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ERP系统供应链操作手册-采购管理

UFS/QP/2-D2/QR/15 最终客户操作手册(模板)兰州金川新材料科技股份公司供应链项目用户操作手册——采购管理文档作者:王兴振建立日期: 2010-9-7修改日期: 2010-9-9文控编号: UF_NC_LZCLGS_GYL_08目录1.系统登陆说明 (3)1.1客户端系统进入 (3)1.11客户端控件安装 (3)1.集采操作使用说明 (5)2.1物资需求申请 (5)2.2需求汇总平衡.................................................................................................................................. (6)2.3请购 (8)2.4采购订单 (9)2.5采购入库 (12)2.6采购发票 (14)2.7应付款单审核 (18)2.8主付款单 (20)2.9单据核销 (24)2.10凭证生成 (26)3.自采操作使用说明 (26)3.1物资需求申请 (26)3.2需求汇总平衡 (28)3.3请购 (29)3.4采购订单 (30)3.5采购入库 (33)3.6采购发票 (36)3.7应付款单审核 (40)3.8主付款单 (42)3.9单据核销 (45)3.10凭证生成 (46)1.系统登陆说明1.1客户端系统进入在运行UFIDA用友软件NC管理软件5.01 时,建议使用IE6.0以上版本的浏览器。

第一次登陆服务器时系统会自动安装"NCClient.exe",IE的相关设置要求:IE的安全设置为"自定义级别",启用下载和运行ActiveX。

安装完JRE后,用户可以将下载ActiveX 安全设置为禁用。

如下图1:图11.11客户端控件安装UFIDA用友软件NC管理软件5.02提供基于java技术的客户端应用。

运行客户端后系统自动连接服务器。

在IE中输入应用服务器地址为:确认安装JAVA控件安装完毕后如下图系统登录账套:金川集团NC帐套公司:兰州金川金属材料技术公司(或者直接输入公司编码402)日期:系统默认服务器的当前时间,可修改用户:手工输入,建议使用数字和字母密码:手工输入。

连续三次密码输入错误,用户将被锁定,需要系统管理员解锁。

确认登录,如下图1.集采操作使用说明2.1物资需求申请【操作岗位】:采购业务员【操作内容】:物资需求申请单的填制、修改、送审【操作方法】:A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】B、点击【增加】,维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。

物资需求申请单内主要项目说明:表头:✧需求类型:集采选择毛需求;✧计划类型:点击放大镜选择类型。

✧申请日期:请购日期一般默认为系统当前登录日期,可修改;✧请购人:参照点选相关请购人员,也可自动带入当前操作人所对应的业务员;不能为空;✧申请部门:点选请购人后,自动带出;不能为空;表体:✧存货编码:参照点选需请购的物料,后面的存货名称、规格、计量单位自动带出;不能为空;✧数量:所需物料数量;不能为空;✧需求公司:默认为当前登录公司,可修改;✧需求库存组织:对应需求公司选择,不能为空(可以直接输入编号40201);✧需求日期:默认为系统当前登录日期,可修改,不能为空;✧采购岗位:根据实际情况人员岗位可以录入。

C、请购单内信息维护完毕后,点击【保存】D、单据保存完毕并确认无误后,点击【执行】下的【审核】,提交到上级领导那里进行审批2.2需求汇总平衡【操作岗位】:采购业务员【操作内容】:物资需求申请单审批结束后,由请购员参照物资需求申请单、修改、送审,相关领导审批后,需求汇总平衡库存即可生效。

【操作方法】:A双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。

【操作描述】:按照上图所示1.、2、3、4注:以上为需求公司操作。

【操作岗位】:采购业务员【操作内容】:需求汇总平衡【操作方法】:双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】【操作描述】:参见上图1、2、3、4。

即可。

2.3请购【操作岗位】:采购业务员【操作内容】:请购单维护【操作方法】A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。

点击【审核】。

2.4采购订单【操作岗位】:采购业务员【操作内容】:参照采购订单生成库存采购入库单,并确认入库数量【操作方法】:A、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】点击【确定】点击【确定】。

点击【维护】-【修改】。

点击【保存】-【审核】采购订单单内主要项目说明:表头:✧公司:材料公司材料采购。

✧采购组织:可选择相应的供应公司点击放大镜选择。

✧订单日期:请购日期一般默认为系统当前登录日期,可修改;✧供应商:参照点选相关供应商不能为空;✧业务类型:自动带出部门;✧采购员:点击放大镜参照,不能为空;✧采购部门:点击放大镜参照,不能为空;(或者完成采购员点击回车将会自动弹出)。

✧表体:✧存货编码:自动带出;✧数量:自动带出;✧含税单价:根据采购货物的价格输入,可修改;✧使用部门:自动带出;✧扣税类别:默认应税外加,可修改,不能为空;✧到货信息-收货公司为需求公司。

✧采购政策-收票公司为需求公司。

备注:以上为供应公司。

2.5采购入库【操作岗位】:库房管理员【操作内容】:根据质量检验部门将采购物品入库。

【操作方法】:A、双击【供应链】—【库存管理】—【入库业务】—【采购入库】,进入采购入库单维护界面,先选择业务流程B、点击查询,录入查询条件,找到已签字的入库单据点击【确定】采购入库单内项目说明表头:✧单据号:可按用户定义编号规则自动生成,用户可修改。

✧单据日期:自动带入系统日期。

✧仓库:录入入库仓库。

✧库存组织:必须录入业务所属库存组织,录入仓库后自动带出。

✧业务流程:指定入库的业务流程。

✧收发类别:指定入库的入库类别。

✧库管员:可录入库管员信息。

✧采购部门、采购员:可录入采购部门和采购员信息。

✧供应商:录入采购的供应商。

✧是否退库:打勾表示此事务为退货事务,便于提供后续的退货统计。

表体:✧存货编码:参照输入存货编码,系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。

✧辅计量单位:可参照输入该存货已有换算的辅计量单位,对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。

系统自动查找换算率显示。

✧自由项:参照输入该存货预定义的自由项及值,进行自由项跟踪。

自由项管理存货必须输入。

✧失效日期:用户可输入入库批次的生产日期或失效日期,系统会根据存货保质期自动计算另一项。

用于进行效期的管理。

✧实收数量、实收辅数量:录入入库数量或辅数量,系统会根据换算率自动换算。

当换算率为固定换算时,修改任意项,系统均计算另一项,公式为:辅数量=主数量*换算率。

当换算率为可变换算时,修改其中一项不会引起另一项的修改。

✧单价、金额:录入入库存货的成本单价或金额,系统会根据数量自动换算。

公式为:金额=主数量*单价。

✧入库日期:自动按系统日期显示,用户应录入实际入库日期,是系统先进先出的依据。

点击【保存】-【签字】。

2.6采购发票【操作岗位】:采购结算员、会计岗【操作内容】:根据供应商开来的发票和实际入库数量,维护采购发票的相关信息【操作方法】:A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点,进入发票维护界面,并且选择业务流程B、点击【增加】下的【库存采购入库单】,进入采购入库单查询界面注:查询界面中一定要注意选择,入库日期,最好控制在当日(查询范围最好不要超过一月)点击【确定】点击【单据维护】-【修改】。

采购发票单据内项目说明表头:✧发票号:按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号,可以修改,采购发票号在公司代码内可不是唯一的。

✧发票日期:是指供应商开出发票的日期,可修改。

✧票到日期:是指系统收到发票的日期,采购日期将以此为准,系统取当前日期。

✧发票类型:是为了报税而设置的内容,如普通、专用等,发票类型是用户定义的,此处参照输入。

发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。

✧业务类型:材料公司材料采购,系统自动带出。

✧供应商:输入,如输入的供应商为一次性供应商(散户),则必须为散户输入相关的名称等信息。

如为根据订单生成的采购发票,则取订单的发票方做为默认值。

如为根据采购入库单生成的采购发票,取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值,发票方为空时,取订单上的供应商。

再此单据供应商是系统自动带出的。

✧采购部门:执行采购任务的部门,参照输入。

如根据订单生成,取订单的采购部门。

✧采购员:执行采购任务的业务员,参照输入。

如根据订单生成,取订单的采购员。

表体:✧存货编码:参照存货档案输入,可以直接输入编码。

此单据自动带出。

✧存货名称、规格、型号、产地:根据存货编码从存货基本档案中自动带出,用户不可修改此单据自动带出。

✧计量单位:存货档案中定义的主计量单位,此数据项用户是不能修改的。

此单据自动带出。

✧发票数量:是指针对主计量单位的数量,输入,如根据订单生成,数量受订单数量容差控制。

数量不限制数字的范围。

当存货为非劳务或费用属性时,数量不可为零,此单据自动带出。

✧单价:是针对主计量单位的单价,当数量为零时,单价可为零,如根据订单生成发票,系统取订单单价,否则输入。

不能小于零。

发票单价受订单单价容差控制。

✧金额:单价*数量。

不能为空。

当数量为零时,可不遵守单价*数量。

✧含税单价:是净含税单价,根据单价换算,可输入。

不能为空。

参照入库单生成采购发票时,如果入库单进行了价格结算,且采购发票的币种为本币,则取价格结算单上的“本币含税单价”作为发票的“含税单价”。

✧税率:默认为表头税率,表头无税率,则默认为存货对应税率,可修改。

根据订单生成的发票,税率取订单税率。

✧价税合计:是指此笔交易的总价款。

总是等于金额+税额。

E、采购发票维护完毕后,点击【保存】按钮,将单据保存F、单据保存完毕并确认无误后,点击【审核】确认发票,系统自动将发票金额传送到应付管理,生成采购应付单2.7应付款单审核【操作岗位】:财务负责人【操作内容】:应付款单据审核,并形成应付款挂账【操作方法】:A、系统自动将发票金额传送到应付管理,生成采购应付单,双击【财务会计】—【应付管理】—【单据处理】—【单据管理】-【查询】,进行采购应付单查询B、点击查询,选择查询条件,查询相应的采购应付单C、将需要审核的应付单前面的勾打上,点击【审核操作】下的【审核】应付单内项目说明:✧单位、单据号、期初单据:在系统自动填充不能修改。

✧交易对象类型:下拉框进行选择。

✧客商、单据日期、部门、业务员:点击选择按钮输入。

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