会议流程说明
1 首先由物业办公室内勤随时在网上查阅会议预订情况，收到预订后，在每天晚
间例会时将转天会议室申请审核表下发各部门部长，如遇当天紧急会议时，请按会议流程说明第7 条执行，该项工作负责人为办公室内勤。

2 各部门主管根据会议室申请审核表上面的要求开展相应的工作安排：
2.1 保洁部安排晚班人员负责将转天要使用的会议室进行清洁工作，如桌椅、
窗帘、窗台、地毯等处卫生情况，花卉的摆放和质量情况等。

该项工作负
责人保洁部部长。

2.2 工程部安排人员负责转天各会场所需的音响、灯光、投影、录音、大屏幕
字幕、悬挂会标等项工作的完成，该项工作负责人为工程部部长。

2.3 保安部负责转天会议与会人员进出大楼的登记工作，会议室茶水炉的开
启，手扶梯运行及升降电梯的控制，会场主席台搭台的布置工作，以及协
助会议部，如需改变台型大会场桌椅的搬运及打水工作等。

该项工作负责
人为保安部部长。

2.4 会议部负责根据当天会议情况，安排各会场的服务人员，由礼仪部主管领
取“会议室使用基本情况表” ，下发各会场服务员，服务员按“会议室
使用基本情况表”上的要求开展会前的准备工作。

3 会议服务准备
3.1 安排会客厅、会议室时，应根据参加会议人数的多少来确定房间。

其具体
要求可按照会议订单的相关内容执行。

3.2 会议前，应首先阅读会议订单要求。

如需要使用大屏幕、电视、话筒、电
脑、投影等设备，工程部应在会议前1 小时将所需要的相关设备调试准
备完毕，以确保其正常使用。

3.3 会议部会前1 小时，应对会议室的桌、椅、茶杯、茶叶、地毯、门、
窗、茶水间等设施和用品进行清洁。

如会议订单要求提供矿泉水、小毛
巾等物品，服务员也应一同将相关物品准备就绪，并重点检查所备的茶
杯有无茶叶、设施设备、相关物品有无残缺。

除此之外，还应协助会议主
办方做好会场的布置工作，如将会标、鲜花、桌牌等物品按指定位置摆放
好。

3.4 凡有局领导参加会议时，服务人员应注意为其准备好专用茶杯，并按会
议订单要求提前对坐摆放，以确保专杯专用。

3.5 对重要会议或特殊保密会议，要按重要会议的特殊要求，积极配合与会单
位做好相应的准备工作。

3.6 在布置翻译员、记录员、签到处所需的桌椅时，要按照主办单位的要求做
好相关物品的摆放工作。

上述物品要在规定使用时间前45 分钟达到使用
要求。

4 会议过程服务
4.1 仪容仪表礼节：在会议正式召开前30 分钟，服务人员应在门口等候迎
接，或在电梯口等待客人的到来。

如会议室有两名服务员同时服务要有一
名服务员在门口站立等候随时服务，根据会议的重要程度，配备工作人
员。

4.2 与会客人到来后，做好相应的引导工作，对重要客人，还应引领其到对应
的座位上，并协助其将衣帽等物放置在适当的位置。

4.3 宾主落座后服务员迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服务员应先上毛巾，再
斟倒茶水。

首次倒茶后应15 分钟后再次蓄水，后每隔15 分钟或20 分
钟位客人续一次水，可根据实际情况灵活掌握倒水时间。

4.4 会议结束后应站立门送客并道“您慢走” 。

适时，引导到下一地
点，如：电梯口、大楼门口等。

5 会议厅清理作业
5.1 会后检查桌椅书箱内有无客人遗留物品及时归还。

5.2 客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦精并摆放整齐，
以备下次会议之需，地毯清理干净。

5.3 通知工程部来人关闭所有电器设备，话筒、空调等，服务员关闭门窗，带
好会议订单、钥匙进行安全检查后离开会场。

6 重点注意事项
6.1 引导：服务员引导应提早20 分钟到达地点等候客人，引导适应走在客人
右前方，在上电梯或楼道拐弯处侧身等候并给以手势道“您这边请”或
“请跟我来” ，引导到房间门口，开门后，侧身说“请进”。

在进入电梯
引导时，首先请客人先进入，服务员后进入站在电梯按键处以便控制。

6.2 会议室上茶：如是十几人小会一个会议服务员即可。

若是几十人或重要会
议需多个服务员，需要小毛巾时，一般两个服务员为一组分工，给主宾上
茶和递毛巾的服务员应略微先，在上茶时，每位服务员都要热情问客人道
“您请”或“请用茶” 。

注意时间间隔不应超过二十分钟续水。

会议中间
续水要统一行动。

特殊情况根据情况续水。

快捷服务，以免干扰会议正常
进行。

6.3 开会期间前期的客人到达房间内服务员要主动迅速的给主宾拉开椅子以方
便就座。

倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖，用大拇
指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，在客人的身后缓缓道水后
放回茶杯，一切行为应在客人右手方完成。

6.4 在会见进行中间，要注意观察会议室内动静，客人有事招手、要随时应承、
及时处理。

7如遇当天紧急会议，由物业办公室在网上接收“会议室使用基本情况表”，通知会议部主管领取其会议室使用基本情况表，由会议部主
管根据情况表内的要求及时准确的通知各相关部门工作人员（因会议紧急，为节省时间，暂不通知相关部门主管，由会议部主管直接与相关部门工作人员联系，现规定各相关部门岗位责任人：工程部会议系统操作人员；保安部负责参
观路线开关门、灯，及电梯控制，同时通知会议部领班安排该会场服务人员按其要求开展会前准备工作（与上述准备工作相同）。

要求该会场服务人员及相关工作人员在接到通知后3分钟内到达现场，开展各自工作。

10设施设备管理规定
1. 会议室内所有设施设备均有物业会议部负责保管和使用，未经主管部门领
导批准后，不得搬运和外借；
2. 会议部应每月对所有设施设备进行一次盘点，每次会议室使用后进行一次
设施设备检查，对其损坏物品及时进行报修和报损，及时报告机关服务中
心负责人；
3. 会议室内所有电气设备由指定的工程部专业负责保管，并进行开启，关闭
等操作，并有该负责人建立所有会议室电器设备设施的资料档案；
4. 对所有会议室内电气设施设备有专业工程人员定期进行维护和保养，并对
发现损坏的设施设备应及时报告机关服务中心负责人和会议室预定人员，
并即使维修。

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日期：
会议服务工作自查表
会议服务接待周统计表
制表: 审核:。