第六章 报表的创建和使用
6.1 报表概述 6.2 创建报表 6.3 报表的再设计 6.4 排序和分组 6.5 子报表
小节
学习目标：
● 了解报表的功能与类型； ● 能够使用向导创建报表并对报表
进行再设计； ● 能够对报表中的数据进行排序与
分组；
6.1 报表概述
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4
报表的功能 报表的结构 报表的视图 报表的类型
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6.1.1 报表的功能
报表是Access用来打印数据库信息的对 象。它的主要功能就是根据需要将数据库中 的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总 和统计，并以要求的格式打印出来。报表可 以打印输出表、查询或窗体中的数据。
报表和窗体这两种对象有着本质的区别： 报表只能查看数据，而窗体可以改变数据源 中的数据。
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6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以
包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面
页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。
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• 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
•单击工具栏中的“视图”按钮可以实现报表的 “设计”视图、“打印预览”视图间的直接转换。 但要转换为“版面预览”视图则只能单击工具栏 中“视图”按钮右侧的下拉箭头后选取.
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6.1.4 报表的类型
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• 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数 据源中的记录。
• 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、 报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文 字等信息。
• 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的 统计数据、日期和说明性文字等信息。
• 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、 页码、日期等信息。
在Access中，常用的报表可分为 以下几种类型：
◆ 明细报表； ◆ 汇总报表； ◆ 交叉列表报表； ◆ 图表式报表； ◆ 标签式报表。
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1、明细报表
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6.1.3 报表的视图
Access数据库的报表有3种视图： 设计视图、打印预览视图和版面预览视图。
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• 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。
• 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定， 其名称也随具体分组字段而定。
• 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面 页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报 表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。
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2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部___分___的__控___件___。________________
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5. 标签式报表
标签式报表就是将报表数据源中少量 数据以标签的方式组织在一起。下图就是 一个邮政标签实例。
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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• 页面页脚在每一页的底部，用来显示页 面摘要、页码、日期和本页汇总数据等 信息。
• 组页眉在组的明细部分的最前面，用来 显示分组字段等分组信息。
• 组页脚在组的明细部分的最后面，用来 显示分组统计数据等分组信息
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3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
图中给出的“学生选课交叉列表”报表的数据源是
“学生选课交叉表__查____询___”____。_________________
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“设计”视图
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗 口上部的“设计”按钮，就打开了窗体的 “设计”视图。
• “设计”视图用来创建或再设计报表。
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“打印预览”视图
• “打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示 的数据。
4. 图表式报表
图表式报表将报表数据源中的数据以图形方 式形象直观地表示出来。
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上图为学生课程成绩按班级汇总的平均 成绩图表。
图表中的水平坐标按“课程名称”分类， 图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此 图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相 对好坏。
• 在“数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的 “预览”按钮，就打开了报表的“打印预览”视图。
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“版面预览”视图
• “版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其中 只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印预 览要快。