（2011XX地产【广】字001号档案管理制度（讨论稿）1、总则1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本制度。
1.2本规定所称的档案指过去和现在公司处理完毕的文件、资料，公司从事业务、经营、企业管理、市场宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、技术资料、电脑盘片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
1.3归档的文件材料必须按年度立卷，且应分门别类，整齐有序，以便于查阅。
1.4档案管理工作应实行统一领导、集中保管、请批查阅的原则。
2、档案管理机构及其职责2.1档案管理工作由总经理统一领导，任何档案的借出、销毁、遗失、更改等必须报总经理审批。
2.2公司行政部具体负责档案管理工作，即档案的收集、整理、立卷、保管等，所有归档文件的查阅、借出、更改、销毁等都应该有详实的记录。
公司所有员工均有保护档案的义务。
2.3采购、销售、工程业务等涉及收付款金额的合同，合同原件交由财务部负责保管，各业务部门如有需要可以保存合同复印件。
3、公司文件及合同的编码3.1公司文件编码公司文件编码统一以“（XX）广景地产【】字XXX号”进行编码。
公司名义的发文统一用“广”字，各部门有关“字”具体编码规则如下：编号采用阿拉伯数字进行3位统一编码，各部门发文前到行政部登记，统一按顺序编号后发出。
公司文件发出前须完成内部文件相关部门会签、管理层审批手续后方可发出。
3.2合同编码3.2.1编码的具体规则如下：合同采用5段13位编码（2011XX地产【广】字001号编码顺序应按照上述规则从左至右的顺序进行编制。
“年份+广景XX+经办部门+合同类别+序号”3.2.2具体编码方法及要求（1）采用2位数字编码表明年份，具体格式如下：如2011年签订合同，编码为“11”（2）公司名称编码采用各公司英文首字母进行编码，各公司编码如下：新建项目公司按照上述原则进行编码，如出现四位编码重复，后续公司可按照成立顺序在第四位编码后加阿拉伯数字予以区分。
（3）经办部门编码采用英文简称首字母进行编码，现有部门编码如下：新成立部门按照上述原则编制。
（4）合同类别编码由公司各部门内部按照类别的2字简称的汉语拼音首字母进行编码，各部门应进行规范编码。
（5）合同序号编码按照合同签订顺序进行编码，不足十、百的，均以数字“0”编写。
（6）对于原合同的补充合同：应在原合同编号序号后再多增加两位，即：“—01”、“—02”，依此类推。
（7）各段编码应以连接符“—”进行连接。
（8）如合同的签约方坚持使用对方合同编码，应用双号码式编制，我方的合同号码按此通知执行。
3.2.3编码举例：（1）文件编码如广景公司工程部2011年发的顺序为12号的文件，编码如下：“（2011）广景地产【工】字第012号”（2011XX地产【广】字001号如广景公司财务部2011年发的顺序为18号的文件，编码如下：“（2011）广景地产【财】字第018号”（2）合同编码如2011年，源盛公司工程部签订了第2份建设工程设计合同（合同类别采用QQ）合同，则合同编码如下：“11—GJYS—ED—QQ—002”如2011年，源利公司营销部对外签订了第1份广告宣传（合同类别编码采用GG）合同，则合同编码应为：“11—GJYL—MK—GG—001”各部门合同类别编码如下：部门合同类别合同类别编码行政部（OA）采购CG 合作HZ 房屋租赁FZ 物业WY 其他类QT财务部（FA）审计合同SJ借款合同JK合作HZ其他类QT人力资源部（HR）招聘ZP培训PX劳动关系LD其他类QT合作HZ（2011XX地产【广】字001号营销部（MK）印刷制作YS广告宣传GG销售合同XS其他类QT项目发展部（PM）租赁ZL物业WY其他类QT设计SJ采购CG 设计部（DD）合作HZ开发部（DM）其他类QT合作HZ 开发KF 其他类QT工程部（ED）合同类别编码如下：序号参考合同类别合同内容TD—001 土地使用权出让类土地使用权出让协议TD—002 土地使用权出让类契税完税凭证TD—003 土地使用权出让类土地变更费TD—004 土地使用权出让类土地评估费TD—005 土地使用权出让类CB—001 拆迁及补偿类房屋拆除施工合同CB—002 拆迁及补偿类房屋拆除安置合同（2011XX地产【广】字001号CB—003 拆迁及补偿类房屋拆除补偿合同QQ—001 前期工程类测绘合同QQ—002 前期工程类建设工程设计合同QQ—003 前期工程类建设工程勘察合同QQ—004 前期工程类工程材料及其及构件项目质量检测合同QQ—005 前期工程类建筑工程施工图审查合同QQ—006 前期工程类招标造价咨询合同QQ—007 前期工程类环评费QQ—008 前期工程类三通一平费用QQ—009 前期工程类临时设施费QQ—010 前期工程类新建房屋白蚁预防工程施工合同QQ—011 前期工程类QQ—012 前期工程类QQ—013 前期工程类QQ—014 前期工程类QQ—015 前期工程类PT—001 配套设施建设类门卫房建设合同PT—002 配套设施建设类电动门采购安装合同PT—003 配套设施建设类围墙设施建设合同PT—004 配套设施建设类智能化系统安装合同PT—005 配套设施建设类信报箱安装合同PT—006 配套设施建设类路灯设施建设合同PT—007 配套设施建设类车棚建设合同PT—008 配套设施建设类公厕建设合同PT—009 配套设施建设类幼儿园建设合同PT—010 配套设施建设类会所建设合同（2011XX地产【广】字001号PT—011 配套设施建设类健身运动设施建设合同PT—012 配套设施建设类PT—013 配套设施建设类PT—014 配套设施建设类PT—015 配套设施建设类JC—001 基础设施建设类供电工程JC—002 基础设施建设类给排水工程JC—003 基础设施建设类道路工程JC—004 基础设施建设类通讯工程JC—005 基础设施建设类人防设施JC—006 基础设施建设类排污、排洪工程JC—007 基础设施建设类绿化苗木采购合同JC—008 基础设施建设类景观工程设计合同JC—009 基础设施建设类消防工程JC—010 基础设施建设类有线电视工程JA—001 建筑安装工程类管桩基础施工合同JA—002 建筑安装工程类建筑工程施工合同JA—003 建筑安装工程类室内装饰设计合同JA—004 建筑安装工程类建设工程委托监理合同JA—005 建筑安装工程类建设工程招标代理合同JA—006 建筑安装工程类桩基检测合同JA—007 建筑安装工程类铝合金门窗工程承包合同JA—008 建筑安装工程类外墙砖采购合同JA—009 建筑安装工程类JA—010 建筑安装工程类注：经办部门以工程部为准，合同类别沿用以前的4大类，土地使用权出让类TD，拆迁及（2011XX地产【广】字001号补偿类CB，前期工程类QQ，配套设施建设类PT，基础设施建设类JC，建筑安装工程类JA。
如2011年源盛地产公司工程部与福建亨立建设集团有限公司签订的管桩基础施工建设合同，则合同编码如下：“11—GJYS—ED—JA—001”在工作中，如有新的合同种类出现，将及时补充。
4、工商档案的规范管理4.1各项目公司必须做好工商资料（原始工商资料、变更资料）的管理工作，工商资料变更后一周内报行政部备案。
4.2由公司对下属各项目公司的工商资料进行统一建档管理，具体建档内容如下：4.2.1公司对下属各项目公司的工商资料应单独建档，档案应该包括自设立起历次工商登记资料复印件，注明原件保管单位及部门。
设立及变更资料应编设目录独立成册，并按顺序“设立、第1次变更、第2次变更……”排列。
4.2.2各项目公司设立资料应包括：(1)、营业执照正、副本；(2)、组织机构代码证正、副本；(3)、税务登记证（国、地税）；(4)、银行开户许可证；(5)、股东会决议；(6)、章程；(7)、验资报告书；(8)、设立登记申请书等。
4.2.3各项目公司变更资料应包括：(1)、营业执照正、副本；(2)、股东会决议；(3)、股权转让协议（如有）；(4)、章程修正案；(5)、变更登记申请书等。
4.2.4如项目公司注销，档案资料应包括：(1)、注销证明；(2)、股东会决议；(3)、清算报告；(4)、报纸公告；(5)、注销申请书等。
5、档案查阅管理5.1公司行政部应准确做好归档文件索引，以便于查找。
5.2因工作需要查阅文档的，应填写“档案查阅单”并经主管领导同意后方可查阅。
5.3员工不得随意外带与公司经营相关重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经总经理核准后方可带出，用毕即归还。
5.4阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。
5.5涉密文件或公司其他机要、重要文件的查阅必须事先征得总经理同意。
（2011XX地产【广】字001号6、档案的剔除和销毁6.1为避免文件积压，需定时按规程进行文件的剔除和销毁工作6.2失去保存价值的档案由行政部报总经理批准，并经财务经理审核方可销毁。
档案销毁工作应由行政部门及财务人员共同进行。
泉州xx房地产开发有限公司二O一一年九月二十三日。