摘要：在国际商务交往中，英语信函是最常见的交际手段之一。
把握好商务英语信函的特点能够更顺利、更有效、更愉快地完成沟通，促进商务的实现、事业的成功。
本文拟对商务英语信函的完整原则作简要介绍，并阐明其在国际商务交往中的重要性，以期给涉外商务从业人员提供一定的帮助。
关键词：商务英语信函完整重要性
随着全球经济的发展，越来越多的国外公司进入到中国商务各个领域。
同时，我国也有许多有实力的企业融入了国际市场。
英语，作为国际化语言成为了国际交往的常见语种，是我们沟通、交流是必不可少的工具。
但是，由于语言、文化等方面的差异，这类沟通常困惑着许多涉外人员，因此对商务英语信函的特点作简要的研究，学会涉外交际中的语言特点和技巧，会对商务合作的成功起极大的推动作用。
商务英语信函牵涉面非常广，一般而言包括建立业务关系、产品推销、资信查询、询盘、发盘、还盘、订购、支付、装运通知、保险、索赔理赔以及公关礼仪类等。
从总的原则来讲，书写上述英语信函要求具有完整（Completeness）、礼貌（Courtesy）、体贴（Consideration）、清楚（Clearness）、简洁（Conciseness）、具体（Concreteness）、和准确（Correctness），即7C原则。
下面着重讨论商务信函的完整性原则。
商务信函应包括完成商务交际目的的所有必需的信息，尤其是当一封信函的牵涉到一系列商务活动的时候，须将活动的背景、计划和细节完整地展现出来，内容丰富、完整而信息量大。
在写作当中常常需要使用结构复杂的从句和长句，并且常用名词化手段与各种修饰成分使句子言简意赅。
1关于商务合同条款
In case of delayed delivery, the seller shall pay to the buyer for every week of delay a penalty amounting to 0.5%of the total value of the goods; however, the penalty shall not release the responsibility of the seller for delivering the said goods.
译文：假如发生交货延期，卖方必须向买方支付延期罚金，其数额按每周货物总价值的0.5%征收。
但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任。
这句话是典型的商务活动中关于索赔、罚款的合同条款。
它将罚款的原因、数额以及罚款以后卖方的责任都作了清晰、明确的约定。
没有让卖方钻空子的机会。
The said goods（该批货物）的用法，言简意赅。
相反，假如上面案例中没有“但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任”，那么卖方就可以找到不交货的理由，“我已被罚款，可以不交货了”、“你要求我继续交货，为什么合同里面不说清楚”等狡辩的理由。
其结果可能就是双方翻脸，提起诉讼。
这样会给买卖双方带来巨大损失，给合作带来极大的障碍。
因此，一封完整的信函比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；可以避免由于遗漏某些重要信息和表述所导致的诉讼；有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。
2采购信函
判断一封采购信函是否完整，可以用五个"W"来检验，即："Who, What, Where, When及Why(包括How)" 例如在定货的信中，必须明确说明：“需要什么商品,多少商品?”(What? how many do you want？)“何时需要?”(When do you need the goods？)“货物发到何地何人收?”(To Whom and Where are the goods to be sent?) “如何付款?”(When and how will the payment be made?) 如对对方的报盘做出否定的答复时（如不能接盘等）应说明理由“为什么”(Why？) 例如：下面是一封接受卖方报盘的接盘函：
Dear Sirs:
With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper
Wire as per your Offer Sheet No.2008-2B.Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License, we will open the L/C by cable.
译文：关于贵方四月九日函，我们高兴地接受你们第2008-02B号报盘单所报一百吨紫色铜丝。
请着手办理申请出口许可证。
一经我方收悉贵方出口许可证号码的通知，当即电开信用证。
总体来讲，商务英语信函必须满足这个行业的7C原则，其中完整性是重中之重。
如果一封信函有头无尾，支离破碎，丢三落四，那么收件人对信函的理解会产生很大的分歧，从而导致业务开展不顺利，更多的是失败。
试想谁愿意和一个信函都些不清楚的伙伴合作。
作为涉外的商务人才，英语信函的写作是从事国际贸易和相关涉外工作的重要组成部分也是提升业务能力和服务能力的一大方面。
要求提供这种写作能力，首先要提供自己的英语基本知识、能力和技能，大量阅读英语母语国家的类似文件，以期获得商务英语信函的精华，为公司、社会、国家创造价值。
参考文献
[1]冯祥春.外贸英语函电一本通[M].对外经济贸易出版社，北京，2003.
[2]管春林.国际商务英语写作[M].浙江大学出版社，2006.
[3]常玉田.国际商务英语阅读与写作[M],中国商务出版社，北京，2007.。