5.2.4作业规定/指导书/作业基准
EHS—WI—01（流水号）
5.2.5记录表单
EHS-R-001（流水号）
5.2.6外来文件沿用其本身编号
5.2.3文件版本表示
版本识别:第一次制订发行的文件及表单版本定为“A/0”，如文件第一次修订其版本改为“A/1”，后依次递增A/2、 A/3..事务局每年至少组织对文件的执行情况和适用情况进行一次检查评估，并
5.8外来文件管理
5.8.1与ISO环境体系相关的外来文件需经总务部门盖红色“CFES参考文件”印章后方可使用.
5.8.2若外来文件本身有文件编号、版本则直接影印，无需按5.2规定执行.
5.8.3各部们每年4次把记录的《外来文件分发及回收一览表》提交总务部门.各部们可保留复印件。
5.8.4对于最新标准、法律、法规等资料，管理者代表负责定期向外界获得.
5.7.2指定文件ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ记录的管理责任者，实施台帐管理，手册、程序文件、管理规范及其它文件应记录在《文件管制总览表》，确保各部门使用最新有效的文件。当文件修改后，应在相应的《文件管制总览表》及时更新，以利查阅和检索（符合现状更新）
5.7.3现场使用文件须置于作业场所.现场管理人员负责文件资料的妥善保存，防止丢失或毁损.
5.5.2一、二级、三级文件（特殊三级文件及资料除外）现行有效版本进行电子化文档只读管理。“电子化文档只读管理”指电子化管理的文档只可以浏览，不可以编辑修改打印。手册、程序文件等电子化管理的文档存放在固定的公用文件夹内,不得私自复制使用.（在公司内部主页网上发布其存放地址）如有必要分发文件，与5.7.4同样流程
5.4文件修订
5.4.1文件若需修订、新增或废止,按5.3.1 和5.3.2流程.二级文件新增、修订时需更换封面，作业指导书/基准等不需要合议。
5.4.2变更修订的文件,修改内容要详细记录在<文件修订履历表>中.
5.5文件分发及回收控制
5.5.1经批准后准于发行的文件（一级~三级）由文件制成部门把原件提交到总务部门统一管理.特殊三级文件及资料的原稿经总务部门同意后,可由作成部门自行保管
5.9记录作业的要求事项
记录应根据各关连标准所规定的内容，以简单明了、便于检索的方式作成。但作成时需遵守以下共通事项：
5.9.1纸质文件记录（特别是检查结果），为防止日久褪色和被人更改，须使用不褪色的书写工具（圆珠等）记录（禁止使用铅笔）。
5.9.2需要修改记录时，将修改的地方划上双横线（）并在就近处填写修正记录，并签名或盖章。
7.2《ISO文件内容确认表》EHS-R-002
7.3《文件分发及回收记录表》EHS-R-003
7.4《文件补发申请单》EHS-R-004
7.5《文件借阅登记表》EHS-R-005
7.6《外来文件分发及回收一览表》EHS-R-006
7.7《文件管制总览表》EHS-R-007
5.7.4用受控文件须有蓝色“CFESISO受控文件”章，以确保文件使用的正确性.
5.7.5受控文件如发现遗失、缺页、破损、字迹模糊现象时可以申请补发，但须填写《文件补发申请单》并写明原因，经部门长批准后交总务部门方可补发.
5.7.6任何部门或个人不得以复印方式自行处理受控文件，缺页、破损或字迹模糊文件须交回总务部门.
程序文件
文件和记录管理程序
EHS-CP-01
作成：
确认：
承认：
部
门
合
议
□总务部
□财务部
□制造部
□硬件开发部
□品质保证部
□人事法务部
2019年10月18日制定
文件名称
文件和记录管理程序
承认日期
2019年10月18日
管理番号
EHS-CP-01
版本
B/0
实施日期
2019年10月18日
1．目的
为了确保公司职业健康安全&环境管理文件和档案资料的完整性，适宜性和有效性，特制定本程序。
各部门担当
部门主管/课长
相关部门长
部门部长
3
记录表单
相关各部门
部门主管/课长
/
部门部长
4
外来文件
相关各部门
部门主管/课长
/
部门部长
5
4.2总务部门负责职业健康安全&环境管理体系一级～三级所有文件及四级记录表清单的电子档管理.
4.3其它各部门配合总务部门实施文件资料管制.
4.4四级记录单(4 级记录)格式变更时,与相关的 2 级文件(或 3级文件)一起决裁.但是,2、3级文件中没体现的表格使用『ISO 4级文件(格式)决裁文件』决裁.
2．范围
本程序适用于本公司职业健康安全&环境管理体系相关文件内容的编制、使用、评审和修订，安全档案资料的保存。
3． 定义
无。
4．职责
4.1文件编制/审批权责
文件类型
作成
确认
合议
承认
文件等级
手册
EHS委员会
EHS管理者代表
各部门长
总经理
1
程序文件
各部长
EHS管理者代表
各部门长
总经理
2
作业指导书/基准/作业规定
5．程序内容
5.1文件制作程序
5.1.1根据体系运作的需要制定文件,相关部门根据4.1权责人员进行.
5.2文件管理番号规则
5.2.1公司代码CFES在文件的页脚右下面表示,“中电金融设备系统（深圳）有限公司”在中间表示.5
5.2.2手册
EHS—CM—01（流水号）
5.2.3程序文件
EHS—CP—01（流水号）
5.9.3修正电子文件时，原则上应全面重写，并在考量了下项安全事项的基础上实施电子承认。
5.9.4使用电子媒体实施审查及承认的情况下，为了防止没有权限的人进行访问（防止修改和没权限的人查阅），应实施用户ID和密码管理，并根据需要，设定访问级别。
无
7.1《ISO4级文件(格式)决裁文件》EHS-R-001
将检查评估的结果记录在《ISO 文件内容确认表》中存档，确保文件内容持续适宜和有效。
5.2文件制定审核
5.3.1相关部门专人提出草案，交部门负责人初步审批后呈交审批部门（见4.1）并由审核部门决定是否召开相关部门会审.
5.3.2草案经部门负责人初审或会审后、经审核或批准时有不符合要求或审核时有异议及其它建议时,则须退回草案提出人员或由有关人员组织修改或增删,直至通过该程序.
5.6.2凡对外非管制文件,其失效期后,不予以回收或更新.
5.6.3废弃超过保管期限的文件资料时，利用碎纸机等处理成无法再使用、辨认状态，确实处理，防止泄密。
5.7文件及记录保存与管理控制
5.7.1所有档案资料至少保存2年以上，其中员工安全教育培训记录、危险源管理台帐、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录及涉及到危险性较大的技术图纸等方面的档案资料要永久保存。(增加OA相关内容)
5.5.3总务部门在收到合议后的文件后尽早将其电子文件放置在公司内部网站。
5.5.4修订后的文件批准发布时，由总务部通过邮件或上传OA方式分发文件，原文件旧版正本由总务部盖“作废文件”印章并标识“作废日期”。
5.6文件及记录作废的控制
5.6.1各部门收回的旧版或废止文件由总务部门标识“作废日期”后，根据保留价值保留3-6个月，无价值时可直接销毁.废弃的作业指导书和图纸由技术课保管，期限为一年.外来文件作废也如同上述程序.
5.7.10如因客户或供应商需要，则由相关申请人员填写《文件补发申请单》，注明原因，经部门负责人批准后、交由总务部门处理.所需受控文件加盖红色的“CFES参考文件”印章，同时做好相应登记.
5.7.11所有的旧版作废文件应不定期销毁处理，处理方式以不影响最新版本文件的正常使用及公司机密外泄为
宜.
5.7.12公司内不得使用任何作废文件.
5.7.7各部门应设立受控文件的统一收发窗口，以便此类文件执行收发与管制工作.
5.7.8任何人均不得在正式受控文件上加以标记或书写任何文字、符号（特殊情况除外）.文件借阅须征得总务部门同意后并在《文件借阅登记表》并予以记录.
5.7.9受控文件文本文档、电子文档资料由文件管理中心负责保管、更新及维护.