平、习惯、接受方式是否一致，以确保沟通顺畅。
4、凡需会议审议的文件，是否已审议。
（三）签发
1、公司发出的文件，必须经公司领导签发。
2、签发的文稿，不得擅自改动。
如必须改动，须经签发人同意。
（四）缮印、分发
1、行政部负责公司名义发出的公文编号及缮印。
2、公文校对由拟稿人负责，拟稿人签字确认后方可付印。
3、行政部统一登记、封发。
第七条立卷、归档
（一）公文办完后，承办人员应将有关材料及时移交行政部整理、立卷、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
（二）公文归档以本公司形成的公文为主，根据公文的相互联系、特征和保存价值进行分类归档。
按照《资料建档管理办法》执行。
（三）单位、机构合并时，全部公文应当随之合并管理。
（四）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。
第八条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第九条附则:
1、本办法由总经办负责解释；
2、本办法从发文之日起执行；
附件：
1、公文收文流程图
2、公文发文流程图
3、《会议纪要》格式
4、《内部通传》格式
二00六年一月日
附件：
一、“内部通传”格式
内部通传（仿宋体加粗三号字）
致：（受文部门或人员，请示只能向一人或一部门，示知可写多个部门，小四号仿宋体，下同）
由：（发文方）
事由：（待沟通的主要事项）
时间：（例2006-1-24）
编号：（发文方部门编号-年份号-月份号-当月发文序号，如GM-06-01-002，部门编号统一规定如下，GM-总经理，AGM-总经理助理，EO-行政部，FC-财务部，DV-开发部，EG-工程部，BB-预算及采购部）
（正文与文件头分隔线）
正文部分
（签发人签名）
——————
（签发人职务）
抄报：（上级单位或上司，以示告知之意）
抄送：（同级部门或同事，以便关联方了解）
存档：（如有需要，注明）
会议纪要（三号仿宋加粗）
与会人员：（按职务高低只写姓名即可，如有多方代表，在代表姓名前列出各代表单位名称）
缺席人员：（应与会而未能参加的人员）
会议主题：
会议时间：（同上）
会议地点：
记录：
纪要正文部分：
1．事项，言简意赅说明会议讨论决定的待办事项及办结时间（责任人）；
2．
3．
4．
……
（签发人签名）
——————
（签发人职务）
抄报：（上级单位或上司，以示告知之意）
抄送：（同级部门或同事，以便关联方了解）
发送及存档：（注明部门或单位名）
发送及存档：（注明部门或单位名）。