移交档案清单
概述
本文档旨在列出要移交的档案清单,以确保移交过程的透明度和准确性。
移交档案清单将作为凭证,记录档案的种类、数量和状态,并与接收方进行确认。
档案种类
在移交档案清单中,应包含以下档案种类:
1. 个人档案:包括员工个人信息、聘用合同、薪资记录等。
2. 组织文件:包括注册文件、法人证书、章程、公司章印等。
3. 会计档案:包括财务报表、会计凭证、审核报告等。
4. 合同档案:包括与外部合作伙伴签订的合同、采购合同、销售合同等。
5. 许可证和证书:包括企业营业执照、专营许可证、ISO认证等。
档案数量
在移交档案清单中,应明确每个档案种类的数量。
例如:
1. 个人档案:共计20份。
2. 组织文件:共计10份。
3. 会计档案:共计50份。
4. 合同档案:共计30份。
5. 许可证和证书:共计15份。
档案状态
在移交档案清单中,应标明每个档案的状态。
例如:
1. 完整:档案完整无缺失。
2. 部分完整:档案有缺失或损坏,但基本信息可辨认。
3. 不完整:档案严重缺失或无法辨认。
移交过程
在移交档案清单中,应记录移交过程的具体步骤和日期。
例如:
1. 2022年10月1日:完成档案清点和整理。
2. 2022年10月2日:将档案装箱并标记档案种类。
3. 2022年10月3日:与接收方确认档案清单和档案状态,并签署移交确认文件。
备注
在移交档案清单中,应提供任何需要额外备注的信息。
例如,对于不完整的档案,应注明缺失的具体内容或可能的原因。
以上为移交档案清单的内容,旨在确保移交过程的顺利进行和准确性的保证。
请按照清单内容进行移交,并确保与接收方进行详细确认和备案。