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办公自动化(OA)管理办法

南宁市工信委办公自动化(OA)管理办法
第一章总则
第一条为推进本委办公自动化(OA)以及信息化进程,实现办公标准化管理,加快公文流转速度,提高办文效率,减少文件丢失,同时保护环境,节约办公经费,特制定本办法。

第二条委办公室负责网上办公系统公文处理的综合管理工作,委办计算机站管理员负责网上办公系统的技术保障和系统维护工作。

本委各科室应明确人员和岗位职责,加强协作配合,按照办公自动化工作相关要求,熟练准确地使用办公自动化软件处理公文。

第三条严格实行在网上办公制度。

本委干部职工在工作时间必须登陆OA系统,及时处理公文和待办事项,查阅公告、通知等,不在办公室应在OA上添加个人去向。

出差人员应使用手机、笔记本等网络终端处理工作,特殊情况无法上网的应指定代办人员。

必须通过OA处理收文、发文工作。

凡不经过OA系统运行处理的文件资科,委办公室有权拒绝编发(涉密文件及不便在OA流转的文件除外)。

所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外,均以电子文件形式运行。

涉密和不便在OA流转的公文,仍按纸质文件流转。

第四条各科室及科室人员使用OA系统情况,列入年度工作目标考核范围进行考核,委办将定期对OA运行情况进行督查,各科室应按收文发文工作流程,落实好OA系统运行工作。

第五条网上办公系统的用户名和密码实行统一管理。

各科室需增加或减少用户时,应经办公室审核同意并统一办理。

应及时修改个人登陆密码并妥善保管,如发现密码被盗或遗忘,应及时告知委办计算机站。

第六条通过网上办公系统处理公文的范围:
(一)公文处理:收文、发文等。

(二)公共信息:包括内部通知、会议通知、需相关处室传阅的文件资料、人事政务信息及其他信息。

凡涉密和不便通过网上办公系统处理的公文,仍以纸质文件形式流转。

第七条严格执行公文处理操作规程,对本岗位公文处理业务要
应知应会,熟练应用,避免出现差错。

不得擅自删除或更改与网上办公系统有关的软件和设置,发现病毒要及时告知信息中心。

第八条使用网上办公系统处理公文时应严格遵守有关保密制度,严防泄密,严禁擅自拷贝、打印不便对外公开的文件或转给无关人员阅读,违反规定者视情按保密纪律处理。

严格遵守国家和自治区计算机网络管理的有关规定,禁止利用网上办公系统处理与公务活动无关的事情,更不得发布有违国家法律、法规或不文明的信息。

第九条委办计算机站负责公文处理系统的后台维护管理,做好
公文处理系统计算机信息备份工作,实行每天增量备份和定期备份制度,确保公文处理系统的安全运行。

办公室负责收集对OA使用情况
的反馈,设定或优化OA运行流程,使其使用更方便快捷。

第二章 OA收文处理
第十条 OA收文流转程序由委办结合相关规定,结合本委工作实际制定。

以纸质文件形式流转的文件收文处理按《南宁市工信委公文
办理制度》执行。

第十一条收文。

外来的文件(包括纸质文件和网上传送的电子文件),由办公室收发员统一签收;涉密文件由保密员签收。

签收时应
及时拆封,仔细核对,发现错误,即予退回。

第十二条扫描登记。

收到的公文(不包括涉密公文)由委办统
一扫描并校对后分类按顺序编号登记录入计算机。

第十三条分送。

会议通知、一般性简报、事务性通知、请柬等
一般性文档材料由办公室文秘人员通过OA直接分送处理。

第十四条拟办。

需领导批办的文件经扫描登记后,委办提出拟
办意见并通过OA分送委领导批办。

对急办的公文,在呈送委领导的
同时,可以先行抄送承办科室处理。

第十五条批办。

委领导在OA批办后直接转发给承办科室。

如需其他委领导阅办的直接抄送其他委领导。

如归口其他分管领导批办的退回办公室,由办公室再呈相关领导批办。

第十六条承办。

科室对承办的文件,由科长确定经办人员办理。

承办人员根据文件办理要求和领导批示及时办理。

委办根据文件时限和承办进度适时催办、督办。

第十七条归档。

承办处室承办或阅办结束后,将文件返回办公室归档。

第三章 OA发文处理
第十八条 OA发文流转程序由委办结合相关规定,结合本委工作实际制定。

以纸质文件形式流转的文件发文处理按《南宁市工信委公文办理制度》执行。

第十九条拟稿。

拟稿人在拟稿时,必须先正确填写发文稿纸的各个项目,再撰写正文,附件列在正文之后。

第二十条审核。

在文稿送办公室核稿或其他科室会签前,应经所在科室负责人审核同意。

第二十一条会签。

如需其他科室会签的文件,由拟稿科室在OA 选择“会办科室意见”,相关科室会签完成后返回主办科室。

第二十二条签发。

凡以委名义制发的文件,需委领导审批后签发,重要文件应由委主要领导签发。

第二十三条核稿。

按程序审签完毕的文件,通过OA送办公室核稿并编写发文字号。

第二十四条发文。

办公室核稿后通过OA发送至文印室。

由文印室统一排版印刷。

第二十五条归档。

打印完毕文印室应将文件通过OA归档处理。

纸质版文件还应执行封发、立卷、归档、销毁等程序。

第四章公告通知
第二十六条发布权限:委领导、委办、人事科、监察室、机关党委具有在全委范围内发布电子公告的权限。

其他科室拟发布本委范围的电子公告,可由委办统一发布。

第五章行程安排
第二十七条发布权限:委干部职工具有在行程安排上添加本人行程安排的权限。

委领导、委办有添加全委干部职工行程的权限。

委干部职工有浏览全委人员行程安排的权限。

第五章档案管理
第二十八条外单位的来文由收文人员在扫描编号完毕后进行归档;无需编号存档的文件直接送各科室文件箱,委办不予扫描存档。

第二十九条发文存档按照档案室相关规定执行。

第三十条文件的查询和借阅。

全委人员可以根据权限直接查询在OA存档文件。

密级、资金、会议纪要、抄告单类的文件查阅需向办公室提出申请,经办公室分管主任批准方可查阅。

第六章附则
第二十九条本委各科室、委直属单位可根据本办法自行安排内部具体操作流程。

第三十条本委纸质公文的处理按《南宁市工信委公文办理制度》以及市政府的有关规定执行。

本办法自发文之日起执行。

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