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办公室整顿标准
办公桌 面上 文件筐
整顿方法
(a) 临时文件筐 ▣ 中间张贴文件的分类，每层属于哪一类的文件， 用 黄色纸打印（如：临时周转文件等）
(a)
1.原则上文件和资料要共同保管，不得个人所有，但 临时文件根据具体 业务的性质，允许个人保管， 个人保管临时文件时，在个人办公桌规定的临时保 管文件筐内保管。 2.所谓的临时文件是指制定、处理当中的文件、日常 文件（记录类，处理当中的采购书等），个人临时 参照使用的业务指南（业务处理手册等），个人参 考的资料等。 标识尺寸：长：7cm，宽：1.5cm (b)文件筐 ▣ 文件筐的标识按照摆放文件的类型进行编写, 用白色纸打印
办公室整顿标准
办公室整理、整顿标准
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办公室整顿标准
.活动重点
- 活动重点：整理/整顿/清扫/可视化
- 清扫对象：办公桌椅/文件柜/地面/电源网络线/电脑 - 整理要求: 彻底根除不必要物品，消除空间浪费和管理浪费
- 整顿要求：必要物品放在指定的位置，让任何人能容易找到
和方便取用。减少查找浪费，提高工作效率 - 可视化要求：要管理的地方或物品做上标示，让任何人能容 易认出、方便使用、容易判断、容易遵守 - 清扫要求: 地面无污渍/无张贴物残渍/桌面无灰尘
搬到文件柜或合适的 场所
搬到资料室内
不必要品 3.推进无纸化
－－
推进办公自动化，利用内部网络，对简单的资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批；
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办公室整顿标准
4.会议资料电脑化 会议资料要尽量电脑化，避免会议一结束就扔掉资料
5.削减复印量 复印会造成时间、人工、纸张的浪费，所以提倡“一个原则”尽量减少复印文件，通常采用的手段有公告 栏， 传阅，内部电子邮件等方式；
公司标
a
部门名 文件编号 文件名称
小文件夹
中文件夹
大文件夹
C b
1cm 大文件夹 小文件夹 中文件夹
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办公室整顿标准
文件夹
2cm
整顿方法
(a)文件 (标签) ▣ 蓝色文件和大白文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴； ▣ 标签上分别填写：ALSTOM的司标，有部门按项目分 就标出项目，文件编号，文件名称、文件的管理责 任人或公共（是大家公共使用的）； 公司标
b a
100mm
c
55mm
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办公室整顿标准
推柜 标识
整顿方法
(a) 文件柜抽屉 ▣ 贴标签在左上方
c
b
a
▣ 区分物品摆放，1层办公用品，2层文件资
料，3层为个人用品。 (b) 管理负责人标签
1cm
▣ 推柜筒右上角（距离左边1cm），填
写部门名称，物品名称以及负责人
(c) 推柜内部 ▣ 柜筒内摆放整齐
2cm
a
按项目
文件编号 文件名称 管理人 或公共
蓝文件夹
大白文件夹
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办公室整顿标准
文件柜
整顿方法
（a）文件柜编号：编号张贴在每个框的正中间，六个格的 贴1-6的编号，四个格的贴1-4的编号；
（b） 文件柜管理LIST
a
LIST中包括部门、管理责任人、每个框内的文件分 类名称；全部填写清楚。 （c）文件摆放在文件柜内，用不同颜色的线对文件进行定 位，防止摆放时出错。
(a) 用一个文具盒，做影子版
a
(b) 将实物对应影子版摆放整齐，各规各位。 (C) 并将摆放的盒子做好定位标识 （用长4cm，宽1.2cm的蓝色胶带张贴）。 公共文具名称标识：长17cm，宽5.5cm；
b
c
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办公室整顿标准
办公用品管理方法
和文件一样一起混放使用的办公用品，如果不进行管理，会造成寻找的时间或数量过多等经费方面的浪费， 我们如何管理呢？ 1.首先要明确管理对象和场所 对象包括：文具、各种用纸、样品或活动用品； 场所包括：物品仓库及柜子、个人办公桌、个人抽屉； 2.减少个人抽屉物品 对不要文具根据抽屉内的轮廓摆放各类文具（如：笔、橡皮等） 3.创建公共文具筐 为了减少文具的浪费，可以设立一个公共文具筐，把相关文具，制作一个影子版或用海面挖 出各种文具的轮廓分类摆放（如：大的订书器，打孔器，胶带等） 4.制定办公用品的保管基准 所谓保管基准，是指部门内制定的个人或办公用品的规格和数量的规定，执行基准能够准备的彻底消除办公 室散放的文具，从而减少了很多浪费。（参看：保管基准事例） 办公用品保管基准 用品名称 订书器 剪刀 铅笔 签字笔 规格 大 得力 2B 黑、篮 1支 1支 各1支 私人用 公用 1个 1把
6CM
▣
一扇是固定门，一扇是活动门 距离门把手高6cm，距门边1.5cm
区分 必要品A 必要品B 必要品C 判断基准 一周内使用一次以上 一周至六个月内使用一次 六个月至一年内使用一次 A-一年内一次都没使用的 B-超过保管期的过期文件 C-不可能使用的 处理方法 在作业区内保管 办公室或工程内保管 部门内的仓库或资料室 内保管 A-返还仓库 B-废弃 C-返还、废弃 备注 划区放置区域
文件的管理责任人，保存期限； 3.制定目录 制定文件摆放位置的清单目录，方便任何人查找 4.可视化管理
文件摆放的位置要做到一眼就能看清楚，利用颜色标签对文件摆放后画一条斜线，进行定位；
5.文件管理体系的运行及维持 明确文件管理责任，选定资料管理责任者，尤其对文件的保管（存放在办公室）和保存（存放在资 料室）进行明确区分，定期进行资料整理（及时废弃过期文件，更换新文件）和维持；
二.文件的保管方法
对保管的文件装订成夹，并保证对任何人保管一个文件夹 使公司文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹个人所有（保密文件除外）； 2.确立分类项目
确立文件进行分类，进行文件夹管理，文件夹侧面标明大分类：所属部门，文件编号，文件名称、
(b)
标识尺寸：宽：6cm，高：5.3cm
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办公室整顿标准
文件夹
1cm 2cm
整顿方法
2cm
(a)文件 (标签) ▣ 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴，小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 ▣ 标签上分别填写：ALSTOM的司标，所属部门，文件 编号，文件名称、文件的管理责任人或公共（是大 家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位标识) ▣ 文件定位标识采用宽：1cm的斜线进行。 管理人 ▣ 从左下角顶端开始往上张贴，标识角度以第一个文 件夹角度1cm为准； (C) 文件夹内隔页纸 标识 ▣ 按文件夹内文件类型或着日期自己隔 页，更加容易方便找到文件；
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办公室整顿标准
办公桌 面上
整顿方法
(a) 椅子 ▣ 无人座时，将椅子靠进桌子内 (b) 桌子
h
f i b a d C e h
▣ 桌面清洁，下班时无文件摆放 ▣ 下班后桌子上只能有台历、水杯、电话、鼠标、键 盘、共用文具， (c) 日历 ▣ 放置在桌子中间或按照定位线放置 (d) 水杯 ▣ 放置在电脑旁 ▣ 只允许放一个 (e) 电话 ▣ 按照定位线放置，建议按照图示位置放置 (f) 文件 ▣ 做好文件名称标识，并放到制定的位置 (g) 垃圾桶 ▣ 做好虚线标识，将垃圾桶摆放好 (h) 桌子屏风 ▣ 桌子高挡板上可以摆放个人目标、计划或照 片（A4纸一样大小）、只能摆放2张A4纸，短边 电话上方摆放电话簿； (i) 盆景 ▣ 电脑旁边
(b) 笔桶 ▣ 放在矮的挡板一侧，与电脑屏幕相平行摆放； 距离水杯标识16cm，距离上边缘3cm；（标识用4cm 的条交叉成十字张贴）
(c)
6cm
c
18cm
照片，像框 ▣ 相片：可以打印成a4纸大小，贴于高挡板一侧 ▣ 带像框的照片：也放于高挡板一侧，距离上边缘6cm， 距离显示器底座18cm处张贴标识（贴一个长4cm的 条）；
a
b
办公室整顿标准
办公室文件管理
一.文件的废弃和缩减的方法
在办公室，总会有各种各样的文件，如果不经常进行管理的话，就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件 时间增加、购买文件柜增加等很多的浪费，成为阻碍业务效率的白色污染。因此必须对文件及时处理，处理文件 一般方法如下： 1.资料尽量共享 对个人所有的资料和文件进行分类，不必要的文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有 化，最大限度的减少部门文件量； 2.保管、保存、废弃的分类 对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），把不必要的处理掉（参考QA对文件要求程序 文件或部门内区分时参考下面表格判定基准）。
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办公室整顿标准
公共打印机
(a) 打印机位置
整顿方法
▣ 打印机位置定位 （用长4cm，宽1.2cm的蓝色胶带张贴）。 (b) 打印纸位置
a
b
▣ 用1.5cm的蓝色胶带区分标识 （区分:A4白纸、双面纸） 距离边缘：4cm处张贴, 宽：为27cm
b
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办公室整顿标准
办公室-单门
7CM
整顿方法
a
(a) 玻璃门 推、拉标识 ▣ 在门把手上，高：6cm，门边距7cm处贴上 推、拉标识 (b) 木头门 推、拉标识
g
左上角桌面摆放几情况：
f1
f2
f3
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办公室整顿标准
办公桌 面上 电话
0.5cm
整顿方法
电话放在矮的挡板一侧：有两种情况 (a) 电话摆放（椭圆形）标识（详见：左图）
24cm
b
第1种情况
38cm 10cm 24cm 25cm
桌边
第2种情况
20cm 10cm
▣ 标签张贴距桌面上端边10cm，
距离左或右边缘25cm; (b) 电话定位角标识（详见：左图）
d
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办公室整顿标准
办公椅子 面上
1cm
整顿方法
(a) 姓名标识 ▣ 椅子背贴使用者姓名,距椅 子顶端1cm处 ，填写部门、物品名称、管理 责任者； ▣ 人员不在坐位时，请将椅子推回原位；