档案数字化管理服务流程及规范要求（试运行版）
一、档案领取及项目经理职责：
由公司委派相关负责人和业主方（甲方）进行档案领取及档案交接并办好相关手续。

职务：项目负责人及项目经理
职责范围：负责与甲方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。

负责监督公司技术人员规范化加工并培训新来员工。

随时把握公司加工进度并进行协调。

及时关注并抽查加工质量，代表甲方与技术人员进行及时的沟通及问题协调，确保提卷项目顺利完工。

每天监督各岗位操作员的《档案管理计件考勤表》制度的完成。

二、档案调卷分类整理：
待加工的档案从库房搬运到甲方提供的加工现场，项目经理要对档案逐份清点并分类，并办理档案交接登记，与甲方做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

要求：
2.1由甲方指定专人负责与公司项目经理对接。

2.2填写《档案交接登记表》（附件一）。

2.3在交接登记表上要有双方的签字。

三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，首先要进行人工打码目录。

如果用户提供的档案已经有纸质目录或电子目录，操作员要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。

对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。

2、著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给项目经理，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与甲方协商，并及时向公司技术部反馈。

以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。

以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

3、如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给项目经理，由项目经理与甲方协商解决。

4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向项目经理反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

5、如遇到无题名的档案，及时记录下来，反应给甲方协商解决。

1、对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。

发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。

3、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示项目经理的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

4、若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。

5、处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给项目经理登记。

6、处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给项目经理，以便后期质检数据挂接。

六、数据质检
1、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。

3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给项目经理。

项目经理按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。

七、完整归还
归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》（附件一），《档案交接登记表》必须有甲方主要负责人的签名。

本表格由项目经理保存，最后提交到公司做永久备案。

八、数据备份
扫描期间项目经理要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，甲方经验收合格后，进行三种备份
1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。

2，将全部数据在计算机硬盘上备份。

3，将全部数据复制到甲方的档案服务器上备份。

九、数据挂接
1，由公司专业技术人员通过数字化加工软件生成挂接数据。

2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。

3，打开(档案信息化管理系统)，检查挂接的文档。

江西时利合档案管理服务有限公司（管理部）。