中铁XX局集团有限公司合同段档案管理办法第一篇工程概况合同段，路线起点为自翁源县东，龙仙镇南浦沙湾水库北侧，起点桩号K127+000，路线向西沿南侧山脚布线于翁源县城东，设翁源东互通立交接S341省道，沿翁源县规划界在如珠岩处跨龙仙河，路线转西经田心村于胡鸭塘水库南侧设翁源西互通立交接X356县道，过胡鸭塘水库沿南侧山脚往西南方向布线，在三华丘屋村南侧设三华互通立交接S341省道，向西沿滃江南侧山脚布线设三华服务区，过径子塘水库向西南至六里镇高车背村南设六里互通立交接S341省道，往西南方向过官渡镇东三村南，前行经田背村北，在道姑岩村东到达终点K163+300。
本标段工程内容包括第二篇档案管理办法第一章总则1.1 为贯彻实施《广东省南粤交通投资建设有限公司档案管理办法》，规范广东省龙川至怀集公路LM4合同段的档案管理，根据广东省交通运输厅<关于印发《广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法》的通知>（粤交办[2012]406 号）及《广东省南粤交通投资建设有限公司档案管理办法》，使档案管理工作标准化、规范化、现代化，特制定本管理制度。
1.2 本制度所称项目文件材料是指自项目开工至竣工验收过程中产生的，反映项目质量、进度、安全和计量管理基本情况，对建成后的工程管理、运行、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史中铁XX局集团有限公司合同段记录。
本制度所称项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的项目文件材料，是项目竣工验收、运行维护等工作的重要依据。
1.3 档案工作是项目管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本部门工作的一部分。
第二章编制依据本办法编制依据：《科学技术档案工作条例》；《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；《公路建设监督管理办法》(交通部令2006年第6号)；《交通档案管理办法》（交通部、国家档案局交办发[2005]431号）；《广东省南粤交通投资建设有限公司档案管理办法》广东省龙川至怀集公路连英段相关文件；广东省龙怀高速公路J4总监办相关文件。
第三章档案管理体系项目建设过程中，项目部建立项目档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制。
在项目建设的各个阶段，各部门均明确专人负责配合资料室资料员的档案工作，根据项目部资料室的要求，在各自职责范围内做好有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
项目部档案工作小组：组长：副组长：成员：档案工作小组组织机构框图见下图：档案工作小组组织机构框图中铁XX 局集团有限公司 合同段第四章 岗位职责项目建设过程中，项目部建立项目档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制。
在项目建设的各个阶段，各部门均明确专人负责配合资料室资料员的档案工作，根据项目部资料室的要求，在各自职责范围内做好有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
4.1档案工作小组组长职责（1）组织项目部各部门贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
（2）负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
（3）布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
4.2档案工作小组副组长职责（1）负责工程技术档案工作的总体安排，定期检查各部门工程技术档案工作。
（2）安排和协调项目部档案室与项目部各部门做好工程建设过程中原始资料的形成、积累、整理、归档工作。
组长：档案室： 副组长： 工程部 ：试验室 ： 测量班 ： 安质部 ： 计划部 ： 办公室 ：物资设备部 ： 房 建工程 ：中铁XX局集团有限公司合同段（3）组织工程技术档案的整理、汇总、移交工作。
4.3档案室职责（1）贯彻执行本制度，统一管理档案。
（2）负责档案文件的文本文件与电子文件的归档工作。
（3）负责竣工资料归档文件的汇总整理，并根据项目档案分类编号有关规定，完成案卷总目录的编制工作。
（4）负责检查和协助各部门资料员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
（5）参加项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作。
（6）项目档案资料由项目部档案室汇总后，按规定统一向有关单位办理移交，移交工作应在工程竣工验收完毕规定时间内完成。
（7）项目部档案室向有关单位移交档案时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。
（8）档案室资料员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接替人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（9）接受监理单位、管理处、质监站等的各项检查。
4.4、各部门职责（1）各部门接受资料室档案管理的业务指导和检查。
（2）各部门工作人员要增强档案意识，注意收集有查考价值的档案资料并按规定移交资料室归档立卷。
（3）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主要负责部门收集整理并交由资料室归档。
（4）施工技术资料由工程部负责编制、整理后交由资料室报送、立卷归档。
第五章档案管理制度5.1档案的查阅和借阅（1）查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查中铁XX局集团有限公司合同段阅目的等。
有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
（2）查阅档案资料时一般不得对其进行复制。
确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门主管签署意见后方可复制。
（3）原则上本项目内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门主管签名认可。
借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。
借阅档案时应做到以下几点：①借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；②按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；③要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；④所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；⑤借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；⑥档案文件如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；⑦调离本单位的工作人员，必须整理移交档案文件后方可办理调离手续。
5.2档案管理奖惩制度（1）现场资料和试验室资料要同步，实验室按施工现场台账整理后发出台帐后，资料员要及时完成台账资料，档案主管每周六对其相应资料进行检查，如本周不能同步，没有合理理由的，将按照人员分工对相对应的人员进行处罚100 元，主管领导第一次口头批评，第二次给予相应的现金处罚。
（2）每次交接资料要有资料交接台账，如交回档案室后丢失，由档案室负责处理完善，如耽误计量和检查的处罚100 元。
（3）在资料归档后如要再借阅，请认真在相关台账上登记，要写清楚归还日期，如不能按照归还日期送回，就视为丢失，要在 2 天内补齐后送回，超过 2 天未送回或是耽误计量和检查的，根据资料的重要性进行相应的处罚。
（4）资料按时送回项目部，为计量提供服务。
如果由于个人原因没有中铁XX局集团有限公司合同段将计量的资料在每月15 日送回项目部，导致计量延误或不能按时完成计量工作，每月15 日以后，档案室将以每页纸 2 元的价格找人抄写，费用从各相关人员的奖金中扣除。
施工资料如15 日交回档案室后，未按照合同部的计量时间提供资料给合同部，由档案室负责，扣除现金100 元。
（5）影像资料必须从不同角度、不同时间段拍摄，提供大量重复照片的将根据情况进行对应的处罚。
（6）档案室每周对所有质检资料（试验资料、质检资料、测量资料）同步情况检查后，每月15 日上报组长本月检查情况，并根据本管理办法填报的未完成项的罚款单，由组长做出最后处罚决定，直接抄送财务部。
同时，档案室也会对资料归档及时，签字及时、完整，没有出现错误，全勤的资料员进行200 元奖励。
第六章档案的收集归档6.1资料组成及归档流程资料的完整、及时、准确是考核一个工地的基本标准，资料的质量是一个工地综合素质的重要组成部分之一，故资料填写非常重要，要求如下：（1）质检资料①路面工程路面工程按同一段落的填筑层次顺序做资料，每一层都需附有批复单，同一段落的需要附有评定表、报告单。
在整个工序完成后，各现场资料员对资料进行收集、整理，资料完整，签字盖章，每月计量后报送档案室归档；排水、路肩、护栏等工程，按照分部分项划分以及各个工序填写对应的资料，由现场资料员收集、整理、签字盖章，每月计量后报送档案室归档；②房建工程按照分部分项划分以及各个工序填写对应的资料，由现场资料员收集、整理、签字盖章，每月计量后报送档案室归档；③绿化工程按照分部分项划分以及各个工序填写对应的资料，由现场资料员收集、整理、签字盖章，每月计量后报送档案室归档；④工程变更报告，由工程部负责人收集整理，经批复后移交档案室归档；有关工程的往来文件，由工程部负责人收集整理后，每月报送档案室归档；中铁XX局集团有限公司合同段⑤施工日志、原始记录本，由现场技术员收集整理，施工日志每周报送档案室归档，原始记录本每月报送档案室归档。
（2）声像资料①路面工程分段提供影像资料，分段长度一般不超过1K m，路面排水、路肩、护栏等，各工序必须有，按每段不小于500 米，每工序不少于5张的原则，提供影像资料；②房建工程按照每分项，每工序拍照摄影，每工序不少于5 张照片，重要工艺（桩基础、框架施工等）应有15 张照片，并有相关视频资料；③绿化每1Km按工序提供照片，每工序不少于 5 张；④以上影像资料必须从不同角度、不同时间段拍摄。
⑤影像资料每周报送档案室归档。
每张照片上应有对应部位的标识，可用木牌、小白板在旁示意出来（木牌、小白板上标注桩号、日期、“六要素”），照片注明要素：事由、时间、地点、摄影者。
（3）试验资料①实验室各种原材料进场，均需按批次分规格进行自（抽）检，并以此作为试验报告单编号的依据。
自检、送检（C M A印章），抽检（不包括监理单位）单独组卷。
按材料报批单、产品出厂证明书、出厂质量报告单、自检报告的顺序排列组卷；抽检、送检报告单独组卷。
每季度报送档案室归档；②材料、设备、试验记录，土工试验等标准试验（自检、送检）、配合比设计试验报告由实验室收集、整理和立卷。
每季度报送档案室归档；③混凝土、砂浆抗压强度资料，填写完善，签字盖章后，每周报送档案室归档；④试验原始记录本填写、质量管理系统录入、现场试验资料应与现场质检资料相互对应，同步完成。
（4）测量资料①水准点、导线点的复测报告由测量班整理、编制，批复后3 天移交档案室归档；②监控量测记录及月报由测量班收集、整理，审核后每月移交档案室归档；中铁XX局集团有限公司合同段③开工前交接桩记录、导线点、水准点等控制点成果及复测报告、三方联测记录由测量班收集、整理，完成后一周内送档案室归档。