机关公文写作知识——公文种类、要素及基本写法一、几种常用公文文种、非法定性公文的使用及基本写法（一）通知通知是用于发布党内法规、任免干部，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项的公文。

通知的正文一般由两部分组成：一是发出该通知的原因、根据和目的。

二是所通知的事项部分。

1．批示性通知。

领导机关在批转下级机关的公文或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时可用这种通知。

这类通知要写有对所批转或转发的文件的意见或评价，并分别情况表明批转、转发目的，要求和具体指示性意见。

这种批转、转发式通知，一般都写得比较简短，印在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。

2．一般性通知。

上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理时用这种通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错等。

这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

3．指示性通知。

上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，用这种通知。

指示性通知的正文一般由两部分构成。

开头部分写明发出本通知的意义、依据或当前存在的问题和任务。

中间部分写通知的内容，要写明提出处理问题的原则、具体措施、办法。

这类通知要求写得符合实际，切实可行，准确精练，使下级机关一看就知道要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。

4．会议通知。

会议通知的内容一般应具备如下要素：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。

（二）请示请示是向上级机关请求指示和批准使用的公文。

1.请示的基本写法。

请示的正文通常由请示缘由、请示事项与要求组成。

请示缘由，围绕“为什么请示”，交代请示的原因、依据和目的以引出请示的内容。

这一部分是请示事项的基础，是上级机关批复的依据。

因此，必须针对性强，理由充分，语言简明扼要。

请示事项，应重点写明“请示什么”或需要上级答复什么问题。

这是请示的核心部分，要写得具体、明确。

对请示的问题还要提出本单位倾向性的意见和方案，供上级批复时参考选择。

请示要求，请示的结尾一般都要提出明确的要求，规范用语是“妥否，请批复。

”、“当否，请示。

”、“现予以呈报，请审批。

”2.请示的写作要求。

一是要一文一事。

一份请示只能写一件事，不要把性质不同的问题写入同一份请示中。

二是不要多头请示。

请示的主送机关一般是一个，不要多头请示，以免造成互相推诿。

对与请示内容有关的上级机关，可作为抄送机关。

三是不要越级行文。

下级机关需要请示的事项，应按隶属关系向直接的主管上级请示。

若直接主管机关解决不了，再由其逐级向上请示。

如因特殊情况而又情况重大、紧急，必须越级行文时，应抄送越过的机关。

四是行文要规范。

注意区别使用请示、报告、函三个文种，不要把“的请示”写成“的请示报告”或“报告”。

也不要把“函”写成“的请示”。

五是用语要谦敬。

请示的用语要符合身份，尊重上级，不要使用要挟、命令、催促式的口吻，否则，效果会适得其反。

（三）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问时使用的公文。

报告属于上行文，其主要特点是：汇报性和陈述性。

根据报告性质和内容，报告分为：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。

1.报告的基本写法。

一是工作报告的写法。

工作报告正文大致包括引言、主体、结尾三部分。

引言一般是概括报告的指导思想、依据、背景和报告目的等，用“现报告如下”来总领全文。

主体写报告事项。

包括工作的进展情况、主要作法、取得的效果。

结尾写工作存在的问题，今后工作的目标、建议措施等。

最后用“以上报告如无不妥，请批转执行”，若不需转发可省略结束语，也可用“以上报告若有不当，请指正”等用语结束全文。

二是情况报告的写法。

情况报告中的情况多指重大情况、特殊情况、新情况。

情况报告的写作侧重写清情况，并对有关问题展开分析，寻找事因，寻找对策。

此类报告不需增加任何结束语。

三是答复报告的开头要写清答复的依据和事项。

主体写作与情况报告基本相似，要写清情况，但必须针对上级的查询、催办予以答复。

此类报告不用“特此报告”等没有任何意义的文字结尾。

四是报送报告主要把报送的文件、物品的名称、件数及有关情况写清楚即可。

2.报告的写作注意事项。

一是避免夹带请示事项。

报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，不要求批复。

因此，在报告中不得夹带请示事项。

二是要突出重点，条理清楚。

报告是陈述性公文，需用大量的材料来说明问题，忌讳大发议论。

但是材料的丰富并不等于材料的罗列堆砌，而是要经过精心的提炼和选择，围绕中心，突出重点，以最具说复力的最典型的材料来表达自己的观点。

切忌材料零乱，使受文者无法掌握要领。

三是结束语的使用要注意分寸，要与内容相适应。

关于方针、政策的报告，结束语多用“请审查”；关于财经、物质方面的报告，结束语多用“请审核”；情况报告，结束语省略。

（四）批复批复是“答复下级机关请示事项”时使用的公文。

批复的主要特点：一是针对性。

批复必须对下级机关的请示事项表明态度，提出意见和办法。

二是指导性。

批复对下级机关请示事项提出的处理意见和办法，代表了上级机关的指示精神和决策意见，下级机关必须贯彻执行。

三是简要性。

批复对下级机关请示的问题，只作原则性、结论性的指示和决定，不必作具体分析和深刻阐述，用语精练简洁，行文简明扼要。

批复一般由三部分组成：一是批复根据，主要引述下级来文的日期、编号、标题，也可以简要引用请示事项。

二是批复意见，也可称作批复内容，针对请示中提出的问题，逐一做出具体明确的回答。

如果同意，就写上肯定性意见；如果不予批准，一定要在否定性意见后面写明理由。

三是以“特此批复”或“此复”结束用语作结尾。

（五）意见意见是对重要问题提出见解和处理办法所使用的公文。

对上对下都可用。

针对性、建议性、指导性是它的特点。

种类分规划性、实施性、具体性意见。

1.意见作为下行文的基本写法和格式。

第一部分写行文原由。

说明提出意见的原因、理由、根据，用“提出如下意见”引领全文。

第二部分写具体意见。

表明观点、见解、态度，提出处理办法。

包括如何明确思想认识、目标、任务、原则、要求，采取什么措施，运用什么方式方法，如何加强领导，发挥组织作用，坚持正确的制度，依照什么法律办事等。

一般采用分条列项的写法，或者加上小标题、数码分成几个部分。

其格式与通知相同。

2.意见作为上行文的基本写法和格式。

第一部分用叙述式的写法写明原由。

这一部分是写作的重点，要将工作的情况、发现的问题以及解决问题的重要性和必要性阐述清楚。

第二部分用“综上原因”或“综上所述”开头，提出全文要阐明的观点。

第三部分用“以上意见如无不妥，恳请上级同意”结束全文。

其格式与请示相同。

意见也可作为平行文，采用函的格式和写法。

从文种的使用频率看，意见的使用频率与通知相当。

3.意见的写作要求。

撰写意见的缘由一般要有概括性；意见的见解和事项要围绕核心问题，采取夹叙夹议的方式，分条陈述。

即提出、分析问题，再阐述解决问题的办法。

所述办法要求具体、可行。

（六）函函是平行机关或不相隶属机关之间在相互商洽、联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

函的写作与报告、请示大同小异。

一般包括三部分：开头、中段、结尾。

函有问函、复函之分，写法也略有不同。

问函即去函，是向有关单位商洽、询问事情，是主动的；复函是对问函的答复，是被动的。

1．问函的写法。

开头，交代去函的缘由，说明去函的目的、根据、理由。

要开门见山，直截了当。

中段，是函的核心，要写明询问或商洽的内容，要写得具体、准确、条理清楚。

结尾，语气要得体，常用“即请复函”、“盼复”。

2．复函的写法。

开头，写法类似批复的开头，先引述来文，但批复是上级对下级，而复函是在平行机关或不相隶属的机关之间行文，要注意语气谦虚礼貌，如称呼对方单位用“贵单位”而不用“你单位”。

中段，要针对问函所商洽和询问的事情，作明确具体的答复。

语气要诚恳，用词要朴实无华。

结尾，不用寒暄，常用“此复”、“特此函复”等语，也可以没有结尾。

（七）决定决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定的主要特点：一是要有政策或法律依据；二是决定根据要简明扼要；三是决定事项要具体明确。

1．知照性决定。

常用的有表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事决定或某一具体事项的决定。

此类决定的正文一般由决定缘由和决定内容两部分组成。

在写法上往往开门见山，直陈直叙，篇段合一，不分条目。

知照性决定一般不作理由和意见等方面的分析，行文简短，语言精练。

2．指挥性决定。

常用的有规定性、规范性决定，指导性、指示性决定，法令、法规、条例性质的决定以及处理问题、重要行动的决定。

这类决定一般篇幅较长，说理透彻。

正文由决定理由、决定内容、执行要求三部分组成。

决定理由应写明决定的根据、意义及背景，文字精当，语言概括、明确。

在决定理由之后，常用“特做出如下决定”、“现决定如下”、“特决定”等承启语，过渡到决定内容部分。

决定内容是指挥性决定的核心，应阐明决定事项的具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。

对内容较多的决定可采用分条陈述的写法，要求用语准确，行文简练，语气肯定。

决定的执行要求部分有些决定有，有些决定则无，应视具体情况而定，其位置可以穿插在决定的内容部分，也可以专列一段，有重点、有针对性地就执行决定提些具体要求。

（八）通报通报是用来表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的公文。

具有典型性、教育性的特点。

根据通报内容和功用，分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报。

1.通报的基本写法。

各类通报的正文写法略有不同。

但一般由以下三部分组成：一是叙述事实。

写明事件的起因、发展、结果、影响等大致概况。

二是分析、评议。

抓住事件的本质作出评价。

指出其先进事迹的精神实质，或其错误的根源和危害，达到了解本质、掌握关键的目的。

三是决定、要求。

简要概括地表明对通报人物事件的态度；表彰嘉奖或批评惩戒。

同时提出希望和要求。

2.通报的写作要求。

一是事实要真实、典型。

二是分析评价要公正、客观。

通报中的分析和评价，应有一定的高度，要从感性认识上升到理性认识。

但必须掌握分寸，不能随便拔高或上纲上线。

只有客观公正，符合政策才能收到好的效果。

三是用语要准确、简洁。

通报不能用描述性语言，只能用叙述、说明性的语言。

在定性和处理意见等一些关键性的用语上务必准确。

叙述和分析的语言要简洁明了，不能写成一般的记叙文和评论文章。

（九）调查报告调查报告大致可分为三类：综合调查报告（社情调查）、专题调查报告（研究型、总结型、探讨型、披露型）、考察报告。