第一章总则一、为规范和统一广明高速公路西樵至更楼段竣工文件编制及档案整理，全面、系统、准确及时完成竣工文件编制工作，提高项目管理水平和规范各项管理，根据广东省交通厅与广东省档案局联合印发粤交办[2002]404号文和国家有关规范、标准和规定，结合本工程项目的具体情况，制定本编制办法。

二、参加广明高速公路西樵至更楼段建设及竣工文件编制的单位和人员，均有责任和义务按各自承担的工作范围、内容和职责做好本职工作，向佛山四航广明高速公路有限公司（业主）提交优质的竣工档案材料。

三、竣工文件编制和档案整理范围包括工程建设项目提出、立项、审批、设计、施工至竣工投入使用全过程形成的文字材料、图表、声像材料等各种形式与载体与项目建设相关的文件材料。

竣工文件由项目立项文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研八大部分组成，各部分文件收集提供单位见第三章。

四、完整、准确、系统的项目档案是工程项目竣工验收的重要文件。

本项目竣工文件编制和档案整理应通过有效的组织与技术管理，实现三个同步，争创优质工程。

具体要求是：1、工程项目建设开始同步建立项目档案管理机构、工程项目建设中同步进行竣工文件材料的积累、整理和归档审核工作、工程建设项目验收时同步提交优质的竣工文件。

2、施工、监理文件材料和图表齐全、真实和系统。

所有分项工程有完整的施工记录、试验数据、质量检测等质量保证资料。

3、项目档案完整、准确、系统。

工程竣工验收时，竣工文件编制综合评分达95分以上，力争更高分。

五、竣工文件要求提供纸质文件一式捌份（不含施工单位所需的份数，其中竣工图一式十二份），同时提供电子文档CD光盘一套。

第二章组织与管理第一节组织机构的建立及分工一、组织机构的建立由佛山四航广明高速公路有限公司牵头成立竣工文件领导小组及竣工文件编制小组，由总监办负责监督实施。

由以下单位共同派员组成：（1）业主：佛山四航广明高速公路有限公司（2）设计：广东省公路勘察规划设计院、湖南省公路勘察规划设计院等（3）监理：广东翔飞公路工程监理有限公司等（4）施工：中交四航工程总承包公司/广东省长大公路工程有限公司（联合体）、中交四航局第一工程公司等（5）咨询服务单位：待定各参建单位按规定成立竣工文件编制小组,并接受竣工资料编制领导小组的管理与业务检查及指导。

二、各单位职责及分工(1) 业主单位A、负责本项目竣工文件编制的组织、管理及协调工作。

负责向档案管理部门和公路管理部门、接管养护单位移交合格的竣工资料。

B、负责项目立项文件、工程管理文件、建设管理总结、交工验收报告、竣工验收报告和工程竣工决算、财务决算等资料的收集、整理、归档。

C、负责制订竣工文件管理办法和组织实施，定期组织检查各单位落实情况。

D、负责建设过程有关声像文件资料的收集、整理和归档。

（2）设计单位A、负责设计文件、设计基础资料、设计工作总结等文件的收集、整理和归档。

B、提供全部设计文件、施工图设计等电子文件。

（3）监理单位A、负责对各施工单位竣工文件收集、整理、归档全过程的监督、指导、检查。

B、负责所有施工原始记录、竣工图和竣工资料的审核和签认。

C、负责监理文件、监理工作总结等收集、整理和归档；D、负责对承包单位竣工资料出版前的初验。

（4）咨询服务单位A、按本管理办法提供竣工资料收集、整理、归档全过程的咨询、指导、服务等，受业主委托对各位进行监督、检查并提出整改意见，确保本项目竣工资料顺利向上级主管部门的验收并移交。

B、负责业主竣工资料的整理、出版。

C、提供本项目竣工资料电子文件录入、编制、出版的计算机软件技术服务。

（5）承包单位A．成立本标段竣工资料整理工作小组，并配备专职人员负责竣工资料。

B、负责施工全过程竣工原始资料收集、整理和归档，确保资料的真实性、准确性和及时性，并按规定编制、出版竣工文件纸质文件和电子文件。

C．负责本标段竣工图修改、绘制和出版。

D．负责本标段相关的声像文件收集、整理、归档。

竣工资料编制内容及分工一览表注：1.参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档；2.综合档案馆接收项目档案、应以特色项目为主，需接收时，应事先指定项目，接收范围按附件二执行；3．交通部档案馆接收范围待交通部确定后另行通知。

第二节竣工文件编制计划一、总体安排广明高速公路西樵至便更楼段竣工文件编制和档案整理工作由航佛山四航广明高速公路有限公司统一领导、组织与协调，总工办具体实施竣工文件编制的技术与管理，并接受省档案局、省交通厅工程质量监督站、省交通厅档案馆等上级业务主管部门检查。

根据本工程具体情况，该项目竣工文件编制和档案整理工作共分四个阶段：①准备阶段；②竣工文件材料形成、收集、积累及预立卷阶段；③竣工文件材料组卷、装订、阶段；④验收移交阶段。

（详见竣工文件编制流程图）二、竣工资料编制各阶段工作目标（一）、准备阶段各参建单位在制订方案和计划时，必须将竣工资料纳入方案和计划中，并建立档案管理组织机构和相关制度，落实竣工资料的责任和目标，组织各单位资料管理员进行培训，熟悉规范、设计文件和竣工文件管理办法等。

确保竣工资料收集、整理与项目建设同步，禁止事后补资料，事后整理资料。

（二）、竣工文件材料形成收集、积累及预立卷阶段(2005/12/29~2008/12/30)各参建单位必须按本办法第二章有关职责和分工，在项目建设期间，及时、准确、真实地收集、整理、归档竣工资料所有文件等原始资料，设置专职竣工资料员和档案员，设置档案室，分类建档妥善保管，各文件材料形成单位负责各自文件材料的收集与积累，必须及时、准确和真实，佛山四航广明高速公路有限公司定期和不定期地检查各单位的原始记录情况、资料收集与整理情况，并根据检查情况进行现场指导，同时提出改进意见。

每月计量前，由各文件材料形成单位，根据佛山四航广明高速公路的要求由监理单位执行，对各自收集积累的原始资料，进行初步整理、归档，并编写初步的卷内目录、案卷目录，并完成该部分文件的预立卷工作，经初步验收后移交佛山四航广明高速公路有限公司进行归档工作。

（初步整理的要求见第三章）工程竣工文件材料是工作质量的一部分。

无合格质量保证资料、竣工图表编制，完成的工程一律不予中间计量，不予签发中间交工验收证书。

凡不能按时交竣工资料或者提交竣工资料不完整理、不准确、严重影响全线工程竣工文件材料归档及交工、竣工验收的单位，视为未履行合同责任和义务，应承担由此造成的损失。

预立卷过程中，发现竣工文件材料存在的问题，各相关单位必须根据佛山四航广明高速公路有限公司提出的意见进行整改、完善。

各单位初步整理的竣工文件（含竣工图）全部移交佛山四航广明高速公路有限公司后，由佛山四航广明高速速公路有限公司根据国家、部、省有关部门关于工程竣工文件编制、档案整理的规定和要求进行竣工文件的整理，组卷、编目及竣工图的绘制工作。

（三）、竣工文件汇总整理、装订阶段2008/12/30~2009/1/30竣工文件材料归档、整理、汇总完成后，经自检无误并经总监办初验合格后，根据竣工文件的分类和份数要求进行复印、校对、装订、出版等工作。

竣工图的绘制工作完成后经过校对定稿后由各监理单位审核后进行竣工图的出版工作。

（四）、竣工文件材料的验收、移交阶段2009/3/15竣工文件汇总整理、装订工作完成后，由佛山四航广明高速公路有限公司汇同总监办进行初步验收合格后，由业主统一收集保管。

由业主向有关管理部门提出验收申请，由省档案局、交通厅、质检站等组织项目竣工档案专项验收，验收合格后由佛山四航广明高速公路有限公司向有关单位移交项目竣工档案。

竣工文件编制流程图：第三章竣工文件各部分编制要求及组卷方法第一节竣工档案分类编号办法一、编号原则1、分类号编制方法是以单项工程为单位，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程类目进行分类。

2、档号由档案分类号和案卷顺序号组成。

3、档案分类号。

公路工程竣工文件材料分为三级类目：4、档号的形式：GL1·5·1-1..N“GL”：一级类目（公路）1代表第一个项目5代表第一个项目的施工文件1代表施工文件中第一标-1代表第一标的小流水号5、类级符号置于分类代号的中间。

不是小数点符号“.”第二节项目立项文件GL1·1-1…N一、主要内容1、项目建议书及批复；2．工程可行性研究报告及批复；3．项目评估；4、环境预测、调查报告。

二、提供收集单位由文件材料形成单位提供，收集齐全后移交业主。

三、组卷、归档方法对于文字材料要按材料的形成规律进行分类、归档，图表性材料在不破坏原有资料完整性的基础上分类，编写目录，原有装订不符合要求的，要按档案装订要求重新装订。

第三节设计基础材料GL1·2-1…N一、主要内容1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明；2、水文、气象等其它设计基础材料。

二、提供或收集单位由文件材料形成单位提供，收集齐全后移交业主。

三、组卷、归档方法对于文字材料要按材料的形成规律进行分类，归档；图表性材料在不破坏原有资料完整性的基础上分类，编写目录，原有对装订不符合要求的，要按档案装订要求重新装订。

第四节设计文件GL1·3-1…N一、主要内容1、总体规划设计：2、审批的设计及有关文件；3、公路用地图；4、设计问题回复单二、提供单位：由文件材料形成单位提供，收集齐全后移交业主。

三、组卷、归档方法对于文字材料要按材料的形成规律进行分类，归档，文件材料要分类按发文日期依次排列，有批复文件的，批复文件与上报文件要一一对应组卷，归档，图表材料在不破坏原有资料完整性的基础上分类，编写目录，原有对装订不符合要求的，要按档案装订要求重新装订。

第五节工程管理文件GL1·4-1…N一、主要内容1、征用土地批准文件及红线图；2、占地用图、土地使用证；3、征地数量明细表；4．折迁、补偿建筑物、电力网电讯设备协议书；5、征地拆迁工作总结6、招标、投标、定标、租赁文件；7、承包、发包及委托合同、协议书；8、技术规范的补充文件、修改文件；9、施工许可证；10、审计、档案、劳动安全卫生、消防规划等验收文件；11、电、暖、煤气等供应协议书；12．项目实施期间管理文件；13．项目管理声像文件；二、提供收集单位第1~13项由业主提供、收集，施工总结由各施工单位编写，监理总结由各监理单位编写，设计总结由设计单位编写，建设管理总结由业主编写，以上竣工文件收集后移交业主。

三、组卷、归档方法文字材料要按材料的形成规律进行分类，归档，文件材料要分类按发文日期依次排列，有批复文件的，批复文件与上报文件要一一对应组卷，归档，图表材料在不破坏原有资料完整性的基础上分类，归档，原有装订不符合要求的，要按档案装订要求重新装订。