药品2010年新版GMP文件管理规程一、目的：阐述公司药品管理等文件的制定、起草、修订、审核、批准、废止等一系列制作、使用过程的管理制度。

确保其程序符合药品GMP要求。

二、适用范围：适用于本公司的生产管理文件、质量管理文件、技术标准文件、验证文件等制定、修订、审核、批准和管理的全过程。

三、依据：《药品生产质量管理规范》(2010年版).四、内容：文件管理是质量管理系统的基本组成部分，使企业各项生产质量活动有法可依、有章可循、使行之有效的质量管理手段和方法制度化、法规化。

通过GMP文件系统的实施来保证质量体系的有效运行。

本管理规程所称的文件是指：用于生管理和质量管理的文件、各种质量标准、生产处方工艺规程、生产原始记录、标准操作规程（SOP）、配制生产指令记录及包装生产指令记录、各类用于生产的表格、检查记录、报告、其他等。

1、管理原则1.1 文件准确无误；1.2 文件使用最新版本；1.3 文件具有规范、可操作性；1.4 批准使用的文件是公司一切生产管理和质量管理活动的“行为”准则，任何人无权任意修改。

2、文件的编制、起草文件编制、起草主要由文件使用部门负责起草，特殊情况由质量部指定相关人员起草，以保证文件内容的全面性和准确性。

杜绝文件的片面性，增加文件的可行性。

2.1 文件的编制、起草依据：（1）国家药事管理法律法规；（2）《药品生产质量管理规范》(2010年版)及其附录；（3）《中国药典》；（4）卫生部、国家食品药品监督管理局颁布的其他药品国家质量标准；（5）公司药品生产许可证、药品注册批件等官方注册证件；（6）其他医药国家技术标准、要求；（7）其他相关技术国家标准、要求；（8）国家药监局认证管理中心编写的《药品GMP指南》；（9）国家药监系统组织的正式培训（教材）；（10）公司厂房设施、设备、仪器等硬件的技术指标、要求；（11）公司组织的各种验证（结论）；（12）其他参考文献。

2.2 起草的文件应达到下列要求：(1)文件标题明确，能确切表明文件的目的、范围、内容；(2)文件的语言要严谨、规范、精炼、明确、通俗、易懂；不可模棱两可；(3)文件应具有很强的可操作性、实用性；(4)文件如需记录，应留有足够空间；(5)提倡实事求是，可借鉴别人先进经验，但绝不能生搬硬套，一时难形成的文件，如某些SOP（标准操作程序）可待时机成熟后再期完成。

切记编文件是为了使用文件，而不是摆花架子(6)所有标准文件均不得与国家制订的有关法律、政策等文件内容相抵触，技术标准文件不得低于国家法定标准；(7)文件的内容要根据GMP要求来制订，必须符合GMP要求。

(8)各类生产、质量标准等文件均起草完成后，部门主管初步审核后，送交生产部、质量部门组织会审。

3、文件的修订3.1 各类标准文件的建立是一个不断健全、完善的过程，同时因各种因素的变化而导致各类标准文件失去其原有的实用性、可操作性和意义。

因此有必要定期对各类标准文件统一进行修订提高或销毁，如遇特殊情况可立即组织有关人员对部分文件进行修订。

3.2 文件制定（修订）的时间：文件使用修订、审核周期一般为5年，到期进行回顾更新修订；发生以下情况之一的可对相关文件及时进行修订：（1）新产品投产前、新设备安装调试前。

（2）引进新处方或新工艺前。

（3）处方、生产工艺、设备条件发生重大改变时。

（4）组织机构职能变动前。

（5）文件制定的质量改进时。

（6）文件执行过程中发现问题时。

（7）药事法规、国家有关法定标准变更时。

（8）其他需要修订的情况。

3.3 文件修订的要求与文件的起草制订要求相同；3.4 文件的修订程序是：（1）有关部门提出文件修订申请，生产文件报生产部部长、质量文件报质量部部长；或质量部责成有关部门对相关文件进行修订。

要说明文件修订变更的理由。

（2）生产和质量部长分别组织本部门对文件修订稿进行内容审查，经讨论研后，责成起草人员对文件进行再次修改。

（3）初审通过后，送交生产部和质量部会审。

4、文件的审核4.1 会审：文件起草、修订完成后，使用部门初审后，生产部和质量部组织文件内容所涉及的部门对其进行会审，提出会审意见；4.2 文件起草（修订）部门根据以上会审意见，对会审文件进行修改定稿（如需再次会审，仍执行会审程序）。

4.3 文件形成定稿后，交QA再次审查。

QA审查的要点是：（1）与现行GMP标准是否相符；（2）文件内容的可行性；（3）文件简练、确切、易懂，不能有两种以上的解释；（4）同公司已生效的其他文件没有相悖的含义。

（5）文件标准格式是否符合要求（6）其他4.4 审核签字：生产和质量等药品GMP文件修改定稿后，其最终稿由质量管理部门人员签字审核确认。

5、文件的批准5.1 质量标准、取样方法、检验方法和其他质量管理的操作规程、生产工艺规程、操作规程、验证方案和验证报告等文件由公司质量负责人负责签字批准；5.2 公司的其他重大管理、政策性文件由公司总经理签字批准；5.3 公司的其他一般生产管理文件由公司生产负责人签字批准；5.4 文件批准的同时确定文件生效日期；一般要留出文件生效前的培训时间；5.5 国家法律、规范或药品GMP有特殊要求的执行国家规定；5.6 制定人、审核人、批准人不可为同一人。

6、“文件编号”的编制6.1 文件批准后，由公司办公室统一制作发布文件编码；6.2 文件编码具体按文件编号管理规程有关规定执行。

7、文件的打印、复制7.1 文件修订、审核、批准后，由公司办公室统一制作编码、打印。

标准类文件一般使用A4纸张打印，字号一般为宋体小四号打印，行间距一般为1.5-2倍。

特殊情况及要求除外。

记录（凭证）类根据实际需要大小印制。

7.2 一般文件不得随意复印，需下发的文件加盖“受控件”章，如需要复印件必须经质量部批准。

7.3 原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。

8、文件的颁发和回收8.1 发放文件文件发放执行以下规定：（1）公司GMP文件统一由公司办公室发放；（2）在文件执行日前发放，发放应留有文件培训时间。

注意：已发放但还未生效的文件不可留在或出现在生产工作现场。

（3）每次颁发给部门及收阅人时，收发双方须在文件发放记录上签字；（4）标准文件的发放到如下部门：质量部一份、文件相应的执行部门一份，相对应的操作岗位一份（用于工作场所）；（5）一旦新文件生效使用，原旧版文件必须交回并同时作废。

（6）分发使用的文件为批准的现行文本，已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。

8.2 回收文件文件由于以下原因而宣布作废、停止使用时必须及时收回：（1）文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。

（2）文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。

（3）文件收回时必须在文件回收记录上登记签字。

9、文件执行与检查9.1 文件收到后，各部门应当对相关岗位人员进行培训。

在生效之日起立即执行文件的有关规定。

9.2 该文件生效后，同个文件的上版文件同时废止，并将作废过期文件及时上交GMP办公室，由GMP办公室统一收集归档销毁。

9.3 文件起始执行阶段，有关管理人员有责任检查文件的执行情况，这是保证文件有效性最关键的工作。

同时文件管理部门应定期向文件使用和收阅者提供现行文件清单。

GMP办公室不定期检查生产管理现场文件的使用情况，避免使用过时旧文件。

如果文件采用计算机自动控制或管理系统，应仅允许受权人操作。

10、文件的解释公司药品生产、质量管理方面的所有文件，已经批准生效，必须严格执行。

文件执行中出现的问题，质量部会同生产部及时汇总沟通，结合药品GMP管理基本原则要求。

由质量部统一负责解释。

11、文件归档保存11.1 公司质量部办公室保证有一整套完整现行的文件；11.2 文件保存应当分类存放、条理分明，便于查阅；11.3 文件保存归档后要及时建立文件归档目录；11.4 已撤销和过时的文件应归档在公司档案室，备查。

11.5 公司基本政策、各种证件、批件等法律性文件（原件）应长期保存，公司办公室负责；11.6 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。

11.7 批记录（包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录）由质量部负责管理，至少保存至药品有效期后一年。

11.8 其他一般性文件失效后保存3年11.9 法律法规有特殊要求规定的执行国家要求。

12、文件的销毁12.1 废止或过期文件按规定要销毁：（1）文件起草（或修订）过程中的草稿、打印过程的草稿要及时销毁；（2）回收的旧版文件，归档一份后的其余文件要及时销毁；（3）其它的废止文件要及时销毁；（4）保存到期的文件、记录要申请销毁；12.2 所有需要销毁的文件，统一由QA收集、清点、建帐，填写文件销毁申请书，经公司质量负责人批准签字后，指定专人销毁，并指定监销人，防止失密，填写销毁记录。

13、文件培训文件在批准后、执行前应对文件使用者进行专题培训，可由起草人、审核人、批准人等进行培训，保证每个文件使用者知道如何使用该文件。

培训应有记录。

14、文件管理持续改进文件管理并非一成不变，其改进的方向是：简化、实用。

文件管理工作应持续改进，其目标是简化工作流程，减少中间环节，文件管理程序化、规范化，使之有效控制，有效管理。

15、有关文件的具体管理要求15.1 质量标准公司使用的物料（原辅料、中药材、包装材料、半成品）和成品需建立经批准的质量标准；15.1.1 物料的质量标准一般应当包括：（1）物料的基本信息：①企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；②质量标准的依据；③经批准的供应商；④印刷包装材料的实样或样稿。

（2）取样、检验方法或相关操作规程编号；（3）定性和定量的限度要求；（4）贮存条件和注意事项；（5）有效期或复验期。

15.1.2 成品的质量标准应当包括：（1）产品名称以及产品代码；（2）对应的产品处方编号（如有）；（3）产品规格和包装形式；（4）取样、检验方法或相关操作规程编号；（5）定性和定量的限度要求；（6）贮存条件和注意事项；（7）有效期。

15.1.3 质量标准的制定（1）为便于原辅材料的质量管理工作，质量部门应将产品批准的法定标准按本文规定的格式进行编制，并以它们为依据制定相应的检验操作规程和检验报告书。

（2）成品按照物料的制定要求，应在法定要求的标准基础上依据产品在稳定性考察中的数据，并保证效期内仍符合相关的质量要求，制定和修订物料、中间产品、成品中特定项目高于法定标准的内控标准、检验操作规程及检验记录和成品检验报告书。

15.2 工艺规程工艺规程是指为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容。