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第二节常用商务文件的写作



撰写报告的程序和注意事项 撰写报告的程序 撰写报告应遵循一定的程序。基本的程序包括:确定目标、搜 集资料、组织材料、写作报告初稿、修改报告、确定终稿等 步骤。
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第二节常用商务文件的写作








写作报告的注意事项 在写作报告的过程中，要注意以下事项: 报告的内容应该前后统一，仅仅围绕一个主题，不要掺杂与 主题无关的内容; 在结构和内容上要完整，能够提供阅读者所需要的全部信息; 报告中的资料、信息和推理过程要准确、严密，否则会削弱 报告的说服力; 在整个组织结构上要保持清晰的思路和逻辑，向阅读者传达 清晰的信息; 写作顺序和风格要适应读者的需要，使读者能很容易地获得 报告中的信息; 报告的风格应尽量简洁、精炼，意思明确。


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第三节书面文件的阅读




提问， 提问是正式阅读前的一个重要步骤。为了进行有目的的阅读， 阅读者在概览之后要确定阅读中必须解决或回答的若干重要 问题，这是提高阅读效率的一个重要方法。 阅读 在阅读阶段，阅读者要在概览所得出的基本结沦，以及之后 提出的若干问题的基础上进行仔细、全面的阅读，确认和评 估每一部分的主要观点，分析不同部分之间的罗辑关系
书面沟通的缺点 主要表现在: 书面沟通方式对沟通者的要求比较高。 书面材料的准备比较耗时。 书面材料不利于反馈 书面材料缺少非语言信息。
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第一节书面沟通概述


商务文件写作的原则
在商务文件写作中要遵循以下原则: 使用规范的语言和格式 根据不同需要使用不同的语言风格 根据阅读者对信息的接受态度，我们可以将书面文件分为正 面的文件、中性的文件、负面的文件和说服性文件4种类型


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第二节常用商务文件的写作






按照报告的正式程度，可以将报告分为非正式报告和正式报 告等。 按照提交报告的周期，可以将报告分为每日报告、每周报告、 月度报告、季度报告、年度报告等。 按照报告内容的紧迫性，可以将报告分为日常报告、特殊报 告和紧急报告 按照报告的写作文体，可以将报告分为叙述性报告、说明性 报告述性报告、图解性报告和统计性报告等。 按照报告涉及的业务范围，可以将报告分为工程报告、财务 报告评故报告等。 按照报告的使用范围，可以将报告分为公开报告和内部报告 等。
第七章商务沟通中的书面沟通

第一节书面沟通概述 第二节常用商务文件的写作 第三节书面文件的阅读
第一节书面沟通概述


书面沟通方式的优势与缺点
书面沟通，就是指采用信函、电报、字条、电子文档等书 面形式进行的信息传递和交流。书面沟通是口头沟通、非 语言沟通之外的第三种沟通形式。 书面沟通包括写作和阅读两个方面，其优势与缺点如下: 书面沟通的优势 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口 头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。

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第一节书面沟通概述



书面沟通具有准确性、权威性 书面沟通具有较强的规范性 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用 书面沟通形式有利于减少信息错误 书面材料可以配合口头表达使用 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦
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第一节书面沟通概述



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第二节常用商务文件的写作


其他商务文件的写作
除了商务信函和报告之外，还有通知、会议记录(备忘录)、 证明信等。 主要包括:通知、会议记录、证明信等。 通知 通知是所有商务文件中最常见的一种。虽然大部分通知的内 容都比较简短、精练，但通知的写作也是有一定要求的。 会议记录或备忘录 会议记录 在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记 录下来，就形成了会议记录
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第二节常用商务文件的写作






存档号码 设置存档号码主要是为了商务信函的存档和查阅，同时，为 了便于双方查阅各自的相关信函。存档号通常分为你方存档 号和我方存档号。 收信人地址 很多人在写商务信函时不在信函中写人收信人的地址和姓名， 因为信封上已经有这些内容了。事实上，在信函中加人收信 人的地址和姓名还是很有用的。 主题行或标题 主题行或标题是用来说明信函的主要内容的。主题行或标题 的主要功能是帮助归类存档，因此每封商务信函都应该有一 个主题行，以便收信人一眼就可以看出书信的内容。
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第二节常用商务文件的写作




报告的目的 一般来说，报告的目的有提供信息、档案记录、回答问题、 提出建议、影响他人意见、公开宣传、完成法律义务等。 报告的基本结构 报告的形式虽然多种多样，但其基本结构则大同小异，报告 通常包括三个基本的部分，即报告简介、报告正文和报告结 尾。 报告简介 报告简介的作用在于给报告的阅读者一个清晰的概括性认识。
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第三节书面文件的阅读



回忆 在回忆阶段，阅读者要凭借自己的记忆将资料中的主要观点 和支持性细节记录下来。 回顾 回顾的目的是检查自己在回忆阶段有没有遗漏重要的关键点， 是否已经找到了阅读前提出的所有问题的答案。回顾的过程 就是将前面的概览、提问、阅读和回忆四个阶段全部重复一 遍。
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第三节书面文件的阅读


阅读基本技巧
为了更好、更快地阅读，商务人员必须掌握一些基本的阅读 技巧。这些技巧包括:材料分类、采用不同的阅读方法等。 材料分类 我们可以将需要阅读的材料按照重要性的程度分为三类:第一 类属于重要的资料，不去阅读这类资料，很多重要的工作就 无法进行;第二类属于有用的资料，例如，一些相关背景资料 信息，这些信息对于深人了解重要的资料是有帮助的，但并 不很着急，可以在有时间的时候阅读;第三类基本属于无用或 无关的信息，这些信息可能是误传给阅读者的，或者虽然有 用但已经为阅读者所掌握，这类资料可以弃之不读。
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第三节书面文件的阅读

Hale Waihona Puke 采用不同的阅读方法 有些人喜欢在所有阶段都采用相同的速度和方法阅读所有的 材料，殊不知这样做既浪费时间，效果也不好。正确的做法 是根据材料的不同和阅读的不同阶段采取不同的阅读方法。 根据阅读速度的不同，我们可以把常见阅读方法区分为浏览、 快速阅读和精读三种。
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第二节常用商务文件的写作


信函
信函是最常见的商务文件形式之一，主要用于外部沟通。商 务信函不仅是向客户展示公司形象和素质的重要手段之一， 也是提高工作效率的重要手段。 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、 收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束语、落款、 时间九个部分。 信头 信头指事先印制在信纸上方或下方的内容，信头的内容通常 包括:公司的名称、地址、邮政编码、电话号码、传真号码、 网址、公司标志等。
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第二节常用商务文件的写作




报告正文 报告正文是处于报告简介和报告结尾之间的内容，也是报告 的主体。 报告结尾 报告结尾的主要目的是简洁、清晰地提出报告的结沦和建议， 必要时报告结尾还要附加附录材料。 在撰写报告结尾时，要注意以下要求:不引入任何新的观点; 简介和报告正文相一致;突出所要传达的结沦。
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第二节常用商务文件的写作



称谓 称谓指写信人对收信人的称呼，不留空格。 正文 正文是一封商务信函的核心部分。信函的正文部分应该简明 清楚、段落清晰、标点正确。 结束语 结束语是信函正文内容结束之后的礼节性语言，如中文中的 “此致”、 “顺祝商祺”等。 落款 落款指信函末尾处表明寄信人姓名、身份、职务的文字。 时间 中文信函的时间一般写在信的末尾。
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第二节常用商务文件的写作



备忘录 备忘录是一种记录会议、谈活内容或关于特定问题观点的商 务文件。备忘录的功能不仅仅是作为记忆的辅助手段，同时 也是一种相互交流的手段。与信函或报告相比，备忘录的主 要特点在于去掉了一些烦琐的格式和礼貌方面的要求，采取 了一些方便查阅的格式。 介绍信(咨询信)、证明信(推荐信)、回复信 介绍信、证明信、回复信都属于对外使用的一些简短文件， 其形式和内容大同小异。
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第三节书面文件的阅读


SQ3R阅读法
SQ3R阅读法是一种比较系统的精读阅读方法，一共包括五 个步骤，前两个步骤的英文首字符分别为S和Q，后三个步骤 的英文首字符均为R,所以称为SQ3R阅读法。这五个步骤分 别为概览、提问、阅读、回忆和回顾。 概览 概览的主要目的是获得阅读材料的基本信息，包括中心思想、 内容结构等。
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第二节常用商务文件的写作


报告
与信函一样，报告也是很常见的商务文件。报告是搜集、研 究事实的人与出于特定目的而要求提交报告的人之间的书面 信息交流形式。 报告的分类 按照不同的分类标准，报告可以分为不同的形式。 按照报告的格式特征，可以将报告分为信函式报告和纲要式 报告等。 按照报告的长短，可以将报告分为长篇报告、中篇报告和短 篇报告等。