投标文件的编制程序及技巧周 庶1 曲 杨2 肇 忠3(1.辽宁省水利厅防汛机动抢险队,辽宁沈阳 110003;2.沈阳市防洪工程维护费征收管理办公室,辽宁沈阳 110003;3.沈阳农业大学高等职业技术学院,辽宁沈阳 110003)【摘 要】 对于建筑施工企业来说,投标工作是一项非常重要的工作,因为建筑施工企业的生产任务主要是通过投标渠道来获得,而投标文件就是一把进入建筑市场的“钥匙”。
【关键词】 工程项目;投标文件;技巧【中图分类号】 T V512 【文献标识码】 B 【文章编号】 1008-1305(2008)04-0031-031 前言投标是一门技术,也是一门学问,投标中标,是建筑施工企业获得工程任务的唯一途径,是企业生存的源泉。
因此,编制好投标文件,争取多中标,其意义重大。
随着《中华人民共和国招标投标法》的颁布和实施,一个公平、公开、公正的建筑交易市场正在逐步形成。
对于建筑施工企业来说,投标工作变得越来越重要,投标文件可以认为是一把进入建筑市场的“钥匙”。
因此,如何编制出内容完整、质量高、具有竞争力的投标文件,就成了投标的关键。
2 投标文件的编制程序2.1 投标文件的编制程序2.1.1 了解投标文件的编制程序编制程序如图1所示。
2.1.2 熟悉招标文件的内容认真阅读招标文件,熟悉内容,发现问题,找出难点,做好现场勘察和编标前的准备工作。
一般情况下,业主在发售招标文件截止期后的两、三天内进行现场勘察和答疑。
为了尽快地了解工程内容,做到踏勘现场时心中有数,应在购买到招标文件后先通看一遍工程量清单和图纸,对工程项目有一个总体性了解,再仔细阅读招标文件的技术规范及其他内容,对施工工艺、报价标准、资格预审要求等都要形成一个大致性的轮廓,这样使得看现场有的放矢,有问题及早提出,对主要技术难点心中有数,为标前会做好准备。
图1 投标文件的编制程序2.1.3 现场踏勘、调查资料为保证编制投标文件所需信息全面、准确以及作者简介:周庶(1963年-),男,辽宁人,高工,主要从事水利工程技术研究与管理方面的工作。
·31·投标文件质量,现场踏勘需调查以下资料。
(1)自然地理条件。
水文资料:对于标段内的江河、水库、湖泊、海洋等,应调查当时水位、水面宽度、水深、能否通航、常水位、枯水位,生产、生活用水水源、供水量、水质等;气象资料:当地的平均温度、降雨天数、有无上冻情况等;地质资料:土质情况、有无滑坡、坍塌情况等。
(2)交通状况。
现有场外交通状况:公路、铁路、航运条件;进场便道、便桥、码头的修建位置及工程量;场内便道、便桥修建的位置及工程量。
(3)设施布置情况。
承包人驻地、施工区驻地位置的选定,占地类型;各种拌和站、预制场的布置位置、占地类型;各种管线设置情况;水、电供应情况(电力供应特别重要,单独列出)。
(4)电力供应。
高压电源电压、供电容量,电价、供电贴费、增容费、高压电源接至工地的距离,电网供电的正常程序与稳定状况。
(5)价格调查。
砂、石、石灰、粘土等地材价格;钢材、水泥、土地租金、青苗补偿、原有道路维护保养价格;官方发布的价格信息与市场价格;租赁交通工具价格的情况;各种材料和设备的生产、销售情况;当地人工工资的价格。
(6)其它调查。
对于国际招标还应了解项目实施所在国的政治、经济状况及前景,有关法律、法规等。
2.1.4 参加标前会现场考察结束后,招标方一般会安排标前会,投标人应积极参加此会议,在会议上可针对招标文件中出现的差异和不清楚的地方,提请说明,从而利用这个机会获得必要的信息。
需要注意的是:最好不要表示或提出改变合同和修改设计的要求。
2.1.5 编制投标文件根据招标文件中的格式要求编制投标文件。
因为编制投标文件的工程量比较大,而且时间比较仓促,可由多个人员一起编制,形成编制组。
每个组负责投标文件的不同部分,最后将文件进行汇总形成投标文件。
2.2 投标文件的编制2.2.1 投标文件的内容建筑工程的投标文件一般包括投标预审文件和投标文件两部分,其中投标文件又包括商务投标书和技术投标书两部分。
(1)建筑工程投标预审文件是企业根据业主招标或邀请招标的要求,向业主或招标公司提供反映企业是否具备其招标要求的详细的资格预审文件。
预审文件主要包括:企业概况、企业资质等级、企业取费类别、营业执照、项目经理业绩以及近年来所完成的工程情况、企业所取得的各种荣誉和证书(包括企业信誉等级、安全证书、工程优良证书、示范工程证书、安全文明工地证书、企业I S O9002资格认证证书)。
(2)建筑工程投标文件是企业根据业主或招标公司对预审文件审核合格通过后的招标文件要求,向业主或招标公司提供反映企业对其投标工程的具体施工实施方案。
投标文件主要包括:预审文件的内容(预审文件有时直接代表投标文件的一部分,在编制投标文件时,此部分可以不进行重复编制)、技术投标文件、商务投标文件。
商务投标文件主要包括对投标工程所编制的各专业报价及说明。
技术投标文件主要是工程的施工组织设计内容,它包括编制说明,工程概况,工程特点,主要工程数量,施工组织和施工部署,施工进度计划,施工总平面布置,劳动力投入计划和动态,主要机械设备和测验仪器计划,物资供应计划,整体施工方案,主要项目施工方法,在本工程中采用的新技术和新工艺、冬(雨)季施工措施,工程安全与质量保证措施以及质量通病防治,工期、文明、环保、消防、降造、合理化建议等技术措施。
2.2.2 投标文件编制步骤标前会上应列出较详细的人员安排和时间安排,明确每个编标人员的责任,使其按计划完成编标工作。
根据招标文件的要求、工程内容和现场踏勘情况,明确施工平面布置及主要项目的施工方案。
确定报价编制的定额依据和取费标准,使投标报价处于一个基准水平,以便于最终确定投标报价时进行相应调整。
投标文件汇总,完成投标文件。
3 投标文件编制技巧与细节3.1 高速制作投标书(1)可利用计算机软件快速高效制作投标书。
施工组织设计的文字、图表应当作为资料保存在计算机中。
当出现类似的项目时,只需在此基础上进行改动,而不需从头做起。
不但省时、省力,还保证减少遗漏,起到事半功倍的效果。
(2)安排有丰富工作经验的人编制投标书。
·32·安排有丰富工作经验的人编制投标书,一方面可以避免因缺乏经验而导致不必要的返工;另一方面可以保证投标书的质量,提高中标的概率。
(3)成立编标小组,对编制投标文件的工作进行分工。
发挥个人所长。
3.2 投标书要美观、格式正确(1)投标书的格式。
严格按照招标文件要求的格式和内容编写投标文件,顺序应一致。
(2)投标书的打印。
投标文件正本应由激光打印机打印,打印件和扫描件应清晰,任何一页都不应涂改,不应有行间插字或删改。
(3)投标书的外观。
投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一。
投标书的外观不一定要很豪华,但一定要美观、大方、整洁;标书中的图表、各种证件照和内插页可以设置成彩色页面;页面设置要统一,字体、字号要根据不同的内容和不同的层次关系保持一致;包封要按要求认真细致,绝对做到四四方方、整整齐齐。
3.3 适当降低造价准确编制的预算文件不一定就是投标的合理报价文件。
它是根据每一项工程招标文件及评标办法确定的。
适当地降低造价,并配以详细可行的降价措施(降低投标利润,降低经营管理费和设定降价系数),这样才能使投标报价处于在规定报价范围内的领先地位。
但是降低造价的幅度需仔细斟酌,不得太大,否则会脱离标底,造成废标。
3.4 补充投标优惠条件除中标的关键因素--价格外,还可以考虑其它许多重要因素,如缩短工期、提高工程质量、降低支付条件要求、提出新技术的新设计方案以及提供补充物资和设备等,可以通过这些优惠条件得到招标人的赞许,而争取中标。
3.5 制作投标书要有自己的特点(1)外观特点。
投标书的外观一定要整洁,在排版方面一定要认真,体现投标人特有的风格,从而吸引招标评委的注意,争取中标机会。
(2)内容特点。
除了规定的投标书外,投标人还可以写一封更为详细的致函,对自己的投标报价作必要的说明,以吸引招标人和评标委员会的兴趣,从而使其加深对投标人的印象。
在施工组织设计内容方面,重点部分可有单独详细的施工组织,同时对现场的实际勘察情况也准确地反映在施工组织设计中,从而可体现出投标人工作的认真态度和良好的技术基础。
3.6 报价策略工程报价是报标书中的关键环节,决定着投标的成败。
因此要重视投标文件中的报价。
报价技巧有很多种,比如说不平衡报价、多方案报价、突然降价等。
3.7 编制投标书应注意的细节(1)投标文件中的每一空格都必须填写,否则将被视为放弃意见;重要数字不填写,可能被作为废标处理。
(2)最好用打字的方式填写标书。
(3)递交的全部文件若填写处有错误不得不修改时,则应在修改处签字或盖章。
(4)不得改变投标文件的格式,如原有格式不能表达投标意图(如有一种以上的标价,工期可以比原规定缩短或增加附加条件等),可以另附补充说明。
(5)计算数字要准确无误,无论单价、合价、分部合价、总标价及其大写数字均应仔细核对。
(6)投标报价、工期在标书中可暂不填写,等到封标前再根据最新决策补上,一来以免泄露;二来保证竞标的最佳优势。
4 结 语投标书可以说是投标活动中投标单位的名片,是企业的窗口。
随着招投标市场的日益规范,投标文件的编制愈加成为投标活动中重要的工作。
如何在最短的时间内编制出质量较高的投标文件,则需要大量的经验和技巧,而有些技巧不是从书中就能得来的,需要在编制投标文件的过程中不断学习、总结,才能使我们的能力得到提高。
参考文献[1]唐永红,周晋辉.投标文件编制程序与技巧[J].湖南交通科技,2005(9):22～31[2]崔向文,刘秀娥.浅谈建筑工程投标文件的编制[J].科技情报开发与经济,2002(12):88～90[3]李颖娟.如何编制建筑工程投标文件[J].山西水利科技,2004(2):89～90[4]郑紫红.工程项目投标文件的编制[J].铁路工程造价管理,2007(1):49～52[5]刘大鑫.为你赢得形象分[J].中国交通建设监理,2007(4):28～29[6]周学文,刘伟平.水利工程建设项目招标投标文件汇编[M].中国水利水电出版社,2004:251～252·33·。