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xx财务档案管理办法
一、目的
-为了加强财务档案管理，规范化、系统化管理xx财务档案、统一财务档案管理制度，根据《华润（集团）有限公司档案分类管理办法》、《华润（集团）有限公司会计档案管理实施细则》、《xx 有限公司文书档案管理实施细则》、的规定，结合xx的实际，特制定本办法。

-本办法适用于公司各级财务部门的财务档案管理。

二、定义
-财务档案分以下三类：
1、会计档案
会计档案，是指公司在会计核算过程中接收或形成的，记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料
2、财务管理档案
财务管理档案是指公司在日常经营中形成的，已经办理完毕，具有查考利用价值的财务管理性文件。

包括关于财务工作的请示、批复、通知、报告、会议纪要、可行性报告、管理报告、评估报告等
3、财务合同档案
财务合同档案是指由各级财务部发起的合同性文件。

例如银行授信协议、融资类协议等。

三、工作职责
-各级财务部：负责财务档案的收集、整理和移交工作，在财务档案移交前，应指定专人妥善保管，出纳不得兼管财务档案。

-财务档案管理员：负责档案的接收、整理、装订、上架、入库、借阅、迁移和销毁等财务档案的日常管理工作。

四、归档范围及保管期限
5.1财务档案的归档范围及保管期限
-会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为30年、10年。

保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

-每年形成的财务档案，由各级财务部装订成册、整理立卷归档，并编制财务档案保管清册。

五、财务档案的归档
5.1财务档案归档要求
-归档的财务档案必须内容齐全完整，签章完备，符合国家关于企业会计的法律法规，准确记录和真实反映本企业的经济业务活动。

-归档的财务档案应为原件并经过规范的系统整理。

-归档的纸质会计核算材料应字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的书写材料书写；文件装订应符合档案保护的要求，去除金属物，不得压字；财务档案装具应采用符合档案保管标准的财务档案盒。

-永久保存的年度财务报告、财务档案保管清册、财务档案销毁清册、财务档案鉴定意见书应实行电子、纸质双套制归档保存。

-其他非永久保存的由财务系统产生的电子财务档案，如财务系统能输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账薄、会计报表等会计资料；且输出的核算材料信息为终版并能够有效读取；
并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，可只保存电子文件。

否则应归档纸质文件。

5.2电子财务档案
5.2.1内部形成的电子财务档案
同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围的电子财务资料可仅以电子形式保存，形成电子财务档案：
-形成的电子财务资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
-使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
-使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子财务档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子财务档案与相关联的其他纸质财务档案的检索关系；
-采取有效措施，防止电子财务档案被篡改；
（1）建立电子财务档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（2）形成的电子财务资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的财务档案。

5.2.2外部形成的电子财务档案
公司从外部接收的电子财务资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子财务档案。

5.2.3仅以电子财务档案保管的范围
-会计凭证：记账凭证。

-会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片清单
-财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告及主要财务指标快报，包括会计报表、附注及文字说明。

-经总部财务管理部审批同意的其他满足电子档案保管条件的财务档案。

5.2.4电子财务档案管理要求
-电子财务档案由IT部门指定一台服务器备份资料，同时妥善保存备份资料；
-不打印记账凭证，只保管原始凭证的会计档案，电子和纸面会计资料应建立完善的索引体系。

5.3财务档案室的要求
-财务档案室应选择在干燥防水、防火、防虫、防鼠的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；。