2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。 3、破损的文件进行了修复。
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＊ 公文质量要严格把关
◎ 公文是档案的前身，要严肃对待 ◎ 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4纸 ◎ 杜绝错别字 ◎ 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、
报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研 报告除外） ◎ 文件形成时间要以领导人签发日期为准 ◎ 办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章
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整理步骤之二：
装订
◆ 数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装完成数字化处
理后可采用扎线装订；
◆ 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订
◆ 扎线不得使用化学线；
◆ 装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形
针、金属夹等金属物；
◆ 书刊等印刷出版物可保持原装订。
保管期限为10年的档案装订方式可以自行选择。
开归档时，应建立互见。 ● 办结:指完成公文办理程序,不是指文件有效期.
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2、按机构分类——按机关内设机构加决策机
构进行分类
如： 党组（党委） 办公室（办事机构） 业务处（职能部门） …… （职能部门） 行政处（职能部门） 老干部工作处等（职能部门）
特点：分类直观，职责明确，操作简单。适合于 内设机构稳定的机关。
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按机构分类需注意：
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优点：
（1）兼顾整理和利用。初始 整理较简单；数字化处理 后，利用档案可直接通过 电脑查询或打印全文。
（2）安全性强。 （3）符合档案长期保管和保
护要求。
缺点： 装订工作量大
建议实行档案数字化外包的单位，将档案数字化后 扎线装订一并列入外包合同。
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扎线装订的主要方法：
◆ 一件文件材料较薄时，一般采用缝纫机在
（2001 年制定，2011年第一次修订）
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☆ 适用范围
◆ 适用于全省各级各类机关、人民团 体、 事业单位（以下简称“机关”）。
◆ 企业可参照执行。
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☆ 主要内容
一、归 档 文 件 二、整 理 原 则 三、质 量 要 求 四、整 理 步 骤
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☆ 熟悉掌握
◆ 相关表格样式的格式及填写要求
◇ 归档章 ◇ 归档文件目录封面 ◇ 归档文件目录档案盒
◆ “年度—保管期限”两级分类法（档案数 量
较少的）
◆ 同一立档单位的分类方法应保持稳定
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1、按文件办结年划归年度
● 当年办结的文件归入文件形成年； ● 跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文
与被转发文等，归入办结年； ● 开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段
归入办结年； ● 跨年度的会议文件，归入闭幕年； ● 没有批复的请示，归入形成年。请示与批复分
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主要内容之四：
整理步骤
1、分 件
8、装 盒
2、装 订
7、编 目
归档文件
3、分 类
6、编 号
4、划分保管期限
5、排 列
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整理步骤之一：
分件
◆ 正本与定稿、正文与附件 （1）一般一份文件为一件 （2） 原件（字迹模糊的）与复制件 （3） 报表、名册、图册、会议指南、 介 绍信存根、 书刊等一册（本） （4） 简报一期 （5） 会议记录一份或一本
的，应将结论（果）前置 ◎正本在前，定稿在后 ◎正文在前，附件在后 ◎转发文在前，被转发文在后 ◎复文（结论）在前，来文（或去文）在后 2、其他 ◎中文（汉字）在前，其它语言在后
◎发文处理签排在正本之后，定稿之前
◎收文处理签排在收文之前
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※ 例：收到下级部门的请示文件并予以批复
将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件 归档，件内文件排列的前后顺序如下： （1）本单位批复文件的正本； （2）本单位批复文件的发文处理签； （3）本单位批复文件的定稿（底稿）； （4）本单位收到下级部门请示的收文处理签； （5）下级部门上报的请示文件正本。
◎ 收文：前面有阅文签的，可把阅文签粘在正文前面，不再编页码。录入目录时，“页数” 栏
为文件页码加“1” 。 ◎ 发文；从文件正方页码处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。 ◎ 文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。
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整理步骤之三：
分类
◆ “年度—机构（问题）—保管期限”三 级分类法
归档文件的整理方 法概述
★ 培训内容提要
☆ 整理依据 ☆ 适用范围 ☆ 主要内容
☆ “三合一”制度 相关表格样式及填写要求
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☆ 整理依据
◆ 国家档案局《关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》（国家档案局 第8号令）
◆ 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） ◆ 《湖北省归档文件整理实施细则》
（2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。
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主要内容之二：
整理原则
◆ 遵循形成规律（如会议材料） ◆ 保持有机联系（请示与批复） ◆ 区分保管期限 ◆ 便于保管利用
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主要内容之三：
归档文件质量要求
1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。
☆ 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； ☆ 在事由上有密切联系的一组文件； ☆ 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。
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◆ 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件
请示与批复 转发文与被转发文
◆ 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的 联系和数量组成一件或若干件
例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各 地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）
ห้องสมุดไป่ตู้14
◆ 排序
1、“件”内文件一般按形成时间排序，有结论 （果）
（封面、脊背、底边）
◇ 备考表
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☆ “三合一”制度
归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。
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主要内容之一：
归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各 项管理工作中形成的应当作为文书档 案保存的纸质文件材料。
必须具备四个条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、 下级、同级或不相隶属机关等)；
左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不 易太密；
◆ 一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线
扎线方式。
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★ 编页号
1、以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的 左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号， 空白页不编号。
2、页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。 3、编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号