3.4.5财务部每月末与采购部核对当月合同。财务部每年6月和12月清理过期合同经采购部、商品部经理签字后财务部、商品部各自封存。采购部在合同到期前一个月约供应商重谈重签。
3.5 协议/合同生效
3.5.1合同由总经理签字、分管副总盖章后生效。
3.5.2任何商品进销合同，经过审批环节后，盖协议/合同专用章；原则上要求供方先盖章，本公司后盖章。
对于签署完的协议/合同的主要条款内容，商品部负责编制电子文档，将合同条款，如付款条件、退换货条件、价格、返利政策及方式等单独登记在表格内，便于进行管理监控和供应商评估，采购员业绩评估。采购部和财务部审核录入是否完整准确。
3.4协议/合同审核
3.4.1购销协议/采购合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、分管副总、总经理审批签字。
3.5.3供应商有特别要求盖公司财务章、发票章、公章的，由采购部负责到各处加盖。
3.5.4盖章生效后，采购部负责将协议/合同最清楚的一份交财务部存档。
二、商品付款审批（详参财务管理制度）
注:财务部对无合同、合同到期的供应商货款不得结算，特殊情况需经分管副总审核、总经理审批方可办理。
1.非现金结算:
1.1供应商于每月15—20号持单据(含所有入库和退货单)到财务部对帐,由财务部打出库存量/金额单附后.
3.4.2终端促销协议/合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、分管副总、总经理审批签字。
3.4.3专销及总代理协议/合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、分管副总、总经理审批签字。
3.4.4签合同过程中应附流转单，便于相关人员了解合同的主要内容和进展，流转单内含供应商、商品、费用、谈判细节等内容。合同由采购员负责送达各处审核、签字、盖章、留底备案。
1.4财务部在受理完毕供应商结算手续后，制出表格汇总结算金额，连同结算单于次日转到采购部初审可结算金额和应扣款项。
1.5采购部初审无误后，交分管副总审批。
1.6分管副总审批签字后交财务部，由财务经理审核、结算员打出结算单后,转交总经理审批确认。
1.7 总经理签批后，财务部根据资金情况，25日把款项汇到供应商指定的帐户。
B、终端促销协议/合同
C、贴牌协议/合同
商品部每年10月份，拿出格式合同草稿，提交给相关部门，包括：采购部、营运部、财务部，收集签署意见。在5个工作日内收回，修改草稿，经分管副总审核总经理审批，交人事行政部印刷。
3.2合同印制方法
3.2.1采购合同印刷时，应一式三份，供应商一份，财务部一份，商品部一份
1.2 财务部在核算供应商结算金额时,只能按应结算金额的90%-95%办理结账手续，超额的将不予办理结算，同时按合同约定条款扣除返利等费用，无扣款事项的在结算单的备注栏填写“无费用”字样，在合计项中划Fra Baidu bibliotek/” 。
1.3财务部在供应商填写完毕结算单时，经审核无误后，与供应商开具一式两联的《单据预收单》，红联交与供应商，白联附在结算单之上。
连锁大药房合同管理流程
一、合同管理
1.目的：为了规范公司内部商品采购相关的合同签订过程，以及合同本身的文档管理。
2.范围：适用于公司内部所有商品采购相关合同，包括购销协议/采购合同、终端促销协议/合同、贴牌协议/合同、总代理协议/合同以及附加合同和补充合同.
3.补充说明
3.1合同文本的制定
包括：A、购销协议/采购合同
3.2.2
3.3购销协议/合同保管
3.3.1空白合同由耗材库保管。合同签订时，为三联，供应商，财务部，商品部各一联。财务部每月与商品部、采购部核对一次合同份数。谈判不成功的，采购部应回收销毁。
3.3.2协议/合同在商品部保管时，须制定装订索引，在合同文件夹内附上合同目录和编号，可以保证查找任何一份合同，在一分钟内可以找到。
2.现金结算:
2.1货到付款:
2.1.1采购部根据采购计划提前填写领款单，财务部出纳员根据分管副总和总经理签批意见办理款项支付手续。
2.1.2采购货物入库后，由采购部凭送货单或入库单于3日之内办理结算报账手续，结清预领款项。
2.2预付款:
2.2.1采购部凭采购计划单填写借款单和汇款帐号由财务部汇款。
2.2.2采购货物入库后，由采购部凭入库单于3日之内办理结算报账手续，结清预付款。