上司个人的安排
上司私人的信息
事务 时间
内容安排
参与会 见人员 财务总 监、营 销总监
需准备的文 需准备的 件 物品 AJ项目合作 茶点、咖 事宜 啡
车辆安排
备注
星期一 上午9：0O与格 仑公司总经理 洽谈
星期二 下午1：00与公 司法律顾问见 面商量NP公司 还款事宜 星期三 上午9：30召开 部门经理会
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 清除办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1）电源的老化，纠缠在一起容易引起火灾
2）通道不够宽敞，桌子、椅子碰到人腿
3）空气、温湿度、噪音对身体和心理产生不利影响
4）工作的疏忽引起失密的隐患
5）把重物堆放在安全通道或消防器械上
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
1．时间管理的必要性
2．时间管理理论
(1)时间管理的内涵
(2)时间管理理论的四个发展阶段 ABCD工作法
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
3、有效管理时间的方法
(1)明确目标和自己的工作任务及职责
案例导入:
马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8点20来到公 司。她总是提前10分钟左右到达公司，以便做好正式上班 前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风，然后 将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面，将 文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后，她回 到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌，清扫擦拭桌 面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。 8点30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上，与 总经理打招呼：“总经理，早上好。”总经理向她点头示 意后，进入自己的办公室。马秘书开始在电脑上录入一份 总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来： “请把我今天的工作安排拿来，顺便请给我倒一杯咖啡。” 马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。马红推门 进入经理室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下咖啡
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较
（2）开放式缺点 缺少单独办公的机会 难于集中工作的注意力 办公区域噪音太大 难于保密
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （3）封闭式优点 可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求 易于集中注意力
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 1．办公程序管理的内涵 (1)办公程序管理的概念 办公程序管理与时间管理
是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有 多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时 间顺序的活动或事务流程进行科学有序地安排和管理， 以优化工作流程使其逐步成为处理某项工作的固定模 式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作
本企业的规模和员工人数。
企业的机构设置和工作设计。
企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点。 确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程。
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 1．秘书的办公责任区 个人办公责任区 公用区域 上司的办公区域
先出去。马秘书回到自己的座位，看见行政部经理助理刘 丽正在等她，并在翻看合同底本。两人稍事寒喧后，刘丽 说明了来意，一个提醒马秘书她办公室内的设备存在着安 全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让马秘 书将她出门为公司办事的几张出租车车票给报销了；三是 顺路替马秘书取来了今天的信函。马红一看，刘丽没有按 要求先让行政部经理在出租车车票上签字，刘丽连忙解释 她们经理出差了，而她等钱急用，于是，马秘书用掌握的 零用现金为她报了销。刘丽拿了钱离去，马红也没对她拿 来的信函进行清点。这时桌上的电话响了，是上海启明公 司总经理的秘书来电要与马秘书商量下周他们公司江总经 理一行四人来腾达公司商讨合作的事宜。马秘书因急于将 合同录完，就简单地应付了几句，没有认真地做记录，此 时又正好来了位客人，马秘书赶忙挂断了电话，来的客人 是君豪公司的公关经理，他想见腾达公司的张副总经理， 马秘书告诉他：“很不巧，张副总出差了。”也没问清来
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 2、秘书对办公责任区的管理
秘书要经常清洁、整理个人的责任区
1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁
2）桌上不摆放过多的私人物品
3）专用电话放在左手位置，便笺纸放在右手位置， 字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚内。 4）如果光线不够好，最好让人工光在你的左前方 5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你 有较高的工作效率。
星期五 全体员工大会
9：00
10：00 总经理面试营 销总监 总经理听取培 训经理汇报并 共进工作餐
接待瑞士投 资考察团
人力总监面 试前台秘书
部门经理会讨论 营销总监人选
周 时 间 表
11：OO 12：00 招待瑞士投 资考察团的 宴会 财务总监向 董事会汇报 财务状况 总经理与法律 顾问会面 瑞士投资考 察团参观公 司生产区 总经理去市工业 局开会 各部门会议
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 主动清洁、整理本人参与的公用区域 1）经常清理、整理参与使用的复印机、打印机等设备
2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到 访时，无废弃物，水渍，茶具清洁
3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具 4）保证安全通道畅通无阻
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 (2) 办公程序管理的构成要素 时间因素 空间因素 事项因素 资源因素 办公程序管理与时间管理
(3)办公程序管理的特征
择优性 稳定性 可操作性
2、办公程序管理的必要性
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 3、改进办公程序的办法 (1)办公事务的一般性流程 办公程序管理与时间管理


确定问题
分析相关资料 确定造成问题的主要原因 提出解决问题的方案
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理
(2)办公流程的确定与改进
办公流程的确定首先要以组织的结构为根据 办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责
办公程序管理与时间管理
办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 1．构成办公环境的要素 空气 光线 声音 空间 绿化
2．办公室的布局类型
(1)开放式办公室布局
(2)封闭式办公室布局
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理
全开放式办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 自觉整理上司的办公区域 1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒 2）经常打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好 空调照明设备 3）经上司授权后，定期为上司的文件柜进行整理把文 件进行归类，将一些无用的文件销毁 4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些植物
方便各业务部门和职能部门向领导请示、汇报
便于秘书跟踪掌握上司的行踪，及时搞好信息反馈
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
5．做好上司和自己的工作日志
(1)工作日志填写的信息内容 上司在单位内部参加的会议、活动情况 当上司到单位外部参加会议、活动时的来访 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况
工作行为 工作承办周期 接外线电话 应在3次铃声之内拿起电话 回复信件 收到信件后2个工作日内回复，紧急信件应在收到的当天回复
办公程序管理与时间管理
回复电子邮 收到电子邮件后12小时内回复，紧急电子邮件应立即回复 件
处理投诉 文件复印 立卷归档 接到电话投诉应立即处理，接到投诉信应在24小时之内发出回函 日常文件应在8小时之内提交，紧急文件应在2小时之内提交 当日文件当天整理归档，每个周末进行清理，紧急文件的归档应在1小 时之内完成

准确的日历
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
4．为上司安排活动时间表 （1）时间表的类型 月时间表 周时间表
第三章
第二节 二、时间管理概述
月份 周次 第 1周 第 2周 第 3周 第 4周 4月份
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
5月份 总经理去香港与英 皇公司进行商务谈 判 周一上午开董事会 会议 周三召开公司办公 会议 周二公司领导审看 广告片
的联络电话和来意，就让来客悻悻地走了。马秘书继续录 入合同，总经理打电话来问上海启明公司来客的食宿安排 好了没有，马红这才意识到她没有在电话里问清对方四人 中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去问。 这时，张副总经理从西安打来电话，告知他的手提电脑被 盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否帮他找出相关文件， 并电传过去，可是，马红并没有将这些文件备份，因而无 法完成上司交给的任务。
(1) 本单位或组织在办公事务的管理方面有哪些行为需要做 出时间期限的规定
(2) 从工作的实际出发，考虑各项工作确定多长的时间期限 做标准较适宜
(3) 完成同一项工作的具体方法和途径不同，确定的期限也 应不同。 (4)承办周期制度的制定要考虑各项工作的紧急程度